Serientermine und Ausnahmen verwalten
Hier legst du wiederholte Termine an und definierst Ausnahmen zu den regulären Öffnungszeiten – etwa für Urlaub, Feiertage oder Sonderöffnungen. Serientermine werden automatisch nach deinen Vorgaben in den Kalender eingefügt; Ausnahmen ermöglichen es dir, einzelne Tage trotz geschlossener Öffnungszeiten für Online-Buchungen freizugeben oder zu blockieren.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Termine-Kalender.
- Im Kalenderbereich klickst du auf die Schaltfläche oder öffnest das Menü für Serientermine oder Ausnahmeöffnungszeiten.
Voraussetzungen
Du benötigst die Berechtigung zur Verwaltung von Terminen. Falls dein Betrieb mehrere Standorte hat, kannst du Ausnahmen und Serien pro Standort einrichten.
So gehst du vor
Ausnahmeöffnungszeiten hinzufügen oder bearbeiten
Klicke auf Hinzufügen, um eine neue Ausnahmeöffnungszeit zu erstellen, oder wähle einen bestehenden Eintrag aus der Liste aus und klicke auf das Bearbeitungssymbol.
- Standardmäßig siehst du nur zukünftige Einträge. Nutze den Schalter Alle anzeigen, um auch ältere Ausnahmen einzusehen.
Im Eingabefenster Ausnahmeöffnungszeit bearbeiten trägst du folgende Daten ein:
- Standort (falls aktiv): Wähle den Standort, für den die Ausnahme gilt.
- Datum: Der Tag, an dem die Ausnahmeöffnungszeit gilt.
- Von und Bis: Uhrzeit für den Zeitraum der Sonderöffnung oder Blockierung.
- Mitarbeiter: Wähle alle Mitarbeiter aus, die an dieser Ausnahmeöffnungszeit beteiligt sind. Du kannst einzelne Mitarbeiter ankreuzen oder alle zusammen mit dem Häkchen in der Kopfzeile auswählen. Mindestens ein Mitarbeiter muss gewählt sein.
Falls die Ausnahmeöffnungszeit außerhalb der normalen Öffnungszeiten liegt oder an einem Feiertag stattfindet, zeigt das System eine Meldung an – das ist beabsichtigt und ermöglicht Online-Buchungen trotzdem.
Klicke auf Speichern.
Um eine Ausnahmeöffnungszeit zu löschen, wähle sie aus der Liste und klicke auf das Löschen-Symbol. Das System fragt zur Bestätigung nach.
Serientermine anlegen oder bearbeiten
Klicke auf Neue Serie, um einen Serientermin zu erstellen, oder wähle einen bestehenden aus der Liste und klicke auf das Bearbeitungssymbol.
- Standardmäßig siehst du nur Serien, deren Enddatum noch nicht erreicht ist. Nutze Alle anzeigen, um archivierte oder abgelaufene Serien zu sehen.
Im Eingabefenster Serientermin bearbeiten trägst du folgende Daten ein:
Seriendaten:
- Mitarbeiter: Wähle den Mitarbeiter, dem dieser Serientermin zugeordnet ist. Optional – ohne Angabe wird der Termin keinem Mitarbeiter fest zugewiesen.
- Terminherkunft: Wähle die Quelle – z.B. Telefonbuchung oder Online-Buchung.
- Kunde: Suche und wähle den Kunden, für den der Serientermin gilt.
- Notiz: Eine beliebige Notiz zu diesem Termin.
Wiederholung:
- Wochentag: An welchem Wochentag soll der Termin stattfinden?
- Uhrzeit: Zu welcher Tageszeit?
- Dauer (Minuten): Wie lange dauert der Termin? Wenn du Leistungen hinzufügst (siehe unten), wird die Dauer automatisch berechnet und kannst du dieses Feld nicht mehr ändern.
- Wiederholung: Wie oft soll sich der Termin wiederholen – wöchentlich, alle 2 Wochen, monatlich usw.?
- Startdatum und Enddatum: Ab wann bis wann laufen die Serientermine?
Gebuchte Leistungen:
- Füge Artikel (Services oder Pakete) hinzu, die bei jedem Termin dieser Serie gebucht werden. Klicke auf das Feld Artikel, wähle einen Artikel und bestätige. Der Artikel erscheint daraufhin in der Liste.
- Für jeden Artikel kannst du einen anderen Mitarbeiter zuweisen, wenn mehrere an einem Termin beteiligt sind.
- Du kannst die Reihenfolge der Artikel durch Ziehen anpassen.
- Um einen Artikel zu entfernen, klicke auf das Löschen-Symbol neben dem Eintrag.
Klicke auf Speichern, um die Serie zu erstellen.
Nach dem Speichern kannst du die Serie durch Klick auf Archivieren deaktivieren – alle zukünftigen Termine werden dann storniert. Über Wiederherstellen aktivierst du eine archivierte Serie wieder.
Serien oder Ausnahmen löschen
- Wähle den Eintrag aus der Liste und klicke auf das Löschen-Symbol (rotes Mülleimer-Icon). Das System fragt zur Bestätigung nach.
Aufbau der Übersicht
Die Liste zeigt folgende Spalten:
Ausnahmeöffnungszeiten:
- Standort: Der betroffene Standort (sofern konfiguriert).
- Tag und Datum: Wochentag und Kalendertag der Ausnahme.
- Mitarbeiter: Namen der beteiligten Mitarbeiter.
- Von und Bis: Uhrzeit des Zeitraums.
- Erstellt am/von, Aktualisiert am/von: Nachvollziehung, wer was wann angelegt oder geändert hat.
Serientermine:
- Kunde: Der Auftraggeber des Serientermins.
- Mitarbeiter: Der verantwortliche Mitarbeiter.
- Wiederholung: Die Häufigkeit (z.B. „Jede Woche", „Jede 2. Woche").
- Von und Bis: Start- und Enddatum der Serie.
- Termine: Anzahl der Einzeltermine in dieser Serie.
Was danach passiert
Nach dem Speichern einer Serie oder Ausnahmeöffnungszeit werden die Einträge in der jeweiligen Liste angezeigt. Serientermine erscheinen automatisch als Einzeltermine im Kalender zum angegebenen Wochentag, Startdatum und Enddatum. Ausnahmeöffnungszeiten überschreiben die regulären Öffnungszeiten für die angegebenen Mitarbeiter an dem betreffenden Tag.
Wenn du eine Serie oder Ausnahmeöffnungszeit nachträglich änderst, werden bereits erstellte Termine nicht rückwirkend angepasst – nur zukünftige folgen den neuen Regeln.
Tipps und Hinweise
- Mindestens ein Mitarbeiter: Bei Ausnahmeöffnungszeiten muss immer mindestens ein Mitarbeiter ausgewählt sein, sonst kannst du nicht speichern.
- Zeitrahmen überprüfen: Achte darauf, dass die Enddaten der Serien nicht in der Vergangenheit liegen; sonst werden keine neuen Termine mehr erzeugt.
- Artikel und Dauer: Wenn du Artikel (Leistungen) hinzufügst, berechnet das System die Dauer automatisch. Willst du die Dauer manuell setzen, darfst du keine Artikel hinzufügen.
- Archivieren statt Löschen: Nutze „Archivieren" für Serien, die du später möglicherweise reaktivieren möchtest – Löschen ist endgültig.
- Suchfunktion: In der Serienübersicht kannst du nach Kundennamen oder anderen Feldern suchen, um schnell den richtigen Eintrag zu finden.