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Gast als eingetroffen markieren und Tische zuweisen

Wenn ein Gast zu seiner Reservierung ankommt, markierst du ihn als eingetroffen und weist ihm einen oder mehrere Tische zu. Das Fenster zeigt dir automatisch, welche Tische in der gebuchten Zeit frei sind.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Gastro-Reservierungen.
Wähle den Tag aus, an dem der Gast kommt.
Suche in der Liste die Reservierung des Gastes – du kannst nach Name, Telefon oder Notiz suchen.
Klicke auf die Reservierung, um sie auszuwählen.
Klicke auf die Schaltfläche Als eingetroffen markieren, um das Fenster zur Tischzuweisung zu öffnen.

Voraussetzungen

Du benötigst die Berechtigung zur Verwaltung von Reservierungen. Die Reservierung muss bereits angelegt sein.

So gehst du vor

Anzahl Personen überprüfen oder anpassen: Im Feld Anzahl Personen siehst du, wie viele Plätze der Gast gebucht hat. Ändere die Zahl, falls sich die Personenzahl noch geändert hat. Sobald du eine Zahl eingibst, berechnet weboffice automatisch, welche Tische und Tischkombinationen verfügbar sind.
Verfügbarkeit überprüfen: Ist keine Meldung „KEIN PLATZ VERFÜGBAR" sichtbar, gibt es freie Tische. Erscheint diese Meldung, passen die gebuchten Personen nicht mehr in die verfügbaren Tische – ändere dann die Personenzahl oder den Zeitraum der Reservierung.
Raum oder Tische wählen:
- Wähle einen Raum aus, in den der Gast sitzen soll.
- Klicke auf einzelne Tische, um sie auszuwählen (ein Häkchen zeigt die Auswahl). Die Plätze der gewählten Tische werden addiert und mit der Personenzahl verglichen.
- Oder nutze eine vorgegebene Tischkombination – das System schlägt dir Kombinationen vor, die genau zur Personenzahl passen. Ein Klick wählt die ganze Kombination auf einmal.
Sitzplätze prüfen: Rechts im Fenster siehst du, wie viele Plätze insgesamt gewählt sind und wie viele noch fehlen oder übrig sind. Die Schaltfläche Speichern wird erst aktiv, wenn die Platzanzahl exakt passt (keine roten Zahlen mehr).
Optional: Mit anderer Reservierung tauschen: Benötigt dieser Gast einen anderen Tisch als geplant, kannst du ihn mit einem anderen Gast in diesem Zeitfenster tauschen. Das Fenster zeigt dir verfügbare Tauschpartner. Wähle einen aus, um den Tausch vorzubereiten.
Speichern: Klicke Speichern. Das Fenster schließt sich, und der Gast ist als eingetroffen markiert. Falls aktiviert, fragt weboffice dich, ob du QR-Bestellung für die Tische sofort einschalten möchtest – antworte ja oder nein.

Aufbau des Fensters

Daten-Bereich:

Anzahl Personen: Eingabefeld für die Personenzahl. Pflichtfeld – weboffice berechnet Verfügbarkeiten nur, wenn eine Zahl eingetragen ist.

Tischauswahl-Bereich (erscheint nur, wenn Personen eingetragen und Tische verfügbar sind):

Zeigt verfügbare Räume. Wechsel zwischen ihnen per Klick.
Für jeden Raum siehst du einzelne Tische mit Platzzahl und Status, sowie vorberechnete Tischkombinationen, die zusammen die richtige Platzzahl ergeben.

Tausch-Bereich (erscheint nur bei Bedarf):

Zeigt Reservierungen anderer Gäste im gleichen Zeitfenster, mit denen getauscht werden kann. Klicke auf eine, um den Tausch zu bestätigen.

Fußbereich:

Speichern: Schaltfläche oben rechts. Aktiv nur, wenn Tische gewählt sind und die Platzanzahl passt.

Was danach passiert

Der Gast ist nun als eingetroffen markiert. Die zugewiesenen Tische sind belegt und stehen anderen Reservierungen im gleichen Zeitfenster nicht mehr zur Verfügung. Wurde ein Tausch durchgeführt, werden beide Reservierungen mit den neuen Tischen gespeichert.

Falls du die Tischzuweisung nachträglich ändern musst, wähle die Reservierung erneut aus und öffne das Fenster erneut.

Tipps und Hinweise

Raum wechseln setzt Auswahl zurück: Wenn du den Raum wechselst, werden bereits gewählte Tische gelöscht – wähle sie im neuen Raum erneut.
Tischkombinationen nutzen: Für mehrere Personen ist es oft schneller, eine vorgefertigte Kombination zu wählen, statt einzelne Tische anzuklicken.
Personenzahl ändern: Wenn du die Personenzahl änderst, prüft weboffice sofort, ob die bisherigen Tische noch passen – gegebenenfalls musst du neu wählen.
Speichern geht nicht: Das bedeutet, dass die Summe der Tischplätze nicht der Personenzahl entspricht. Wähle mehr oder weniger Tische, bis die Zahl passt.