Hier legst du fest, wie deine Kunden bezahlen können (Barzahlung, Kreditkarte, Überweisung) und welche Steuersätze auf deine Artikel und Dienstleistungen anfallen. Diese Einstellungen brauchst du für Rechnungen, Kassenverkäufe und die Buchhaltung.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Web.Office.Administration > System-Kontenrahmen.
- Du siehst eine Übersicht mit verschiedenen Einstellungsbereichen für Finanzen und Verwaltung.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Die Einstellungen stehen allen Nutzern mit Zugriff auf die Administration zur Verfügung.
So gehst du vor
Zahlungsarten einrichten
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen über der Liste der Zahlungsarten.
Ein Fenster öffnet sich, in dem du eine neue Zahlungsart einrichtst.
Trage in das Feld Name eine Bezeichnung ein, unter der du die Zahlungsart wiederfindest – etwa der Name der Zahlungsweise.
Wähle in dem Auswahlfeld Zahlungsart, welcher Zahlungstyp dies ist. Die Auswahl richtet sich danach, wie sich die Zahlung auf dein Geldvermögen auswirkt.
- Ist das Feld leer, wird die Zahlungsart wie eine normale Zahlung behandelt.
- Falls weboffice die Zahlungsart als Systemart vordefiniert hat, kannst du sie nicht ändern.
Lege die Eigenschaften dieser Zahlungsart fest (jeweils Schiebeschalter, sofern die Zahlungsart keine Systemart ist):
- Negative Zahlung: Schalte dies ein, wenn die Zahlungsart Geld aus der Kasse entnimmt – etwa Auszahlungen an Lieferanten.
- Physikalischer Geldfluss: Schalte dies ein für Barzahlungen oder andere echte Geldflüsse – dann wird die Zahlung in physischen Zahlungsströmen erfasst.
- Neutrale Zahlung: Schalte dies ein für Zahlungsarten, die sich auf die Buchhaltung nicht auswirken – etwa interne Umbuchungen oder Gutscheine.
Wähle optional eine Farbe und ein Icon, damit die Zahlungsart auf der Kassenseite erkennbar ist.
Begrenzte die Verfügbarkeit (nur wenn es keine Systemart ist): Stelle über Schiebeschalter ein, für welche Funktionen die Zahlungsart verfügbar sein soll:
- Verbuchung eingegangener Zahlungen: Die Zahlungsart wird angeboten, wenn du Kundenzahlungen verbuchen.
- Zahlung von Eingangsrechnungen: Die Zahlungsart wird angeboten, wenn du Lieferantenrechnungen bezahlst.
- Zahlung in Kasse: Die Zahlungsart wird im Kassenterminal angeboten.
Klicke auf die Schaltfläche Speichern.
Die Zahlungsart wird angelegt und erscheint sofort in der Liste. Du kannst später eine Zahlungsart bearbeiten, indem du sie in der Liste doppelklickst oder die Schaltfläche Bearbeiten neben ihrer Zeile aktivierst.
Steuersätze einrichten
Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen über der Liste der Steuersätze.
Ein Fenster öffnet sich, in dem du einen neuen Steuersatz einrichtst.
Trage in das Feld Steuer-Bezeichnung eine Bezeichnung ein, unter der du den Steuersatz erkennst – etwa „Normalsteuersatz" oder „Ermäßigt".
Trage in das Feld Steuersatz in Prozent den Prozentsatz ein – etwa 20, 10 oder 0 für steuerfrei.
Stelle optional den Schiebeschalter Standard-Steuersatz ein. Ist er aktiviert, wird dieser Steuersatz auf neue Artikel automatisch angewendet.
Trage optional in das Feld Steuercode für Buchhaltungsexport einen Code ein, wenn dein Buchhaltungssystem eine spezifische Codierung braucht – etwa 81 oder 87 für 0-%-Sätze in BMD. Lässt du das Feld leer, wird ein Code automatisch ermittelt.
Wähle optional in dem Auswahlfeld Standard-Erlöskonto ein Konto aus, auf das Verkaufserlöse mit diesem Steuersatz automatisch gebucht werden. Dies wird im Buchhaltungsexport verwendet, wenn Artikel oder Kategorie kein Erlöskonto haben. Hälst du das Feld leer, wird kein Standardkonto zugeordnet.
Klicke auf die Schaltfläche Speichern.
Der Steuersatz wird angelegt und erscheint in der Liste. Du kannst ihn später bearbeiten, indem du ihn in der Liste doppelklickst oder die Schaltfläche Bearbeiten neben seiner Zeile aktivierst.
Aufbau der Zahlungsartenliste
Die Liste zeigt alle verfügbaren Zahlungsarten in Zeilen und Spalten:
- Name: Die Bezeichnung der Zahlungsart.
- Negative Zahlung: Zeigt, ob die Zahlungsart Geld aus der Kasse entnimmt.
- Ist Barzahlung: Zeigt, ob es sich um einen physischen Geldfluss handelt.
- Neutrale Zahlung: Zeigt, ob die Zahlungsart buchhaltungsneutral ist.
Aufbau der Steuersatzliste
Die Liste zeigt alle verfügbaren Steuersätze in Zeilen und Spalten:
- Bezeichnung: Der Name des Steuersatzes.
- Prozentsatz: Der Steuersatz in Prozent.
- Standard-Steuersatz: Zeigt, ob dieser Satz automatisch auf neue Artikel angewendet wird.
- Anzahl Artikel: Wie viele Artikel diesen Steuersatz verwenden.
Du kannst den Schiebeschalter Zeige archivierte Einträge einschalten, um auch Steuersätze zu sehen, die du ausgemustert hast. Archivierte Sätze kannst du nicht mehr verwenden – du kannst sie aber jederzeit wiederherstellen.
Was danach passiert
Zahlungsarten und Steuersätze stehen sofort nach dem Speichern in weboffice zur Verfügung:
- Zahlungsarten kannst du im Kassenterminal verwenden und beim Bezahlen von Rechnungen auswählen.
- Steuersätze kannst du deinen Artikeln zuordnen und damit automatisch auf Rechnungen anrechnen lassen.
Änderungen an bestehenden Sätzen oder Zahlungsarten wirken sich auf alle künftigen Dokumente aus. Dokumente, die bereits gespeichert sind, behalten ihre ursprünglichen Werte.
Tipps und Hinweise
- Systemarten: weboffice bringt einige vordefinierte Zahlungsarten und Steuersätze mit. Diese kannst du nicht löschen, aber du kannst Farbe und Icon ändern. Um eine Systemart zu archivieren, speicherst du sie erneut ohne Änderungen.
- Mehrwertsteuervorgaben: Steuersätze, die du hier anlegst, werden auch auf Rechnungen angezeigt, sodass Kunden sehen, wie viel Mehrwertsteuer anfällt. Trage deshalb nur Sätze ein, die du wirklich verwendest.
- Erlöskonten: Wenn du ein Standard-Erlöskonto für einen Steuersatz wählst, wird dieses automatisch beim Exportieren von Buchhaltungsdaten verwendet – aber nur, wenn Artikel oder Kategorie kein eigenes Konto haben. Das spart dir Zeit beim Export.