Auftragsstatus - Bearbeitungsstand im Überblick
Der Auftragsstatus zeigt dir auf einen Blick den aktuellen Bearbeitungsstand deiner Rechnungen und Aufträge. Von der Zahlungserwartung bis hin zu Mahnverfahren - hier siehst du sofort, was zu tun ist.
Voraussetzungen
- Erstellte Rechnungen oder Aufträge
- Konfigurierte Zahlungsfristen
- Optional: Mahnwesen aktiviert
Status-Arten
Zahlung erwartet
Anzeige: Blaues Uhr-Symbol mit Tagen bis Fälligkeit Bedeutung: Rechnung ist versendet, Zahlung steht noch aus Informationen:
- Verbleibende Tage bis Fälligkeit
- Bei Überfälligkeit: Anzahl Tage überfällig (rot)
- Hinweis auf Teilzahlungen (falls vorhanden)
Beispiele:
- "5 Tage bis Fälligkeit"
- "12 Tage überfällig"
- "3 Tage bis Fälligkeit - Teilzahlung erhalten"
Zahlung eingegangen
Anzeige: Grünes Häkchen-Symbol Bedeutung: Rechnung wurde vollständig bezahlt Text: "Zahlung eingegangen" oder ähnlich Farbe: Grün für positive Erledigung
Storniert
Anzeige: Graues X-Symbol Bedeutung: Auftrag wurde storniert Text: "Storniert" Farbe: Grau für inaktive Aufträge
Uneinbringlich
Anzeige: Gelbes Kompass-Symbol Bedeutung: Forderung ist als uneinbringlich eingestuft Text: "Uneinbringlich" Farbe: Gelb als Warnung
Zweifelhaft
Anzeige: Rotes Kompass-Symbol Bedeutung: Forderung ist zweifelhaft Text: "Zweifelhaft" Farbe: Rot für problematische Fälle
Inkasso
Anzeige: Rotes Stempel-Symbol Bedeutung: Forderung wurde an Inkasso übergeben Text: "Inkasso" Farbe: Rot für ernste Fälle
Zusätzliche Informationen
Folgeaufträge
Wenn Folgeaufträge existieren:
- Pfeil-Symbol: Zeigt Richtung der Verknüpfung
- Auftragstyp: Symbol des Folgeauftrags
- Nummer: Auftragsnummer des Folgeauftrags
- Klickbar: Direkter Sprung zum Folgeauftrag
Beispiel: "→ Rechnung R2024/123" (aus Angebot wurde Rechnung)
Mahnungen
Bei versendeten Mahnungen:
- Glocken-Symbol: Kennzeichnet Mahnungen
- Mahnungsstufe: 1. Mahnung, 2. Mahnung, etc.
- Klickbar: Öffnet Mahnungsdetails
- Chronologisch: Neueste Mahnung zuerst
Beispiel: "🔔 2. Mahnung"
Farbkodierung
Grün - Positiv
- Zahlungen eingegangen
- Erfolgreich abgeschlossene Vorgänge
- Alles in Ordnung
Blau - Neutral/Wartend
- Zahlungen erwartet (im Zeitrahmen)
- Normale Bearbeitungsstände
- Keine Aktion erforderlich
Rot - Kritisch
- Überfällige Zahlungen
- Problematische Forderungen
- Sofortige Aktion erforderlich
Gelb - Warnung
- Uneinbringliche Forderungen
- Aufmerksamkeit erforderlich
- Vorsichtige Behandlung nötig
Grau - Inaktiv
- Stornierte Aufträge
- Abgeschlossene Vorgänge
- Keine weitere Bearbeitung
Interaktive Funktionen
Folgeaufträge öffnen
- Klicke auf die Folgeauftragsnummer
- Der verknüpfte Auftrag öffnet sich
- Vollständige Bearbeitung möglich
- Rückkehr zur ursprünglichen Übersicht
Mahnungsdetails anzeigen
- Klicke auf die Mahnungsanzeige
- Mahnungsdetails öffnen sich
- Weitere Mahnungsaktionen verfügbar
- Historie der Mahnungen einsehbar
Automatische Aktualisierung
Echtzeit-Updates
- Zahlungseingänge: Status ändert sich automatisch
- Fälligkeiten: Tagesaktuelle Berechnung
- Mahnungen: Sofortige Anzeige nach Versand
- Folgeaufträge: Automatische Verknüpfung
Berechnungslogik
- Fälligkeitsdatum: Basiert auf Rechnungsdatum + Zahlungsfrist
- Überfälligkeit: Berechnung ab dem Tag nach Fälligkeit
- Teilzahlungen: Werden erkannt und angezeigt
- Vollzahlung: Automatische Statusänderung
Tipps zur Nutzung
Schnelle Übersicht
Farben beachten: Rot = sofortige Aktion nötig Symbole verstehen: Jedes Symbol hat eine klare Bedeutung Klickbare Elemente: Nutze die Verlinkungen für schnelle Navigation
Workflow-Optimierung
Rote Einträge zuerst: Bearbeite überfällige Rechnungen prioritär Mahnungen verfolgen: Nutze die Mahnungslinks für Nachverfolgung Folgeaufträge: Verfolge den kompletten Auftragsverlauf
Kundenbetreuung
Status kommunizieren: Informiere Kunden über den aktuellen Stand Zahlungsfristen: Weise auf nahende Fälligkeiten hin Kulanz zeigen: Berücksichtige Teilzahlungen in der Kommunikation