Buchhaltungsschnittstelle einrichten
Hier verbindest du weboffice mit deiner Buchhaltungssoftware. Die Schnittstelle ermöglicht es, Rechnungen, Kunden und Lieferanten automatisch an dein Buchhaltungssystem zu übertragen. Du kannst auch festlegen, ob bei neuen Geschäftspartnern automatisch Konten angelegt werden sollen.
Voraussetzungen
- Eine kompatible Buchhaltungssoftware (z.B. BMD)
- Administratorrechte in weboffice
- Grundkenntnisse über dein Buchhaltungssystem
- Informationen über Nummernkreise in deiner Buchhaltung
Aufbau der Seite
Die Konfiguration erfolgt in einem übersichtlichen Bereich:
Buchhaltungsschnittstelle
- Auswahl der Buchhaltungssoftware: Derzeit verfügbar z.B. BMD
- Automatische Kontoerstellung: Separate Einstellungen für Kunden und Lieferanten
- Nummernkreise: Definition der Kontobereiche
Einstellungsoptionen
- Kundenkonto bei Neuanlage: Automatische Kontoerstellung für neue Kunden
- Nummernkreis Kundenkonto: Startnummer für Kundenkonten
- Lieferantenkonto bei Neuanlage: Automatische Kontoerstellung für neue Lieferanten
- Nummernkreis Lieferantenkonto: Startnummer für Lieferantenkonten
So arbeitest du mit dieser Seite
Buchhaltungssoftware auswählen
- Klicke auf das Auswahlfeld "Buchhaltungsschnittstelle"
- Wähle deine Buchhaltungssoftware aus (z.B. BMD)
- Die Auswahl bestimmt das Exportformat und die verfügbaren Funktionen
Automatische Kundenkonten konfigurieren
- Schalter aktivieren: Aktiviere "Kundenkonto bei Neuanlage eines Kunden"
- Nummernkreis festlegen: Gib die Startnummer für Kundenkonten ein
- Beispiel: 10000 (Kundenkonten beginnen bei 10000)
- Beispiel: 20000 (wenn 10000-19999 bereits belegt sind)
- Automatik: Neue Kunden erhalten automatisch die nächste freie Kontonummer
Automatische Lieferantenkonten konfigurieren
- Schalter aktivieren: Aktiviere "Konto bei Neuanlage eines Lieferanten"
- Nummernkreis festlegen: Gib die Startnummer für Lieferantenkonten ein
- Beispiel: 70000 (Lieferantenkonten beginnen bei 70000)
- Beispiel: 80000 (alternative Nummerierung)
- Automatik: Neue Lieferanten erhalten automatisch die nächste freie Kontonummer
Einstellungen speichern
- Überprüfe alle Eingaben auf Korrektheit
- Klicke auf die grüne "Speichern"-Schaltfläche
- Die Schnittstelle ist sofort aktiv
Tipps und Hinweise
- Nummernkreise planen: Überlege dir eine logische Aufteilung der Kontonummern
- Buchhaltung abstimmen: Kläre die Nummernkreise mit deinem Steuerberater ab
- Testphase: Teste die Schnittstelle zunächst mit wenigen Datensätzen
- Backup: Erstelle vor der ersten Nutzung ein Backup deiner Buchhaltung
- Dokumentation: Notiere dir die verwendeten Nummernkreise
Empfohlene Nummernkreise
Typische Aufteilung
- 10000-19999: Privatkunden
- 20000-29999: Geschäftskunden
- 30000-39999: Sonstige Debitoren
- 70000-79999: Lieferanten
- 80000-89999: Sonstige Kreditoren
Alternative Aufteilung
- 1000-9999: Alle Kunden
- 70000-79999: Alle Lieferanten
Funktionsweise der Automatik
Bei neuen Kunden
- Kunde wird in weboffice angelegt
- System prüft, ob automatische Kontoerstellung aktiviert ist
- Nächste freie Kontonummer wird vergeben
- Kunde erhält automatisch eine Kontonummer
- Bei Export wird die Kontonummer mit übertragen
Bei neuen Lieferanten
- Lieferant wird in weboffice angelegt
- System prüft, ob automatische Kontoerstellung aktiviert ist
- Nächste freie Kontonummer wird vergeben
- Lieferant erhält automatisch eine Kontonummer
- Bei Export wird die Kontonummer mit übertragen
Vorteile der Automatik
- Zeitersparnis: Keine manuelle Kontonummernvergabe
- Konsistenz: Einheitliche Nummerierung
- Fehlerreduktion: Keine doppelten Kontonummern
- Effizienz: Nahtlose Integration zwischen den Systemen
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