Hier legst du Mitarbeiter an, bearbeitest ihre Daten und ordnest sie Abteilungen zu. Du kannst die Organisationsstruktur deines Unternehmens mit beliebig verschachtelten Abteilungen aufbauen und Mitarbeitern Rechte für einzelne Standorte zuweisen.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü oben links
- Gehe zu Stammdaten > Mitarbeiter
Die Seite zeigt dir links die Abteilungen als Baumstruktur und rechts die Mitarbeiter der gerade ausgewählten Abteilung.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Mitarbeiter verwalten. Für die Verwaltung von Abteilungen ist kein zusätzliches Modul erforderlich.
So gehst du vor
Eine neue Abteilung anlegen
- Klicke auf Abteilung hinzufügen in der Werkzeugleiste oben
- Im Fenster Neue Abteilung gibst du ein:
- Abteilungsbezeichnung: Name der Abteilung, unter dem sie in der Liste angezeigt wird
- Standort: Der Ort oder die Niederlassung, der diese Abteilung angehört – dieser ist erforderlich
- Übergeordnete Abteilung: Wenn diese Abteilung einer anderen untergeordnet sein soll, wähle hier die übergeordnete aus; lasse das Feld leer für eine Abteilung auf oberster Ebene
- Klicke Speichern
Die neue Abteilung erscheint sofort im Baum links. Wenn du eine übergeordnete Abteilung gewählt hast, ist deine neue Abteilung unter dieser verschachtelt.
Eine Unterabteilung anlegen
- Klicke in der Abteilungsliste links auf die Abteilung, unter der eine Unterabteilung entstehen soll
- Klicke oben rechts auf Unterabteilung hinzufügen
- Fülle die Stammdaten wie oben beschrieben aus – die übergeordnete Abteilung ist bereits vorgesetzt
- Klicke Speichern
Eine Abteilung bearbeiten
- Klicke in der Liste links auf die Abteilung
- Klicke oben rechts auf das Stiftsymbol Abteilung bearbeiten
- Ändere die gewünschten Felder
- Klicke Speichern
Einen neuen Mitarbeiter anlegen
Öffne dafür ein beliebiges Fenster zur Mitarbeiterverwaltung – zum Beispiel klicke auf Abteilung hinzufügen oben, um ein Fenster zu öffnen, oder wähle eine Abteilung und scrolle nach unten zum Auswahlfeld
Wähle im Auswahlfeld am unteren Rand unter der Mitarbeiterliste: Mitarbeiter auswählen...
Das Mitarbeiterfenster öffnet sich mit einem leeren Formular für einen neuen Mitarbeiter
Auf der Registerkarte Allgemein gibst du die wichtigsten Daten ein:
- Mitarbeiterbild: Lade ein Foto hoch oder lasse das Feld leer
- Personalnummer: Fortlaufende Nummer zur Kennzeichnung (optional)
- E-Mail: E-Mail-Adresse des Mitarbeiters
- Anrede: Herr, Frau oder keine Zuweisung
- Vorname, Nachname: Erforderlich – diese Namen erscheinen überall in weboffice
- Anzeigename: Wenn leer, werden Vor- und Nachname kombiniert
- Telefon, Handy: Kontaktdaten
- Geburtsdatum: Nur das Jahr wird gespeichert
- Farbe: Farbe für die Anzeige in Kalender und Listen
- Startseite nach Login: Welcher Bereich soll sich öffnen, wenn sich dieser Mitarbeiter anmeldet
- Hauptstandort: Der Standort, an dem dieser Mitarbeiter überwiegend arbeitet – erforderlich
- Standorte: Weitere Standorte, an denen er arbeitet
- Abteilung: Welcher Abteilung dieser Mitarbeiter angehört
Auf der Registerkarte Arbeitszeit-Regeln kannst du festlegen, wie viele Stunden pro Woche dieser Mitarbeiter arbeiten soll
Auf der Registerkarte Rechte vergibst du, auf welche Funktionen von weboffice dieser Mitarbeiter Zugriff hat – aktiviere für jeden Standort die Rechte, die er haben soll
Je nachdem, welche Module in deiner weboffice aktiviert sind, erscheinen weitere Registerkarten für Arbeitsverträge, Dokumente, Terminbuchung, Personaldaten oder PC-Verwaltung
Klicke Speichern
Nach dem Speichern fragt weboffice dich, ob du ein Kennwort für diesen Mitarbeiter vergeben möchtest. Antworte mit Ja, wenn du möchtest, dass sich der Mitarbeiter gleich anmelden kann – dann öffnet sich ein Fenster, in dem du das Kennwort zweimal eingibst und speicherst.
Einen Mitarbeiter einer Abteilung zuordnen
Es gibt zwei Wege:
Über die Abteilung:
- Klicke in der Abteilungsliste links auf die Abteilung
- Scrolle nach unten zur Mitarbeiterliste rechts
- Öffne das Auswahlfeld Mitarbeiter auswählen...
- Wähle den Mitarbeiter – wenn er bereits einer anderen Abteilung angehört, wird er von dort entfernt und der neuen Abteilung hinzugefügt
Im Mitarbeiterfenster:
- Öffne den Mitarbeiter zum Bearbeiten
- Gehe zur Registerkarte Allgemein, Feld Abteilung
- Wähle die Abteilung aus
- Klicke Speichern
Einen Mitarbeiter aus einer Abteilung entfernen
- Klicke in der Abteilungsliste links auf die Abteilung
- Suche den Mitarbeiter in der Liste rechts
- Klicke neben seinem Namen auf das Symbol Aus Abteilung entfernen (Mitarbeiter mit Minuszeichen)
- Der Mitarbeiter wird sofort entfernt und ist danach abteilungslos, kann aber später einer anderen Abteilung zugeordnet werden
Einen Mitarbeiter bearbeiten
- Klicke in der Abteilungsliste auf eine Abteilung, um die Mitarbeiter zu sehen
- Klicke auf den Mitarbeiter oder auf das Stiftsymbol neben seinem Namen
- Das Mitarbeiterfenster öffnet sich mit allen seinen Daten auf mehreren Registerkarten
- Ändere die gewünschten Felder
- Klicke Speichern
Archivieren und Wiederherstellen
Abteilung archivieren:
- Wähle die Abteilung in der Liste links
- Klicke oben rechts auf das Symbol Abteilung archivieren (Karton)
- Bestätige die Sicherheitsabfrage
Die Abteilung wird versteckt und kann später nur noch sichtbar gemacht werden, wenn du den Schalter Zeige archivierte Einträge oben rechts einschaltest.
Abteilung wiederherstellen:
- Schalte Zeige archivierte Einträge ein
- Wähle die archivierte Abteilung
- Klicke auf das Symbol Abteilung wiederherstellen (Uhr mit Pfeil)
Archivierte Mitarbeiter kannst du nicht direkt archivieren. Wenn du in weboffice die Berechtigung Benutzer deaktivieren hast, kannst du einen Mitarbeiter in seinem Benutzerkonto deaktivieren – das erfolgt aber über die Benutzerkonten-Verwaltung, nicht hier.
Aufbau der Seite
Die Seite ist zweigeteilt:
Abteilungsbaum (links):
- Zeigt alle Abteilungen verschachtelt
- Die Zahl neben dem Abteilungsnamen ist die Anzahl der Mitarbeiter, die dieser Abteilung direkt zugeordnet sind
- Klicke auf eine Abteilung, um ihre Mitarbeiter rechts anzuzeigen
Detailansicht (rechts):
- Zeigt den Namen der ausgewählten Abteilung
- Darunter eine Liste aller Mitarbeiter dieser Abteilung mit Namen und E-Mail-Adresse
- Jeder Mitarbeiter hat ein Aktionssymbol zum Bearbeiten und zum Entfernen
- Am unteren Rand ein Auswahlfeld, um neue Mitarbeiter hinzuzufügen
Auf Mobiltelefonen wechselst du zwischen Abteilungsansicht und Mitarbeiterliste mit den Schaltflächen oben.
Werkzeugleiste (oben):
- Abteilung hinzufügen: Neue Abteilung auf oberster Ebene
- Zeige archivierte Einträge: Schalter zum Ein- und Ausblenden von archivierten Abteilungen
Was danach passiert
Der Mitarbeiter ist sofort in weboffice sichtbar und kann sich anmelden, wenn er ein Kennwort hat. Seine Daten sind überall im System verfügbar – bei Buchungen, Auswertungen und Kalendereinträgen.
Die Abteilungsstruktur bestimmt, welche Berichte und Auswertungen verfügbar sind. Viele Module nutzen die Abteilungszugehörigkeit zur Gliederung von Daten.
Tipps und Hinweise
- Kennwort später setzen: Wenn du beim Anlegen eines Mitarbeiters keine Kennwort-Abfrage bekommst oder diese verneint hast, kannst du das Kennwort später jederzeit im Mitarbeiterfenster ändern
- E-Mail ist die Anmeldename: Mitarbeiter melden sich immer mit ihrer E-Mail-Adresse an – achte auf korrekte Schreibweise
- Abteilungen ohne Mitarbeiter: Du kannst beliebig viele leere Abteilungen anlegen, zum Beispiel als Platzhalter für künftige Teams
- Mehrere Standorte: Ein Mitarbeiter kann mehreren Standorten zugeordnet werden; der Hauptstandort ist der für Auswertungen und Standard-Kalenderfarbe
- Rechte pro Standort: Wenn ein Mitarbeiter an mehreren Standorten arbeitet, kannst du für jeden Standort einzeln entscheiden, welche Rechte er hat