Benutzerrollen und Rechte verwalten
Mit Rollen bestimmst du, welche Funktionen jeder Mitarbeiter in weboffice nutzen darf. Du definierst eine Rolle, ordnest ihr Rechte zu und weist dann Mitarbeiter dieser Rolle pro Standort zu.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und gehe zu Stammdaten > Mitarbeiter.
- Klicke auf die Registerkarte Rollen.
- Wähle eine bestehende Rolle mit Doppelklick oder klicke auf Hinzufügen, um eine neue zu erstellen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht Mitarbeiter verwalten. Es sind keine weiteren Aufgaben notwendig.
So gehst du vor
Eine neue Rolle anlegen
Klicke auf Hinzufügen. Ein Eingabefenster öffnet sich.
Gib unter Rollenbezeichnung einen Namen für die Rolle ein, unter dem du sie später erkennst.
Öffne den Bereich Rechte. Dort siehst du alle verfügbaren Funktionen von weboffice, gruppiert nach Bereichen wie Verkauf, Bestände oder Berichte. Aktiviere die Schalter neben den Rechten, die diese Rolle haben soll.
- Ein aktiver Schalter (grün) bedeutet: Mitarbeiter mit dieser Rolle dürfen diese Funktion nutzen.
- Die Beschriftung neben dem Schalter zeigt dir die genaue Berechtigung (wenn du mit der Maus darauf zeigst, siehst du einen Hinweis).
Öffne den Bereich Benutzer. Dort siehst du eine Tabelle mit allen Mitarbeitern. Die Spalten zeigen die Standorte deines Betriebs. Setze ein Häkchen in der Spalte des Standorts, wenn dieser Mitarbeiter die Rolle an diesem Standort bekommen soll.
- Der Mitarbeiter muss am Standort bereits zugeordnet sein. Ist das nicht der Fall, ist die Spalte grau und zeigt ein Verbotszeichen – ein Hinweis sagt dir „Benutzer nicht zugeordnet".
- Du kannst mehrere Mitarbeiter mit Häkchen versehen und sie alle gleichzeitig einer Rolle zuweisen.
Klicke auf Speichern. Das Fenster schließt sich, die Rolle ist jetzt aktiv. Die Mitarbeiter sehen sofort, welche Funktionen ihnen zur Verfügung stehen.
Eine bestehende Rolle bearbeiten
Öffne die Rollenliste in der Registerkarte Rollen und doppelklicke auf die Rolle, die du ändern möchtest.
Passe die Rollenbezeichnung, die Rechte oder die Zuordnung der Benutzer an.
Klicke auf Speichern.
Eine Rolle löschen
Öffne die Rollenliste in der Registerkarte Rollen.
Klicke in der Zeile der Rolle auf die Schaltfläche Löschen (Mülleimer-Symbol).
- Du kannst nur Rollen löschen, die vom System nicht vordefiniert sind. Rollen mit dem Label „Systemrolle" sind geschützt und können nicht gelöscht werden.
Bestätige die Sicherheitsabfrage.
Aufbau des Eingabefensters
Rolle – Bereich für den Namen:
- Rollenbezeichnung: ein eindeutiger Name, unter dem du die Rolle verwaltest und Mitarbeitern zuweist.
Rechte – Bereich mit allen verfügbaren Berechtigungen:
- Die Rechte sind nach Funktionsbereichen gruppiert (z. B. Verkauf, Bestände, Berichte).
- Jedes Recht hat einen Schalter. Ein aktivierter Schalter gibt Mitarbeitern mit dieser Rolle Zugriff auf die entsprechende Funktion.
- Manche Rechte sind nur sichtbar, wenn die zugehörigen weboffice-Module in deinem Betrieb aktiviert sind.
Benutzer – Tabelle mit allen Mitarbeitern:
- Spalte „Mitarbeiter": zeigt den Namen des Mitarbeiters.
- Spalten für Standorte: jeder Standort deines Betriebs hat eine eigene Spalte. Ein Häkchen bedeutet: dieser Mitarbeiter hat die Rolle an diesem Standort.
- Ist die Spalte grau und zeigt ein Verbotszeichen, ist der Mitarbeiter dem Standort nicht zugeordnet und kann hier nicht mit der Rolle versehen werden.
Was danach passiert
Die Rolle ist gespeichert und sofort wirksam. Alle Mitarbeiter, die du der Rolle zugeordnet hast, sehen ab dem nächsten Anmelden nur die Funktionen, die diese Rolle erlaubt. Andere Bereiche sind für sie verborgen oder gesperrt.
Du kannst die Rolle jederzeit bearbeiten – Änderungen bei Rechten oder Mitarbeiterzuordnungen gelten sofort für die betroffenen Mitarbeiter.
Die Übersicht aller Rollen ist immer in der Registerkarte Rollen sichtbar. Dort siehst du auch, ob eine Rolle vom System vordefiniert (Systemrolle) ist – diese kannst du zwar bearbeiten, aber nicht löschen.
Tipps und Hinweise
Standortzuordnung prüfen: Bevor du einen Mitarbeiter einer Rolle zuweist, stelle sicher, dass der Mitarbeiter bereits dem Standort zugeordnet ist. Sonst ist die Zuordnung nicht möglich. Informationen dazu findest du unter Mitarbeiter anlegen und verwalten.
Rechte mit Bedacht zuordnen: Überlege, welche Bereiche jede Rolle braucht. Eine Regel: Je weniger Rechte, desto sicherer. Erstelle spezialisierte Rollen für spezialisierte Aufgaben, statt eine allumfassende Rolle zu verwenden.