Online-Terminbuchung einrichten

Du richtest hier ein, wie Kunden über das Internet Termine buchen können. Du legst fest, welche Dienstleistungen buchbar sind, wer sie durchführen darf, an welchen Tagen gebucht werden kann und welche Bedingungen gelten. Am Ende haben deine Kunden einen Link zur Terminbuchung, über den sie selbstständig Termine vereinbaren.

So kommst du hierher

Öffne das Menü System in der Seitenleiste und wähle Standorte. Klicke in der Liste auf einen Standort. Auf der Seite des Standorts findest du die Registerkarte Terminbuchung.

Voraussetzungen

Du brauchst Zugriff auf die Verwaltung und Änderungsrechte für den Standort. Die Dienstleistungen und Mitarbeiter müssen bereits angelegt sein.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in fünf Bereiche aufgeteilt. Oben siehst du den Link zur Terminbuchung, den du an deine Kunden weitergeben kannst. Die darunter liegenden Bereiche steuern, wer was wann buchen darf.

So gehst du vor

Schritt 1: E-Mail-Adressen für Buchungsbestätigungen einrichten

Klicke auf Hinzufügen, um eine E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Gib die E-Mail-Adresse ein, an die bei jeder Online-Buchung eine Benachrichtigung gesendet werden soll. Du kannst mehrere Adressen hinzufügen. Um eine E-Mail-Adresse zu entfernen, klicke auf das Löschen-Symbol am Ende der Zeile.

Schritt 2: Festlegen, welche Mitarbeiter welche Dienstleistungen anbieten

Im Bereich Mitarbeiter-Dienstleistungen siehst du alle Dienstleistungen und Mitarbeiter. Jedes Kästchen stellt eine Kombination dar: Welcher Mitarbeiter darf diese Dienstleistung durchführen?

Klicke ein Kästchen an, um einen Mitarbeiter für eine Dienstleistung freizugeben. Das Kästchen wird grün.
Klicke auf ein Mitarbeiterfoto in der Spaltenüberschrift, um alle Dienstleistungen für diesen Mitarbeiter auf einmal zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Klicke auf das Kontrollkästchen ganz links in einer Zeile, um alle Mitarbeiter für diese Dienstleistung auf einmal zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Schritt 3: Direkte Links zu Terminbuchungen erstellen (optional)

Im Bereich Link-Generator für Terminbuchungen kannst du Links mit vordefinierten Einstellungen erzeugen:

Artikel auswählen: Wähle die Dienstleistung aus, die vorgegeben sein soll.
Mitarbeiter auswählen: Wähle den Mitarbeiter aus, der vorgegeben sein soll.
Datum: Wähle ein Datum aus, auf das die Buchung vorgegeben sein soll.

Klicke auf Link kopieren. Der Link wird in die Zwischenablage kopiert und du kannst ihn weitergeben. Kunden, die diesen Link folgen, sehen die Buchungsseite mit deinen Vorgaben. Klicke auf das Zurücksetzen-Symbol, um alle Vorgaben zu löschen.

Schritt 4: Online-Terminbuchung aktivieren und konfigurieren

Im Bereich Online-Terminbuchung stellst du die Grundeinstellungen ein:

Standort-Beschreibung: Hier kannst du eine Beschreibung eingeben, die Kunden auf der Buchungsseite sehen (z. B. Adresse, besondere Hinweise).
Bedingungen bei Onlinebuchung: Gib Text ein, den der Kunde vor der Buchung bestätigen muss (z. B. Stornobedingungen oder AGBs).
Registrierung mit SMS-Code bestätigen: Schalte den Schalter ein, wenn sich Kunden mit einem SMS-Code verifizieren sollen.
Online-Terminbuchung aktivieren: Schalte diesen Schalter ein, um die Buchung live zu schalten. Solange dieser Schalter aus ist, können Kunden nicht buchen.

Sobald du diesen Schalter einschaltest, erscheinen zusätzliche Einstellungen:

Paralleles Buchen verhindern: Wenn ein Mitarbeiter bereits einen Termin hat, kann kein anderer Kunde einen Termin zur selben Zeit buchen.
Minimale Vorlaufzeit für Buchungen: Gib ein, wie lange vorher ein Termin mindestens gebucht werden muss (z. B. 24 Stunden). Das Feld akzeptiert Eingaben wie "24 Stunden" oder "2 Tage".
KI-Beratung anbieten: Schalte dies ein, wenn du einen KI-Assistenten zur Verfügung hast und Kunden damit beraten lassen möchten.

Diese Einstellungen gelten unabhängig davon, ob Online-Terminbuchung aktiv ist:

Terminerinnerung: Gib ein, wann der Kunde vor seinem Termin eine Erinnerung erhält (z. B. "24 Stunden").
Verkaufsnachricht: Gib ein, wann der Kunde nach seinem Termin eine Nachricht erhält (z. B. "1 Stunde").

Wenn Online-Terminbuchung aktiv ist, kannst du eine Anzahlung verlangen:

Anzahlung bei Onlinebuchung erforderlich: Schalte dies ein.
Prozentual oder Fixbetrag: Wähle, ob die Anzahlung ein Prozentsatz oder ein fester Betrag sein soll.
Anzahlung in Prozent oder Anzahlung Fixbetrag: Gib den Wert ein.
Mindestbestellwert für Anzahlung: Gib ein, ab welchem Buchungswert eine Anzahlung erforderlich ist.

Schritt 5: Wochentage festlegen, an denen Dienstleistungen buchbar sind

Im Bereich Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen legst du fest, an welchen Wochentagen (Montag bis Sonntag) Kunden jede Dienstleistung buchen dürfen:

Ein aktiviertes (grünes) Kästchen bedeutet: An diesem Wochentag ist die Dienstleistung buchbar.
Ein deaktiviertes (grau) Kästchen bedeutet: An diesem Wochentag ist die Dienstleistung nicht buchbar.

Du kannst einzeln arbeiten:

Klicke ein Kästchen an oder aus, um einen einzelnen Wochentag für eine Dienstleistung zu ändern.

Oder du kannst schneller arbeiten:

Klicke auf eine Spaltenüberschrift (z. B. "Mo" für Montag), um diesen Wochentag für alle Dienstleistungen auf einmal zu aktivieren oder zu deaktivieren.
Klicke auf das Kontrollkästchen ganz links in einer Zeile, um alle Wochentage für diese Dienstleistung auf einmal zu aktivieren oder zu deaktivieren.

Schritt 6: Speichern

Klicke auf Speichern, um deine Einstellungen zu sichern.

Was danach passiert

Die Online-Terminbuchung ist jetzt konfiguriert. Der Link zur Buchungsseite steht oben im Bereich Online-Terminbuchung. Du kannst diesen Link an deine Kunden weitergeben. Solange du Online-Terminbuchung aktiviert hast, können Kunden über diesen Link Termine buchen.

Alle deine Einstellungen bleiben erhalten. Du kannst jederzeit zurückkommen und etwas ändern – beispielsweise einen Mitarbeiter hinzufügen, Buchungsbedingungen anpassen oder einzelne Wochentage sperren.

Tipps und Hinweise

Der automatisch generierte Link zur Terminbuchung ändert sich nicht. Du kannst ihn also problemlos auf deiner Website veröffentlichen oder in E-Mails weitergeben.
Wenn du die Online-Terminbuchung deaktivieren möchtest, schalte den Schalter Online-Terminbuchung aktivieren aus. Die Konfiguration bleibt erhalten, Kunden können aber nicht mehr buchen.
Die E-Mail-Adressen, die du bei E-Mail-Empfänger einträgst, erhalten eine Benachrichtigung bei jeder Buchung – auch wenn die Buchung später storniert wird. Achte darauf, dass diese Adressen regelmäßig gelesen werden.
Wenn du Paralleles Buchen verhindern einschaltest, kann der gleiche Mitarbeiter nicht zwei Termine gleichzeitig haben. Das ist sinnvoll, wenn ein Mitarbeiter nur einen Kunden gleichzeitig betreuen kann.