Einen neuen Kunden anlegen

Du legst einen neuen Kundendatensatz an, um ihn in weboffice digital zu verwalten. Das ist der erste Schritt, bevor du mit diesem Kunden Rechnungen schreibst, Termine vereinbarst oder andere Geschäftsvorgänge abwickelst.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Stammdaten in der Seitenleiste und wähle Kunden.
2. Klicke auf die Schaltfläche Neuer Kunde (oder nutze die Schnellerfassung direkt in der Liste).

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht, Kunden anzulegen. Alle anderen erforderlichen Angaben erledigt weboffice digital automatisch – etwa die Kundennummer.

So gehst du vor

1. Kundenart wählen – Im Feld Kundenart bestimmst du, ob es sich um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Das ändert, welche Felder danach sichtbar sind.

2. Grunddaten eintragen:

   • Für ein Unternehmen: Gib den Firmenname ein.
   • Für eine Privatperson: Trage Anrede, Vorname und Nachname ein. Die Anrede ist erforderlich, wenn dein Betrieb so konfiguriert ist.

3. Kontaktdaten erfassen – Je nachdem, wie dein Betrieb eingestellt ist, können folgende Felder sichtbar sein. Fülle aus, was für diesen Kunden zutrifft:

   • Telefon
   • Handy
   • E-Mail
   • Fax
   • Website

4. Adresse eintragen – Auf der rechten Seite erfasst du die Adressdaten. Gib ein, was verfügbar ist:

   • Straße
   • Postleitzahl
   • Ort
   • Land

5. Standorte zuweisen (falls sichtbar) – Wenn dein Betrieb mehrere Standorte hat, wähle aus, für welche dieser Kunde gültig sein soll. Du kannst mehrere Standorte auswählen.

6. Geburtsdatum (bei Privatpersonen, falls erforderlich) – Trag das Geburtsdatum ein, wenn dein Betrieb das verlangt.

7. Lieferadresse (falls das Rechnungsmodul aktiv ist) – Standardmäßig ist die Lieferadresse gleich der Rechnungsadresse. Wenn der Kunde an einer anderen Adresse beliefert wird, schalte den Schalter Lieferadresse ist Rechnungsadresse aus und gib die abweichende Adresse ein.

8. Zahlungsbedingungen (für Unternehmen, falls das Rechnungsmodul aktiv ist):

   • Rechnungsmail – E-Mail-Adresse, an die Rechnungen versendet werden
   • Skonto (%) – Rabatt bei Zahlung innerhalb der Skontofrist
   • Skonto (Tage) – Anzahl der Tage für die Skontofrist
   • Zahlungsziel (Tage) – Wie viele Tage der Kunde Zeit zur Zahlung hat
   • Besteuerung – Art der Umsatzsteuer (wichtig für Auslandskunden)

9. Steuernummer und USt-ID (für Unternehmen):

   • Gib die Steuernummer ein, falls vorhanden.
   • Bei der USt-ID kannst du danach mit der Schaltfläche USt-ID prüfen überprüfen, ob die ID gültig ist. weboffice zeigt dir das Ergebnis an.

10. Buchhaltungskonto (falls das Aufwandmodul aktiv ist) – Wenn dein Betrieb die Buchhaltung nutzt, wähle hier das Finanzkonto aus, das diesem Kunden zugeordnet wird.

11. Speichern – Klicke die Schaltfläche Speichern unten rechts. Wenn die Kundennummer bereits vergeben sein sollte, fragt dich weboffice, ob eine neue Nummer automatisch vergeben werden soll.

Aufbau des Erfassungsfensters

Das Fenster ist in zwei Spalten aufgeteilt und zeigt mehrere Bereiche:

• Stammdaten (linke Spalte): Kundenart, Name, Geburtsdatum, Anrede, Kontaktdaten (Telefon, Handy, E-Mail, Fax, Website), Standorte, Kundenherkunft
• Adresse (rechte Spalte): Straße, Postleitzahl, Ort, Land
• Lieferadresse (rechte Spalte, falls Rechnungsmodul aktiv): Abweichende Lieferadresse
• Zahlungsmodalitäten (rechte Spalte, falls Rechnungsmodul aktiv): Rechnungsmail, Skonto, Zahlungsziel, Steuernummer, USt-ID
• Buchhaltung (rechte Spalte, falls Aufwandmodul aktiv): Buchhaltungskonto

Oben im Fenster siehst du Schaltflächen für SMS senden und E-Mail senden – diese werden erst sichtbar, wenn du den Kunden erstmals gespeichert hast.

Was danach passiert

Sobald du speicherst, wird der Kunde angelegt und erhält automatisch eine Kundennummer. Das Fenster bleibt offen, damit du weitere Details eintragen kannst – etwa Notizen, individuelle Preise, Rabatte oder Dokumente. Du siehst jetzt zusätzliche Registerkarten:

• Zusatzdaten: Hier erfasst du Kundennotizen, Marketing-Einstellungen, individuelle Preise und Rabatte.
• Dokumente (nur bei bestehendem Kunden): Hochladen von Dateien, die zu diesem Kunden gehören.
• Historie: Änderungsprotokoll dieses Kunden.
• Kundenportal: Verwaltung des Portalpassworts und der Online-Terminbuchung.
• Ansprechpartner (nur bei Unternehmen): Hier kannst du später Kontaktpersonen erfassen.

Nachdem du den Kunden gespeichert hast, kannst du ihn in Listen suchen und bearbeiten – siehe Einen Kunden pflegen.

Tipps und Hinweise

• Schnellerfassung: Aus der Kundenliste kannst du einen neuen Kunden mit weniger Feldern anlegen. Du kannst die Daten danach jederzeit erweitern – öffne dazu den Kunden und bearbeite ihn.
• Kundennummer: Diese wird automatisch vergeben. Du kannst sie später nicht mehr ändern.
• Pflichtfelder: Welche Felder erforderlich sind, hängt von den Einstellungen deines Betriebs ab. Das System warnt dich, wenn etwas Wichtiges fehlt.
• Standorte und Buchhaltung: Wenn dein Betrieb diese Funktionen nutzt, ordne den Kunden von Anfang an den richtigen Standorten und Konten zu – das erspart dir später Umwege.