Ein Projekt anlegen
Du erstellst hier ein neues Projekt mit Namen, Standort und optional einem Kunden. Du legst fest, wie viele Stunden und welches Budget das Projekt haben darf, und bestimmst, welche Tätigkeitsarten und Mitarbeiter daran arbeiten.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Projekte > Verwaltung.
- Wähle die Registerkarte Projekt-Verwaltung.
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht, Projekte zu verwalten. Sollten Tätigkeitsarten oder Mitarbeiter noch nicht vorhanden sein, richte diese zuerst ein.
So gehst du vor
Trage den Projekt-Namen ein – das ist die Bezeichnung, unter der du das Projekt in deiner Liste wiederfindest.
Wähle den Standort – dein Unternehmen wird standardmäßig vorausgewählt. Ändere ihn, wenn das Projekt an einem anderen Ort stattfindet.
Wähle einen Kunden (falls nicht intern) – dieser Schritt erscheint nur, wenn das Projekt nicht als intern gekennzeichnet ist. Du kannst hier einen bestehenden Kunden auswählen oder das Feld leer lassen.
Trage das Zeit-Budget ein – gib die maximale Stundenanzahl ein, die dieses Projekt in Anspruch nehmen darf. Dies hilft dir, Überschreitungen zu erkennen.
Entscheide, ob es ein internes Projekt ist – schalte Internes Projekt ein, wenn die Leistung nicht an den Kunden verrechnet wird. Sobald du das einschaltest, verschwindet das Kundenwahl-Feld.
Lege fest, was erfasst werden soll – schalte je nach Bedarf ein:
- Fahrzeiterfassung: Wenn du das einschaltest, erscheint ein zusätzliches Feld für das Kilometergeld pro km.
- Materialerfassung: Materialeinsätze werden erfasst.
- Auslagenerfassung: Zusätzliche Kosten wie Reisekosten werden erfasst.
Trage das Kosten-Budget ein – gib den Höchstbetrag in Euro ein, den das Projekt kosten darf.
Stelle die Buchungs-Rundung ein – hier legst du fest, auf wie viele Minuten die eingetragenen Zeiten gerundet werden (z. B. auf 15 Minuten).
Schreibe Notizen – wenn nötig, notiere hier Besonderheiten zum Projekt, die deine Mitarbeiter kennen müssen.
Füge Mitarbeiter hinzu – unter „Mitarbeiter-Verwaltung" wählst du über das Auswahlfeld Auswahl Mitarbeiter einen Mitarbeiter aus und klickst auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der Mitarbeiter erscheint dann in der Liste. Wenn du einen Mitarbeiter entfernen möchtest, klick auf Entfernen neben seinem Namen.
Ordne Tätigkeitsarten zu – unter „Tätigkeiten-Verwaltung" wählst du über das Auswahlfeld Auswahl Tätigkeit eine Tätigkeitsart aus (z. B. „Beratung", „Entwicklung") und klickst auf die Schaltfläche Tätigkeit hinzufügen.
- Für jede hinzugefügte Tätigkeitsart und jeden Mitarbeiter siehst du dann eine Zeile mit dem Mitarbeiternamen.
- In der Spalte Artikel kannst du zu jeder Kombination einen Standardartikel aus deinem Artikelkatalog zuweisen – dieser wird später bei Buchungen auf dieser Tätigkeitsart vorgeschlagen.
- Willst du eine Tätigkeitsart wieder entfernen, klick auf Tätigkeit entfernen neben der Tätigkeitsart.
Speichere das Projekt – klick auf Speichern, um alle Eingaben zu sichern.
Aufbau des Formulars
Das Formular ist in mehrere Bereiche unterteilt:
Stammdaten: Hier trägst du Projekt-Name, Standort, Kunde und die budgetbezogenen Einstellungen ein. Alle Schalter für Fahrzeiterfassung, Materialerfassung und Auslagenerfassung steuern, welche Datentypen dieses Projekt erfasst.
Notizen: Ein Textfeld für Beschreibungen und Anmerkungen zum Projekt.
Mitarbeiter-Verwaltung: Eine Zuordnungsliste, in der du festlegst, welche Mitarbeiter an diesem Projekt arbeiten. Jeder hinzugefügte Mitarbeiter kann später Stunden und Kosten buchen.
Tätigkeiten-Verwaltung: Eine zweite Zuordnungsliste, in der du jede Tätigkeitsart mit jedem Mitarbeiter und – optional – einem Standardartikel verbindest. Dies ermöglicht später eine feinkörnige Zuordnung bei der Buchung.
Was danach passiert
Das Projekt wird gespeichert und in der Projektliste angezeigt. Du kannst es dort jederzeit auswählen, um Buchungen vorzunehmen oder weitere Einstellungen zu ändern.
Vor dem ersten Projektstart brauchst du noch:
- Tätigkeitsarten einrichten (wenn noch nicht geschehen)
- Erste Buchungen erfassen
Tipps und Hinweise
- Standortwechsel setzt die Auswahl zurück: Wenn du den Standort änderst, werden Kunde, Mitarbeiter und Tätigkeitsarten gelöscht. Wähle den Standort daher zuerst aus.
- Mitarbeiter-Tätigkeits-Zuordnung ist automatisch: Wenn du nach Mitarbeitern noch eine Tätigkeitsart hinzufügst, wird diese automatisch für alle bisherigen Mitarbeiter erzeugt – und umgekehrt.
- Artikel sind optional: Du kannst Tätigkeitsarten auch ohne Standardartikel verwenden. Die Artikel-Zuordnung hilft nur bei der Abrechnung.
- Rundung wirkt sich auf Berichte aus: Die Buchungs-Rundung beeinflusst, wie Zeiteinträge in Auswertungen dargestellt werden.