Rechnungsvorschau bearbeiten
Hier bearbeitest du mehrseitige Rechnungsdokumente und teilst sie in einzelne Rechnungen auf. Du kannst Seiten löschen, zu eigenständigen Rechnungen machen oder mit anderen Rechnungen kombinieren.
Voraussetzungen
- Ein mehrseitiges Dokument wurde hochgeladen
- Das System hat mehrere potenzielle Rechnungen erkannt
- Du befindest dich im Vorschau-Modus der Rechnungsanalyse
Aufbau der Seite
Seitenübersicht (links)
- Miniaturansichten: Kleine Vorschaubilder aller Seiten
- Seitenauswahl: Klickbare Thumbnails
- Aktive Seite: Hervorgehobene aktuelle Seite
Hauptvorschau (rechts)
- Vollbild-Ansicht: Große Darstellung der ausgewählten Seite
- Zoom-Funktion: Automatische Anpassung an Bildschirmgröße
- Aktionsleiste: Schaltflächen für Seitenaktionen
Aktionsschaltflächen
- "Eigenständige Rechnung": Macht die Seite zu einer separaten Rechnung
- "Seite löschen": Entfernt die Seite komplett
- "Rechnung kombinieren": Fügt die Seite zu einer anderen Rechnung hinzu
So arbeitest du mit dieser Seite
Seiten durchblättern
- Seitenauswahl: Klicke auf eine Miniaturansicht links
- Hauptvorschau: Die gewählte Seite wird groß angezeigt
- Details prüfen: Betrachte die Seite auf Vollständigkeit
- Rechnungsinhalt bewerten: Entscheide über die weitere Verwendung
Eigenständige Rechnung erstellen
- Seite auswählen: Klicke auf die gewünschte Seite
- "Eigenständige Rechnung" klicken: Schaltfläche mit Teilungs-Symbol
- Bestätigung: Bestätige die Aktion im erscheinenden Fenster
- Ergebnis: Eine neue separate Rechnung wird erstellt
- Automatische Aktualisierung: Die Seitenübersicht wird angepasst
Seite löschen
- Seite auswählen: Klicke auf die zu löschende Seite
- "Seite löschen" klicken: Schaltfläche mit Papierkorb-Symbol
- Löschbestätigung: Bestätige das endgültige Löschen
- Entfernung: Die Seite wird komplett aus dem Dokument entfernt
- Aktualisierung: Übersicht wird automatisch angepasst
Rechnungen kombinieren
- Seite auswählen: Klicke auf die zu verschiebende Seite
- "Rechnung kombinieren" klicken: Schaltfläche mit Zusammenführungs-Symbol
- Zielrechnung wählen: Wähle aus der Liste die Zielrechnung
- Bestätigung: Bestätige die Zusammenführung
- Verschiebung: Die Seite wird zur gewählten Rechnung hinzugefügt
- Bereinigung: Leere Rechnungen werden automatisch entfernt
Anwendungsszenarien
Mehrseitige Einzelrechnung
- Situation: Alle Seiten gehören zu einer Rechnung
- Aktion: Keine Änderung nötig, alle Seiten bleiben zusammen
- Ergebnis: Eine vollständige mehrseitige Rechnung
Mehrere separate Rechnungen
- Situation: Verschiedene Rechnungen in einem Dokument
- Aktion: Jede Rechnung als "Eigenständige Rechnung" markieren
- Ergebnis: Mehrere separate Rechnungen im System
Rechnung mit Anhängen
- Situation: Hauptrechnung plus Zusatzdokumente
- Aktion: Unwichtige Seiten löschen oder zu Hauptrechnung hinzufügen
- Ergebnis: Bereinigte Rechnung mit relevanten Inhalten
Gemischte Dokumente
- Situation: Rechnungen, Lieferscheine, Werbung gemischt
- Aktion: Rechnungsseiten behalten, Rest löschen
- Ergebnis: Nur relevante Rechnungsinformationen bleiben
Tipps und Hinweise
Effiziente Bearbeitung
- Systematisches Vorgehen: Gehe Seite für Seite durch
- Inhaltsprüfung: Prüfe jede Seite auf Rechnungsrelevanz
- Logische Gruppierung: Fasse zusammengehörige Seiten zusammen
- Qualitätskontrolle: Stelle sicher, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen
Entscheidungshilfen
- Rechnungskopf: Seiten mit Lieferantendaten und Rechnungsnummer
- Positionslisten: Seiten mit Artikeln und Preisen
- Zusammenfassungen: Seiten mit Gesamtbeträgen und Steuern
- Zahlungshinweise: Seiten mit Bankdaten und Zahlungszielen
Qualitätssicherung
- Vollständigkeitsprüfung: Alle wichtigen Rechnungsteile erfassen
- Duplikatsvermeidung: Keine doppelten Informationen
- Logische Reihenfolge: Seiten in sinnvoller Abfolge
- Lesbarkeit: Alle Texte und Zahlen gut erkennbar
Häufige Situationen
- Doppelseitige Scans: Oft leere Rückseiten löschen
- E-Mail-Anhänge: Mehrere Rechnungen in einer E-Mail
- Sammelrechnungen: Verschiedene Kostenstellen aufteilen
- Korrektur-Rechnungen: Storno und neue Rechnung trennen
Fehlervermeidung
Vor dem Löschen prüfen
- Inhalt kontrollieren: Ist die Seite wirklich unwichtig?
- Zusammenhang beachten: Gehört die Seite zu einer anderen Rechnung?
- Backup-Gedanke: Lieber eine Seite zu viel als zu wenig
Bei der Aufteilung
- Vollständige Rechnungen: Jede Rechnung sollte alle nötigen Informationen haben
- Eindeutige Zuordnung: Keine Seite sollte zu mehreren Rechnungen gehören
- Logische Struktur: Zusammengehörige Seiten nicht trennen
Bei der Kombinierung
- Inhaltliche Prüfung: Passen die Seiten wirklich zusammen?
- Chronologische Ordnung: Seiten in der richtigen Reihenfolge
- Vollständigkeit: Alle Teile einer Rechnung erfassen