Kundenbestellung erstellen und Artikel hinzufügen
Eine Kundenbestellung dokumentiert, welche Artikel ein Kunde anfordert. Du erstellst sie, um die Anfrage nachzuverfolgen – von der ersten Anfrage bis zur vollständigen Lieferung. Du kannst mehrere Artikel auf einmal hinzufügen und die Mengen jederzeit anpassen.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü und wähle Stammdaten > Artikel.
- Gehe zur Registerkarte Kundenbestellungen.
- Klicke auf Neue Kundenbestellung.
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Kundenbestellungen zu erstellen. Die Artikel, die du hinzufügen möchtest, müssen bereits in deinem System vorhanden sein.
So gehst du vor
Wähle einen Standort, falls mehrere verfügbar sind. Der Standort bestimmt, welche Artikel du hinzufügen kannst – nur Artikel dieses Standorts stehen zur Auswahl.
Wähle einen Kunden aus. Tippe den Namen ein oder suche in der Liste. Der Standort des Kunden wird automatisch übernommen.
Trage eine Notiz ein (optional), um die Kundenbestellung zu dokumentieren – etwa einen Grund für die Anfrage oder besondere Hinweise.
Klicke auf „Hinzufügen", um Artikel auszuwählen. Es öffnet sich eine Artikelsuche.
- Suchfeld oben: Du kannst nach Artikelnummer, Name, Kategorie oder Barcode suchen – beginne zu tippen, um die Liste zu filtern.
- Markiere die Artikel, die du hinzufügen möchtest, mit einem Häkchen. Du kannst mehrere Artikel auf einmal wählen.
- Du siehst auch den Lagerstand und den Verkaufspreis Brutto für jeden Artikel.
- Klicke auf „Gewählte Artikel hinzufügen", um alle markierten Artikel zu übernehmen.
In der Liste „Gewünschte Artikel" siehst du jetzt die Artikel. Für jeden Artikel kannst du:
- Menge: Ändere die Anzahl, falls nötig.
- Notiz: Füge eine Bemerkung hinzu (z. B. „dringend" oder spezielle Anforderungen).
Klicke auf „Speichern", um die Kundenbestellung zu erstellen. Sie wird sofort gespeichert und bekommt eine Nummer zugewiesen.
Aufbau der Kundenbestellung
Informationen
- Standort: Der Ort, von dem die Artikel angefordert werden. Kann nur beim Erstellen geändert werden.
- Kunde: Wer die Artikel anfordert. Bestimmt den Standort mit.
- Notiz: Dein Vermerk zur Bestellung – wird gespeichert, aber nicht an den Kunden weitergegeben.
Gewünschte Artikel
- Artikelnummer: Die interne Nummer des Artikels.
- Artikel: Name des Artikels – klick darauf, um Details zu öffnen.
- Menge: Wie viele Einheiten angefordert werden. Du kannst die Menge jederzeit ändern, solange die Kundenbestellung noch nicht vollständig bestellt ist.
- Notiz: Zusätzliche Hinweise zu dieser Position (z. B. „andere Farbe", „kleinere Menge als üblich").
Was danach passiert
Die Kundenbestellung wird erstellt und erhält einen Status:
- Angefragt: Die Kundenbestellung ist angelegt, aber noch nicht als Bestellung versendet.
- Teilweise bestellt / Bestellt: Du hast Bestellungen zu dieser Kundenbestellung erstellt.
- Lieferung unvollständig / Erhalten: Artikel treffen ein.
- Storniert: Die Kundenbestellung wurde gelöscht.
Du siehst die Kundenbestellung jetzt in der Übersicht. Du kannst sie doppelt anklicken, um sie zu bearbeiten – Menge und Notiz ändern, weitere Artikel hinzufügen oder entfernen, solange der Status noch Angefragt oder Bestellt ist.
Mit der Schaltfläche „Bestellungen anlegen" erstellst du aus einer oder mehreren Kundenbestellungen echte Einkaufsbestellungen, die du an deine Lieferanten versendehn kannst. Du verfolgst dann nach, welche Artikel bereits eingetroffen sind.
Tipps und Hinweise
- Artikel doppelt hinzugefügt? Wenn du denselben Artikel zweimal auswählst, addiert sich die Menge – es entsteht nicht zwei Mal eine Position.
- Artikel aus diesem Standort? Wenn du einen Artikel hinzufügen möchtest und er fehlt – prüfe, ob dieser Artikel dem gewählten Standort zugeordnet ist.
- Änderungen nach Speicherung: Solange die Kundenbestellung den Status Angefragt oder Bestellt hat, kannst du alle Felder und Artikel ändern. Sobald die erste Lieferung eingeht (Status Lieferung unvollständig oder Erhalten), ist eine Änderung nicht mehr möglich – storniere die alte Kundenbestellung und erstelle eine neue.
- Kundenbestellung stornieren: Klick auf die Zeile und dann auf das Stornieren-Symbol (X). Die Kundenbestellung wird in die Archive verschoben und taucht in der normalen Liste nicht mehr auf. Mit der Schaltfläche „Zeige stornierte Einträge" kannst du stornierte Kundenbestellungen anzeigen und notfalls wiederherstellen.