Ihr Hotel einrichten

In diesem Bereich legen Sie alle Grunddaten an, die Sie brauchen, um Ihr Hotel zu verwalten: die Häuser und ihre Zimmer, Kategorien für verschiedene Zimmertypen, Verpflegungsarten, Zusatzleistungen und Sperren. Hier konfigurieren Sie auch die Ortstaxe.

So kommst du hierher

1. Öffne in der Seitenleiste Hotel-Verwaltung

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Hoteldaten zu verwalten.

So gehst du vor

Die Verwaltung ist in Registerkarten aufgeteilt. Bearbeite sie in dieser Reihenfolge, damit alles aufeinander aufbaut:

Hotels anlegen

1. Öffne die Registerkarte Hotels
2. Klick auf Neu
3. Trage ein:
   • Standort: erforderlich – wähle den Ort deines Hotels
   • Bezeichnung: wie das Haus heißt (z. B. Haupthaus, Dependance)
   • Reihenfolge: eine Zahl – Häuser werden danach sortiert
4. Klick auf Speichern

Du kannst mehrere Häuser pro Standort anlegen – jedes bekommt im Belegungsplan seinen eigenen Reiter.

Kategorien anlegen

1. Öffne die Registerkarte Kategorien
2. Klick auf Neu
3. Trage ein:
   • Standort: erforderlich
   • Code: kurz, z. B. „DZ" oder „EZ"
   • Bezeichnung: der Name der Kategorie (z. B. Doppelzimmer)
   • Standardbelegung: wie viele Gäste normalerweise in dieser Kategorie übernachten
   • Maximalbelegung: die höchstmögliche Belegung
   • Erwachsene maximal und Kinder maximal: Belegungsgrenzen
   • Mindestaufenthalt und Maximalaufenthalt: optional – gib Grenzen in Nächten ein, wenn nötig
   • Reinigungspuffer in Minuten: Zeit, die nach einer Abreise zur Reinigung eingeplant wird
   • Logis-Artikel: erforderlich – wähle den Artikel, über den Übernachtungen verrechnet werden
4. Klick auf Speichern

Kategorien brauchst du vor den Zimmern – jedes Zimmer gehört später zu einer Kategorie.

Zimmer anlegen

1. Öffne die Registerkarte Zimmer
2. Entweder:
   • Klick auf Neu für ein einzelnes Zimmer, oder
   • Klick auf Serie, um viele Zimmer auf einmal anzulegen (z. B. die Nummern 101 bis 110)
3. Bei einzelnem Zimmer trage ein:
   • Hotel: erforderlich
   • Zimmernummer: z. B. 101
   • Kategorie: erforderlich – wähle eine Kategorie
   • Etage und Trakt oder Gebäude: optional
   • Betten: klick auf Bett hinzufügen und wähle Bettentyp und Anzahl
   • Personalzimmer / Außer Verkauf: Schieberegler, wenn das Zimmer nicht zum Verkauf gehört
4. Klick auf Speichern

Bei der Serienanlage gibst du ein Präfix (z. B. „") und Start- sowie Endzahl (z. B. 101 bis 110) an – die Software erstellt dann alle Nummern mit Auffüllung.

Verpflegungsarten anlegen

1. Öffne die Registerkarte Verpflegung
2. Klick auf Neu
3. Trage ein:
   • Standort: erforderlich
   • Code: kurz, z. B. „HP"
   • Bezeichnung: z. B. Halbpension
   • Erste Mahlzeit und Letzte Mahlzeit: wähle, mit welcher Mahlzeit die Übernachtung beginnt und endet
   • Artikel für den Verpflegungsanteil: optional – wenn gewählt, wird der Verpflegungswert separat verrechnet, sonst im Logis enthalten
4. Klick auf Speichern

Zusatzleistungen anlegen

1. Öffne die Registerkarte Zusatzleistungen
2. Klick auf Neu
3. Trage ein:
   • Standort: erforderlich
   • Bezeichnung: z. B. Parkplatz, Wellness-Zuschlag
   • Verrechnungsart: z. B. je Nacht oder einmalig pro Aufenthalt
   • Preis brutto: die Gebühr
   • Artikel: erforderlich – bestimmt Steuersatz und Konto
   • Menge pro Tag begrenzen: Schieberegler – wenn aktiv, gib an, wie oft die Leistung pro Tag verkauft wird (z. B. nur 3 Parkplätze)
4. Klick auf Speichern

Sperren anlegen

1. Öffne die Registerkarte Sperren
2. Klick auf Neu
3. Wähle:
   • Standort: erforderlich
   • Grund der Sperre: z. B. Instandhaltung, Renovierung
   • Von und bis: das Datum der Sperrung
   • Zimmer oder Kategorie: einzelnes Zimmer, oder – wenn leer gelassen – mehrere Einheiten einer Kategorie
   • Wenn du eine Kategorie sperrst, gib an, wie viele Einheiten pro Nacht ausfallen
   • Vermerk: Notiz zur Sperre
   • Auch für Vertriebskanäle sperren: wenn ja, ist das Zimmer auch in Online-Buchungskanälen nicht verfügbar
4. Klick auf Speichern

Eine Sperre nimmt Zimmer oder Kategorieeinheiten aus dem Bestand. Sie lässt sich später wieder aufheben (Schaltfläche mit X in der Liste).

Ortstaxe einrichten (optional, nur mit entsprechendem Recht)

1. Öffne die Registerkarte Ortstaxe
2. Klick auf Neu
3. Trage ein:
   • Standort: erforderlich
   • Bezeichnung: z. B. Gemeinde oder Region
   • Gemeinde- oder Regionskennung: amtliche Kennung
   • Empfänger der Abgabe: wem das Geld fließt
   • Bemessung: wie die Abgabe berechnet wird (z. B. je Person und Nacht)
   • Träger: wer zahlt (Gast oder Betrieb)
   • Durchlaufender Posten: Schieberegler – die Ortstaxe ist kein Erlös des Hauses
   • Höchstens verrechenbare Nächte: optional – wenn nötig, die Obergrenze
   • Artikel und Steuersatz: optional, für die Verrechnung
   • Sätze: gib mindestens einen Satz mit Gültigkeitsdatum und Betrag ein; klick auf Satz hinzufügen, um weitere hinzuzufügen
   • Befreiungen: optional – lege fest, welche Gäste befreit sind (z. B. Kinder unter 15 Jahren); klick auf Befreiung hinzufügen
4. Klick auf Speichern

Aufbau der Verwaltung

Die Seite ist in Registerkarten aufgeteilt:

• Hotels: Häuser eines Standorts
• Zimmer: einzelne Zimmer mit Nummern
• Kategorien: Zimmertypen
• Verpflegung: Mahlzeitenkombinationen
• Zusatzleistungen: Nebenleistungen wie Parkplatz oder Wellness
• Sperren: gesperrte Zimmer und Kategorieeinheiten
• Ortstaxe: Gemeinde- und Regionalabgaben

Jede Registerkarte zeigt eine Liste mit Schaltflächen zum Neu-Anlegen, Bearbeiten und Archivieren.

Was danach passiert

Nach dem Speichern erscheint der neue Eintrag in der Liste. Du kannst ihn später jederzeit durch Doppelklick bearbeiten oder über die Schaltfläche mit dem Archiv-Icon archivieren (nicht löschen – damit bleibt die Historie erhalten).

Mit diesen Grunddaten kannst du nun weiterarbeiten:

• Den Belegungsplan nutzen, um Zimmer zu buchen
• Raten festlegen
• Gäste anlegen und verwalten
• Hauswirtschaft organisieren

Tipps und Hinweise

• Reihenfolge ändern: Die Felder „Reihenfolge" bestimmen, in welcher Abfolge Hotels, Zimmer und Kategorien in Listen und im Belegungsplan erscheinen. Kleinere Zahlen stehen oben.

• Archivieren statt löschen: Einträge lässt sich nicht wirklich löschen – du kannst sie nur archivieren. Aktiviere dann den Schalter „Zeige archivierte Einträge", um sie wiederherzustellen.

• Zimmer vorab sperren: Ist ein Zimmer noch nicht fertig oder wird gerade renoviert, sperr es mit einem Grund – so wird es nicht verkauft, auch wenn es in der Liste noch sichtbar ist.

• Artikel zuordnen: Kategorien, Verpflegungsarten und Zusatzleistungen brauchen Artikel zur Verrechnung. Diese müssen vorher in deinem Artikelstamm angelegt sein.