Mitarbeiter und Abteilungen verwalten

Hier erfasst du Mitarbeiter, ordnest sie Abteilungen zu und verwaltest ihre Berechtigungen. Du kannst Mitarbeiter schnell finden, deren Daten bearbeiten und ihnen ein Kennwort setzen, damit sie sich anmelden können.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht Mitarbeiter verwalten. Je nach Modul (Zeiterfassung, Kalender, OfficeBox) stehen zusätzliche Felder zur Verfügung.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Stammdaten und wähle Mitarbeiter.

Aufbau der Übersicht

Die Ansicht hat zwei Bereiche:

Links: Abteilungen (in einer Baumstruktur) Hier siehst du die Abteilungen deines Betriebs. Neben jeder Abteilung steht in einem Badge, wie viele Mitarbeiter dort arbeiten. Du kannst Abteilungen aus- und einklappen, um Unterabteilungen zu sehen.

Rechts: Mitarbeiter und Abteilungsdetails Wenn du eine Abteilung auswählst, siehst du deren Name, eine Liste der dort zugeordneten Mitarbeiter und ein Feld, in dem du schnell weitere Mitarbeiter hinzufügen kannst.

Oben rechts kannst du archivierte Einträge ein- und ausblenden.

So gehst du vor

Eine neue Abteilung anlegen

1. Klicke oben links auf Abteilung hinzufügen (grüne Schaltfläche mit Plus-Zeichen).
2. Ein Fenster öffnet sich. Trage ein:
   • Abteilungsbezeichnung: Der Name der Abteilung, unter dem sie in Listen angezeigt wird.
   • Standort: Der Ort oder Profit-Center, dem die Abteilung zugeordnet ist.
   • Übergeordnete Abteilung: Wenn diese Abteilung unter einer anderen hängen soll, wähle hier die übergeordnete Abteilung. Sonst bleibt das Feld leer.
3. Klicke Speichern.

Die Abteilung erscheint jetzt in der Baumstruktur links.

Eine Unterabteilung hinzufügen

1. Wähle die übergeordnete Abteilung in der Baumstruktur links an.
2. Klicke oben rechts in der Abteilungsdetailkarte auf Unterabteilung hinzufügen (grüne Schaltfläche mit Plus-Zeichen).
3. Trage die Daten ein und klicke Speichern.

Eine Abteilung bearbeiten

1. Wähle die Abteilung in der Baumstruktur links an.
2. Klicke in der Abteilungsdetailkarte oben rechts auf das Bearbeiten-Symbol (Stift).
3. Ändere die Felder nach Bedarf und klicke Speichern.

Ein neuer Mitarbeiter

1. Wähle die Abteilung, zu der der Mitarbeiter gehören soll, in der Baumstruktur links an.
2. Unten in der Mitarbeiterliste findest du das Feld Mitarbeiter auswählen... mit einem Plus-Zeichen. Klicke darauf oder tippe einen Namen ein.
3. Aus der angezeigten Liste wählst du den Mitarbeiter aus. Falls der Mitarbeiter noch nicht existiert, wähle Neuer Mitarbeiter, um einen anzulegen.

Ein Fenster öffnet sich mit den Feldern für einen neuen Mitarbeiter. Wenn der Mitarbeiter bereits in einer anderen Abteilung ist, wird er von dort in die neue Abteilung verschoben. War er noch keiner Abteilung zugeordnet, wird er hinzugefügt.

Einen vorhandenen Mitarbeiter bearbeiten

1. Wähle die Abteilung an, zu der der Mitarbeiter gehört.

2. Klicke auf den Namen des Mitarbeiters oder auf das Bearbeiten-Symbol (Stift) neben ihm.

3. Ein Fenster öffnet sich mit mehreren Registerkarten:

   Allgemein

   • Mitarbeiterbild: Lade ein Foto hoch oder lösche es.
   • Stammdaten: Personalnummer, E-Mail, Vorname, Nachname, Anzeigename, Telefon, Handy, Geburtsdatum.
   • Farbe: Wähle eine Farbe, die den Mitarbeiter in Kalendern und Listen kennzeichnet.
   • Startseite nach Login: Welcher Bereich öffnet sich, wenn sich der Mitarbeiter anmeldet.
   • Standort: Der Hauptstandort und weitere Standorte, wo der Mitarbeiter tätig ist.
   • Abteilung: Die Abteilung, zu der der Mitarbeiter gehört.

   Je nach aktiviertem Modul zusätzlich:

   • PC (bei OfficeBox): Ordne dem Mitarbeiter ein Gerät zu.
   • Terminbuchung (bei Kalendermodul): Schalte Online-Buchbarkeit an und gib eine Kurzinfo ein.
   • Personaldaten (bei Zeitmodul): Probezeit, Sozialversicherungsnummer, Vorgesetzter.
   • Adresse, Bankdaten, Personalkosten: Weitere Daten je nach Bedarf.

   Arbeitszeit-Regeln Definiere, wann dieser Mitarbeiter arbeitet (z. B. Vollzeit, Schichten, Wochenendarbeit).

   Rechte Trage Häkchen ein, um dem Mitarbeiter Zugriff auf Funktionen zu geben (z. B. Rechnungen schreiben, Artikel pflegen, Berichte sehen). Die Rechte sind nach Standort sortiert, so dass du unterschiedliche Berechtigungen pro Standort vergeben kannst.

   Dokumente (nur bei vorhandenem Mitarbeiter) Lade Dateien hoch, z. B. Bewerbungen, Verträge oder Zeugnisse.

   Arbeitsvertrag (nur wenn Zeitmodul aktiv) Hinterlege Arbeitsverträge mit Gültigkeitsdatem und Gehalt.

4. Klicke Speichern.

Falls der Mitarbeiter sich noch nie angemeldet hat und du möchtest, dass er ein Kennwort setzt, fragt dich das Programm nach dem Speichern. Antworte mit Ja, um ein Kennwort-Fenster zu öffnen.

Ein Kennwort für einen Mitarbeiter setzen

1. Im Kennwort-Fenster trägst du das neue Kennwort zweimal ein (oben und Bestätigung), damit es richtig ist.
2. Klicke Speichern.
3. Das Programm fragt zur Sicherheit nochmal nach. Klicke Ja, um das Kennwort wirklich zu setzen.

Mitarbeiter aus einer Abteilung entfernen

1. Wähle die Abteilung an.
2. Neben dem Mitarbeiter, den du entfernen möchtest, klicke auf das Löschen-Symbol (Minus in Kreis).

Der Mitarbeiter wird aus der Abteilung entfernt, aber nicht gelöscht – er existiert im System noch, ist aber keiner Abteilung zugeordnet.

Abteilung archivieren oder wiederherstellen

1. Wähle die Abteilung an, die du archivieren möchtest.
2. Klicke oben rechts auf das Archivieren-Symbol (Karton).
3. Das Programm fragt zur Bestätigung nach. Klicke Ja.

Die Abteilung wird daraufhin archiviert und ist im normalen Baum nicht mehr sichtbar. Um archivierte Abteilungen wieder zu sehen, schalte oben rechts die Option Zeige archivierte Einträge an.

Um eine archivierte Abteilung wiederherzustellen, wähle sie an und klicke auf das Wiederherstellen-Symbol (Uhr mit Pfeil).

Was danach passiert

Alle Änderungen werden sofort gespeichert und sind im System verfügbar. Wenn ein Mitarbeiter sich anmeldet, sieht er nur die Funktionen, für die du ihm Rechte gegeben hast.

Für die Verwaltung von Rollen und vordefinierten Berechtigungsgruppen siehe Rollen und Rechte verwalten.

Tipps und Hinweise

• Mitarbeiter verschieben: Du kannst einen Mitarbeiter in die Mitarbeiterliste einer anderen Abteilung ziehen oder ihn dort über das Auswahlfeld neu auswählen. Das Programm erkennt, dass er bereits existiert, und verschiebt ihn statt ihn doppelt anzulegen.
• Abfrage beim Speichern: Wenn du einen Mitarbeiter neu anlegst und kein Kennwort hinterlegst, fragt das Programm nach dem Speichern, ob du sofort eines setzen möchtest. Du kannst das auch später noch tun – der Mitarbeiter kann sich dann noch nicht anmelden.
• Archivierte Abteilungen: Archivierte Abteilungen müssen leer sein. Möchtest du eine Abteilung archivieren, die noch Mitarbeiter enthält, verschiebe sie vorher in andere Abteilungen.
• Personalnummer: Die Personalnummer darf in deinem Betrieb nur einmal vorkommen. Das Programm teilt dir mit, wenn du versuchst, eine bereits vergebene Nummer einzuordnen.