Ein Restaurant einrichten

Du legst hier fest, wie dein Gastronomie-Betrieb arbeitet: Kassenanbindung, Druckeinstellungen, Anzeigeoptionen und alle Reservierungsregeln. Diese Grundeinstellungen gelten für das ganze Restaurant. Danach richtest du die einzelnen Räume und Tische ein.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und wähle Gastro – Tische
2. Du siehst die Liste der Restaurants – klicke auf den Namen eines Restaurants oder eine beliebige Zeile, um es zu bearbeiten

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht ViewGastro. Je nachdem, welche Module du gekauft hast, sind manche Einstellungen nur sichtbar, wenn die Module CashPoint und Stock aktiviert sind.

So gehst du vor

Restaurant erstellen oder bearbeiten

1. Öffne den Bereich Stammdaten (erste Registerkarte).

2. Fülle die Grundinfos aus:

   • Name: Gib einen aussagekräftigen Namen ein, unter dem du das Restaurant wiedererkennst
   • Standort: Wähle den Profit-Center, zu dem dieses Restaurant gehört
   • Kasse (nur wenn du das Modul CashPoint hast): Ordne eine Kasse zu – damit werden Bestellungen direkt an deine Kassenanlage übertragen. Sobald du eine Kasse wählst, wird der Standort automatisch auf den Standort der Kasse gesetzt.

3. Stelle unter Anzeige ein, wie das Restaurant aussehen soll und welche Funktionen sichtbar sind:

   • Bonierlayout: Wähle ein Druckformat – das bestimmt, wie Rechnungen auf dem Bon gedruckt werden
   • Kategorie 'T O P' anzeigen: Schalte diese Kategorie ein, wenn du besondere Topseller-Artikel haben möchtest
   • Zeige 'offene Tische' an: Deine Mitarbeiter sehen dann, welche Tische gerade frei sind
   • Zeige 'To-Go' an: Aktiviere das, wenn du auch Essen zum Mitnehmen anbietest
   • Gänge verwenden: Schalte das an, wenn Bestellungen in mehreren Gängen serviert werden sollen (z. B. Vorspeise, Hauptgang, Dessert)
   • Gänge automatisch freigeben: Der nächste Gang wird automatisch zur Küche geschickt, wenn der vorherige fertig ist
   • Positionsstorno nur mit Begründung: Deine Mitarbeiter müssen dann einen Grund angeben, wenn sie eine Position stornieren
   • Bestellung über QR-Code ermöglichen: Gäste können an ihrem Tisch über einen QR-Code bestellen
   • Zeige Lagerstand an (nur mit Stock-Modul): Im Ordering-System sehen Mitarbeiter, wie viele Artikel noch auf Lager sind

4. Konfiguriere unter Druck, wie deine Bons und Küchendruck aussehen:

   • Drucker aktiv: Schalte das aus, wenn du momentan nicht drucken möchtest
   • Schriftgröße auf Druck und Schriftgröße für Schaltflächen: Wähle kleine, normal oder große Schrift
   • Positionen auf Druck zusammenführen: Gleiche Artikel werden zusammengefasst, z. B. „3x Bier" statt drei einzelne Zeilen
   • Küchendruck nach Gang gruppieren: Bons für die Küche werden nach Gängen sortiert
   • Preis auf Küchendruck drucken: Die Küche sieht Verkaufspreise
   • Positionen anderer Drucker als Info drucken: Wenn mehrere Drucker aktiv sind (z. B. für Küche und Bar), sieht der Bar-Drucker, welche Positionen die Küche druckt

5. Wenn du CashPoint hast, stelle unter Zahlung ein:

   • Schnellzahlung 'BAR': Deine Mitarbeiter haben einen schnellen Zugriff auf Barzahlung
   • Schnellzahlung 'Karte': Schneller Zugriff auf Kartenzahlung

Reservierungen einrichten (falls vorhanden)

Wenn du das Reservierungs-Modul gekauft hast, siehst du eine zweite Registerkarte Reservierungen. Hier stellst du alle Regeln für Online-Buchungen ein:

6. Im Feld Das heißt für Ihre Gäste siehst du sofort, welche Auswirkungen deine Einstellungen haben – grüne Punkte sind Vorteile, orange Warnsymbole sind Einschränkungen.

7. Unter Allgemein aktivierst oder deaktivierst du:

   • Online-Reservierung: Gäste können überhaupt nur buchen, wenn das an ist
   • Automatisch Reservierungen bestätigen: Buchungen werden sofort bestätigt, nicht erst von dir freigegeben
   • Reservierungserinnerungen senden: Gäste bekommen eine automatische Erinnerungs-E-Mail
   • Zahlungsmittel muss hinterlegt werden: Gäste müssen eine Kreditkarte angeben
   • Zu verrechnender Betrag bei No-Show: Wenn ein Gast nicht kommt, wird dieser Betrag abgebucht (z. B. als Stornogebühr)

8. Unter Zeiten stellst du fest, in welchen Abständen Gäste buchen können und wann das Restaurant buchbar ist:

   • Reservierungsintervall: In welchen Zeitabständen können Gäste einen Tisch wählen (z. B. alle 15 oder 30 Minuten)
   • Aufenthaltsdauer: Wie lange sitzt ein Gast durchschnittlich (die Kasse nutzt das zur Kapazitätsplanung)
   • Toleranzzeit zwischen Reservierungen: Puffer zwischen zwei Buchungen (z. B. 15 Minuten für Tischräumung)
   • Letzte Reservierung (Uhrzeit): Ab wann kannst du keine neuen Gäste mehr annehmen (z. B. 22:00 Uhr)
   • Vorlaufzeit für Reservierungen: Wie lange voraus darf dein Gast buchen (z. B. mindestens 2 Stunden im Voraus)
   • Stornofrist: Wie viele Stunden vorher muss ein Gast stornieren, um kostenfrei zu stornieren
   • Reservierbar im Voraus: Wie viele Wochen im Voraus können Gäste maximal buchen
   • Ausnahmeöffnungszeiten: Klicke auf diese Schaltfläche, um Tage einzutragen, an denen dein Restaurant zu anderen Zeiten offen ist oder ganz geschlossen

9. Unter Kapazität legst du fest, wie viele Gäste und Reservierungen passen:

   • Minimale Gruppengröße: Der kleinste Tisch fasst z. B. mindestens 2 Personen
   • Maximale Gruppengröße: Der größte Tisch fasst z. B. maximal 8 Personen
   • Max. Reservierungen pro Zeitslot: Wie viele Reservierungen gleichzeitig um 19:00 Uhr möglich sind
   • Maximale Online-Kapazität: Online-Buchungen dürfen z. B. nur 80 % deiner Gesamtkapazität ausmachen (der Rest bleibt für Laufkundschaft frei)

10. Unter Sperrtage gibst du Tage ein, an denen das Restaurant geschlossen ist oder gar nicht buchbar:

    • Klicke Sperrtag hinzufügen
    • Wähle den Zeitraum (z. B. einen oder mehrere Tage)
    • Trage einen Grund ein (z. B. „Weihnachtsferien"), damit deine Gäste wissen, warum sie nicht buchen können
    • Um einen Sperrtag zu löschen, klicke auf das Löschen-Symbol

11. Unter Bestätigungstext kannst du eine persönliche Nachricht schreiben, die in der Reservierungsbestätigung steht (z. B. „Wir freuen uns auf Sie!").

12. Unter E-Mail-Empfänger (Team) gibst du E-Mail-Adressen ein, die bei jeder neuen Reservierung benachrichtigt werden:

    • Klicke Hinzufügen
    • Gib eine E-Mail-Adresse ein
    • Um eine zu löschen, klicke auf das Löschen-Symbol

13. Unter Darstellung kannst du eine primäre Farbe wählen, die auf der Reservierungs-Website angezeigt wird.

Räume und Tische einrichten

14. Klicke unten auf Speichern, um das Restaurant zu speichern.

Das Restaurant ist jetzt eingerichtet. Speichern bedeutet, dass weboffice sofort prüft, ob alle Pflichtfelder gefüllt sind – wenn etwas fehlt, bekommst du eine Fehlermeldung und kannst es nachtragen.

Danach richtest du die einzelnen Räume und Tische ein. Der nächste Schritt ist, einen neuen Raum (z. B. „Gastraum" oder „Terrasse") zu erstellen, ihm Tische zuzuordnen und deren Sitzplätze festzulegen.

Aufbau des Fensters

Registerkarte Stammdaten: Der Aufbau ist in Gruppen gegliedert. Jede Gruppe fasst zusammengehörige Einstellungen:

• Allgemein: Der Name des Restaurants, sein Standort und optional eine Kasse
• Anzeige: Wie Artikel und Funktionen dem Personal gezeigt werden
• Druck: Druckerverhalten und Bonformat
• Zahlung (nur mit CashPoint): Zahlungsarten zum schnellen Zugriff

Registerkarte Reservierungen (nur mit Reservierungs-Modul): Alle Einstellungen für Online-Buchungen sind hier übersichtlich in Gruppen organisiert:

• Das heißt für Ihre Gäste: Zeigt dir, welche Auswirkungen deine Einstellungen haben
• Allgemein: An/Aus-Schalter für die Kernfunktionen
• Zeiten: Öffnungszeiten, Intervalle, Vorlauffristen
• Kapazität: Personenzahlen und maximale Buchungen
• Sperrtage: Geschlossene Tage eintragen
• Bestätigungstext: Persönliche Nachricht für Gäste
• E-Mail-Empfänger (Team): Liste von Adressen für Benachrichtigungen
• Darstellung: Farben für die Gäste-Website

Was danach passiert

Das Restaurant ist gespeichert. Jetzt musst du die einzelnen Räume einrichten – das sind die Bereiche deines Restaurants wie „Gastraum", „Terrasse" oder „Bar". Zu jedem Raum ordnest du dann Tische zu und bestimmst deren Sitzplätze. Dazu brauchst du den Raumplan.

Die Einstellungen wirken sich sofort aus. Wenn du z. B. einen Drucker ausschaltest oder das To-Go-Angebot verbirgst, sehen deine Mitarbeiter das sofort in ihrer Kasse.

Tipps und Hinweise

• Standardwerte ändern: Du kannst die Einstellungen jederzeit wieder öffnen und ändern – nur bei einer Kasse ist eine Änderung nicht möglich, wenn das Restaurant bereits benutzt wird.
• Reservierungen schrittweise einführen: Nicht alle Schalter müssen an sein. Du kannst mit der reinen Tischplanung starten und Reservierungen später hinzufügen.
• Kapazität richtig schätzen: Nutze die Aufenthaltsdauer und die maximale Gruppengröße, um deine Kapazität pro Zeitfenster zu berechnen. Wenn ein Gast durchschnittlich 90 Minuten sitzt und dein Zeitfenster 30 Minuten, passen maximal 3 Sitzungen pro Tisch in den Dienst.
• Farben für Schnelligkeit: Mit Icons und Farben für Räume und Tische erkennt dein Personal auf dem Raumplan sofort, wo es hin muss.
• Sperrtage rechtzeitig eintragen: Gäste buchen nur Tage, die nicht als Sperrtag markiert sind – trag Urlaub, Feiertage und Betriebsferien früh genug ein.