Offene Posten verwalten
Hier siehst du auf einen Blick, wie viel Geld deine Kunden dir noch schulden – aufgeschlüsselt in Netto- und Bruttobetrag. Darunter findest du die Liste aller unbezahlten Rechnungen mit allen nötigen Informationen, um sie zu verfolgen oder zu mahnen.
Voraussetzungen
Du benötigst das Modul Aufträge. Offene Posten sind ausschließlich unbezahlte Rechnungen.
So gehst du vor
Öffne die Übersicht der offenen Posten.
Oben siehst du direkt, wie viel Netto und Brutto noch ausstehend sind. Unter dieser Zusammenfassung erscheint die Liste aller Rechnungen, bei denen noch Zahlung erwartet wird.
Suche die Rechnung, die du bearbeiten möchtest.
Du kannst nach Rechnungsnummer, Kundennummer oder Kundenname suchen. Die Spalten zeigen dir alle wichtigen Daten: Auftragstyp, Datum, Kundendaten und den aktuellen Zahlungsstatus.
Wähle eine Aktion aus der Liste:
Zahlungen erfassen: Klicke das Zahlungssymbol, um eine Zahlung zu verbuchen.
Mahnen: Klicke das Glockensymbol, um die Mahnstufe zu erhöhen oder die Rechnung an Inkasso zu übergeben.
Weitere Aktionen: Klicke das Raketen-Symbol, um ein Fenster mit allen verfügbaren Aktionen zu öffnen. Je nach Zahlungsstatus der Rechnung stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Einen Folgeauftrag zu erstellen
- Die Rechnung per E-Mail zu versenden
- Die Rechnung zu kopieren oder zu stornieren
- Die Rechnung als „dubios" zu kennzeichnen, wenn die Bezahlung unwahrscheinlich ist
Bearbeiten oder Drucken: Nutze die Schaltfläche zum Bearbeiten oder Drucken, um die Rechnung anzupassen oder auszudrucken.
Aufbau der Übersicht
Offene Posten (Zusammenfassung oben)
- Netto: Die Summe aller offenen Rechnungsbeträge ohne Steuern.
- Brutto: Die Summe aller offenen Rechnungsbeträge mit Steuern.
Rechnungsliste
Die Spalten zeigen dir:
- Auftragstyp: Welche Art von Beleg es ist (Rechnung, Gutschrift usw.).
- Nr.: Die Rechnungsnummer für deine Referenz.
- Auftragsdatum: Wann die Rechnung ausgestellt wurde.
- Kunde: Name und Bild des Kunden auf einen Blick.
- Σ Netto / Σ Brutto: Der offene Betrag netto und brutto.
- Status: Zeigt an, wie lange die Rechnung schon überfällig ist, oder ob Mahnungen versendet wurden.
Weitere Spalten wie Adressdaten, Telefon oder E-Mail kannst du einblenden, wenn du sie brauchst.
Was danach passiert
Wenn du eine Zahlung erfasst hast, verschwindet die Rechnung aus dieser Liste – sobald sie vollständig bezahlt ist. Rechnungen, die du storniert hast, werden ebenfalls nicht mehr als offene Posten angezeigt.
Rechnungen, die lange überfällig sind oder bei denen Mahnungen versendet wurden, erhalten zusätzliche Markierungen im Status, damit du auf einen Blick siehst, wo es eilig ist.
Tipps und Hinweise
Dubios-Markierung: Wenn es unwahrscheinlich ist, dass eine Rechnung bezahlt wird, kennzeichne sie als „dubios". Dann werden keine weiteren Zahlungen mehr eintragbar – die Rechnung ist quasi abgeschlossen, ohne sie zu stornieren.
Mahnwesen: Das Mahnwesen regelt automatisch, wann eine Rechnung gemahnt werden soll. Wenn eine Rechnung überfällig ist und noch keine Mahnung versendet wurde, kannst du das manuell über die Aktionen erledigen.
Archivierung: Rechnungen, die älter sind und erledigt sein sollten, kannst du über die Schaltfläche zum Archivieren aus der Liste entfernen. Sie tauchen dann nicht mehr in der Standardliste auf, sondern nur, wenn du explizit archivierte Einträge anzeigen lässt.