Bankbuchung einer Eingangsrechnung zuordnen

Du verbindest eine Kontoauszugsbuchung mit einer oder mehreren Eingangsrechnungen, damit die Buchhaltung sieht, dass diese Rechnung bezahlt wurde. Das erspart dir manuelle Einträge und hält deine offenen Rechnungen aktuell.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung > Bankkonten.
Wähle das Bankkonto aus, das die Buchung enthält.
Klicke in der Liste der Kontobewegungen auf die Buchung, die du zuordnen möchtest, oder klicke auf Hinzufügen, um eine manuelle Buchung zu erfassen.

Voraussetzungen

Du brauchst Schreibrechte für Bankkonten und Eingangsrechnungen.

Aufbau der Übersicht

Die Liste zeigt alle Kontobewegungen des ausgewählten Bankkontos. Jede Zeile enthält:

Erledigt: Markierung, ob die Buchung bereits abgearbeitet ist
Datum: Wann die Buchung stattfand
Name: Der Empfänger oder die Quelle der Buchung
Verwendungszweck: Zusätzliche Informationen zur Buchung
Betrag: Der Geldbetrag
Rechnungen: Eingangsrechnungen, die dieser Buchung zugeordnet sind

So gehst du vor

Schritt 1: Wähle die Buchung aus oder erfasse eine neue

Doppelklick auf eine vorhandene Buchung in der Liste oder klicke auf Hinzufügen, um eine neue zu erfassen. Das Fenster Transaktion bearbeiten öffnet sich.

Schritt 2: Überprüfe oder ergänze die Buchungsdaten

Im linken Bereich siehst du die Buchungsinformationen:

Datum: Das Datum der Buchung
Empfänger: Wer Geld empfangen hat (bei Zahlungen) oder wer es gesendet hat (bei Einzahlungen)
Empfänger-IBAN: Die IBAN der Gegenpartei
Betrag: Der Geldbetrag
Verwendungszweck: Notizen zur Buchung

Passe diese Felder bei Bedarf an.

Schritt 3: Verbinde die Buchung mit einer Eingangsrechnung

Im rechten Bereich siehst du unter Offene Rechnungen alle Eingangsrechnungen, die noch nicht bezahlt sind. Das System schlägt dir bereits automatisch passende Rechnungen vor, die du mit dieser Buchung verbinden kannst.

Zeige alle Eingangsrechnungen an: Aktiviere diesen Schalter, um auch bereits bezahlte oder erledigte Rechnungen zu sehen, falls du eine ältere Buchung zuordnen möchtest.

Klicke auf die grüne Schaltfläche Mit Transaktion verbinden neben der Rechnung, die zu dieser Buchung passt. Rechnungen, die bereits verbunden sind, zeigen stattdessen eine rote Schaltfläche Von Transaktion entfernen.

Schritt 4: Speichere die Zuordnung

Klicke auf Speichern. Die Buchung wird gespeichert, und die verbundene Rechnung wird automatisch als bezahlt markiert.

Danach kehrst du zur Übersicht der Kontobewegungen zurück.

Alternative: Automatische Zuordnung

Wenn du viele Buchungen gleichzeitig zuordnen möchtest, klicke in der Übersicht auf Automatisch zuordnen. Das Programm analysiert alle offenen Buchungen und offenen Rechnungen und schlägt dir automatisch Zuordnungen vor.

Im Fenster Automatische Zuordnung siehst du alle gefundenen Vorschläge in einer Liste. Jede Zeile zeigt eine mögliche Zuordnung:

Name: Der Empfänger der Buchung
Datum: Wann die Buchung stattfand
Verwendungszweck: Zusätzliche Informationen
Betrag: Der Geldbetrag
Eingangsrechnung: Die vorgeschlagene Rechnung mit einem Link zu ihrer Vorschau
Referenz: Die Referenznummer der Rechnung
Rechnungsbetrag: Der Gesamtbetrag der Rechnung

Aktiviere das Häkchen vor jeder Zuordnung, die du übernehmen möchtest. Klicke dann auf Ausgewählte zuordnen, um alle ausgewählten Verbindungen auf einmal zu speichern.

Was danach passiert

Nach dem Speichern wird die Eingangsrechnung mit der Bankbuchung verbunden. Die Rechnung gilt nun als bezahlt, und das Programm kennzeichnet sie entsprechend. Die Kontobewegung bleibt in der Liste sichtbar, bis du sie als Erledigt markierst.

Du kannst danach eine weitere Eingangsrechnung erfassen oder eine Rechnung selbst bezahlen, wenn die Zahlungsinformationen von Hand eingetragen werden sollen.

Tipps und Hinweise

Automatische Vorschläge: Wenn du eine Buchung manuell bearbeitest, schlägt das Programm bereits passende Rechnungen vor – basierend auf Empfänger, Betrag und Verwendungszweck. Diese sind aber nur Vorschläge; überprüfe sie immer auf Richtigkeit.
Mehrere Rechnungen verbinden: Du kannst eine Kontoauszugsbuchung mit mehreren Rechnungen verbinden, wenn z. B. eine Zahlung mehrere offene Rechnungen des gleichen Lieferanten ausgleicht. Verbinde einfach mehrere Rechnungen der Reihe nach.
Abweichende Beträge: Wenn der Buchungsbetrag nicht genau dem Rechnungsbetrag entspricht (z. B. wegen Skonto oder Nebenkosten), verbinde trotzdem, wenn die Rechnung damit bezahlt wurde. Das Programm zeigt dir dann, dass noch ein kleiner Restbetrag offen ist.
Kostenstelle nachträglich eintragen: Wenn eine Rechnung keine Kostenstelle hat, wirst du aufgefordert, diese nachzutragen, bevor du die Rechnung als erledigt markierst.