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Projektauswertung erstellen

Hier siehst du alle Buchungen eines Projekts im Überblick und kannst sie auswerten, abrechnen oder als PDF-Leistungsnachweis exportieren. Das ist der Ort, um zu prüfen, welche Leistungen bereits abgerechnet wurden und um eine Rechnung zu erzeugen.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Projekte-Verwaltung
Du siehst eine Liste aller Projekte
Klicke auf das Projekt, das du auswerten möchtest

Voraussetzungen

Du benötigst das Modul „Projekte" und Zugriff auf die Projektverwaltung. Es müssen bereits Projektbuchungen vorhanden sein.

So gehst du vor

Suche die Buchungen – Du siehst zunächst eine Tabelle mit den letzten Projektbuchungen. Diese zeigt dir Datum, Mitarbeiter, Dauer und Beschreibung jeder Buchung. Doppelklick auf eine Buchung, um sie zu bearbeiten oder zu löschen.
Öffne die Projektaktionen – Klicke auf die Schaltfläche Aktionen (oder wähle die entsprechende Option aus dem Menü des Projekts). Es öffnet sich ein Fenster mit verschiedenen Möglichkeiten:
- Leistungsnachweis: Erstellt ein PDF mit den Buchungen eines Zeitraums
- Leistungen als abgerechnet kennzeichnen: Markiert offene Leistungen als bereits abgerechnet
- Rechnung erzeugen: Erstellt eine Rechnung für den Kunden
- Auswertung: Zeigt dir eine detaillierte Übersicht aller Buchungen
- Archivieren oder Wiederherstellen: Verwaltet den Status des Projekts
- Kopieren: Dupliziert das Projekt mit seinen Einstellungen
Wähle eine Aktion aus – Klicke auf die Karte der Aktion, die du durchführen möchtest.

Leistungsnachweis oder Rechnung erstellen

Wenn du Leistungsnachweis oder Rechnung erzeugen wählst, öffnet sich ein Fenster mit einer Datumsauswahl:

Von / Bis: Der Zeitraum ist voreingestellt auf den letzten Monat. Du kannst ihn nach Bedarf anpassen.
Für einen Leistungsnachweis: Klicke PDF erstellen, um die Datei zu erzeugen
Für eine Rechnung: Klicke Zeitraum bestätigen, um fortzufahren. Danach wird der Zeitraum an das Rechnungsmodul übergeben.

Auswertung anschauen

Wenn du Auswertung wählst, öffnet sich eine detaillierte Tabelle aller Projektbuchungen:

Ist abgerechnet: Ein Häkchen zeigt, dass die Leistung bereits abgerechnet wurde
Datum: Der Tag der Buchung
Mitarbeiter: Wer die Zeit gebucht hat
Dauer: Wie lange die Leistung dauerte
Beschreibung: Aufgabentitel, Aufgabenbeschreibung und weitere Notizen

Du kannst auch hier Buchungen bearbeiten (Doppelklick oder Bearbeiten-Schaltfläche) oder löschen (Löschen-Schaltfläche).

Buchungen importieren

In der ersten Tabelle (letzte Buchungen) findest du oben eine Schaltfläche Importieren. Mit ihr kannst du Projektbuchungen aus einer Excel-Datei ins System übernehmen, statt sie einzeln zu erfassen.

Aufbau der Auswertung

Die Tabelle der Projektauswertung enthält folgende Spalten:

Ist abgerechnet: Zeigt mit Häkchen oder Kreuz an, ob die Leistung bereits in einer Rechnung enthalten ist
Datum, Mitarbeiter, Dauer, Beschreibung: Grunddaten der Buchung
Aktionen: Bearbeiten und Löschen für jeden Eintrag

Was danach passiert

Nach jeder Aktion (Leistungsnachweis, Rechnung, Archivierung) wird die Liste automatisch aktualisiert. Eine Bestätigung erscheint kurz am unteren Bildschirmrand.

Hast du einen Leistungsnachweis erstellt, wird die PDF-Datei heruntergeladen oder angezeigt
Hast du eine Rechnung erzeugt, wird die Rechnungsverwaltung geöffnet – von dort aus kannst du die Rechnung weiterverarbeiten
Hast du Leistungen als abgerechnet gekennzeichnet, werden diese in der Auswertung mit einem Häkchen versehen
Hast du das Projekt archiviert, ist es aus der normalen Projektliste verschwunden – du kannst es aber jederzeit wiederherstellen

Tipps und Hinweise

Zeitraum bei Leistungsnachweisen: Die Voreinstellung ist der letzte Monat. Achte darauf, den Zeitraum korrekt zu setzen, damit alle relevanten Buchungen enthalten sind.
Rechnung und Leistungen als abgerechnet: Diese beiden Funktionen sind nicht automatisch miteinander verbunden. Du kannst eine Rechnung erzeugen und danach separat kennzeichnen, welche Leistungen darin enthalten sind.
Leistungen als abgerechnet kennzeichnen: Diese Funktion ist nur aktiv, wenn noch unbezahlte Leistungen vorhanden sind.
Archivierte Projekte: Ein archiviertes Projekt wird nicht mehr in der normalen Übersicht angezeigt, aber alle seine Daten bleiben erhalten. Du kannst es jederzeit wiederherstellen.