Rollen und Rechte verwalten

Mit Rollen definierst du, welche Funktionen ein Mitarbeiter in weboffice digital nutzen darf. Du erstellst eine Rolle, vergibst ihr Berechtigungen und weist sie dann Mitarbeitern an einzelnen Standorten zu.

So kommst du hierher

1. Klicke in der Seitenleiste auf Stammdaten → Mitarbeiter.
2. Oben in der Übersicht wählst du die Registerkarte Rollen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Verwalten von Mitarbeitern. Für die Zuweisung von Rollen zu Mitarbeitern müssen diese bereits angelegt sein.

Aufbau der Rollenliste

Die Liste zeigt alle bereits erstellten Rollen mit ihrer Bezeichnung. Du kannst jede Rolle öffnen, um ihre Berechtigungen zu bearbeiten oder Mitarbeiter zuzuweisen. Systemrollen (die von weboffice mitgeliefert werden) kannst du nicht löschen.

So gehst du vor

Eine neue Rolle anlegen

1. Klicke auf Hinzufügen.
2. Ein Fenster öffnet sich. Trage im Feld Rollenbezeichnung einen Namen ein, unter dem du die Rolle wiederfindest.
3. Im Bereich Rechte siehst du alle verfügbaren Berechtigungen, gruppiert nach Funktionsbereichen (z. B. Aufgabenplanung, Aufträge, Buchhaltung). Schalte die Schalter für die Rechte ein, die diese Rolle haben soll.
   • Ein eingeschalteter Schalter bedeutet: Mitarbeiter mit dieser Rolle können diese Funktion nutzen.
   • Ein ausgeschalteter Schalter bedeutet: Diese Funktion ist für sie nicht zugänglich.
4. Im Bereich Benutzer siehst du eine Tabelle aller Mitarbeiter. Die Spalten sind die Standorte, die in deinem Betrieb eingerichtet sind. Setze für jeden Mitarbeiter an jedem Standort ein Häkchen, dem du diese Rolle zuweisen möchtest.
   • Ein grau ausgegrautes Symbol bedeutet: Der Mitarbeiter ist diesem Standort nicht zugeordnet und kann dort keine Rolle bekommen.
5. Klicke auf Speichern. Die Rolle wird gespeichert und das Fenster schließt sich.

Eine bestehende Rolle bearbeiten

1. Doppelklicke in der Rollenliste auf die Rolle, die du ändern möchtest. Oder klicke auf das Stiftsymbol neben der Rolle.
2. Das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Du kannst jetzt:
   • Die Rollenbezeichnung ändern.
   • Berechtigungen hinzufügen oder entfernen, indem du die Schalter um- oder ausschaltest.
   • Mitarbeiter hinzufügen oder entfernen, indem du Häkchen setzt oder löschst.
3. Klicke auf Speichern, um deine Änderungen zu speichern.

Eine Rolle löschen

1. Klicke in der Rollenliste neben der Rolle auf das Papierkorbsymbol.
2. Ein Bestätigungsfenster erscheint. Klicke auf Ja, um die Rolle wirklich zu löschen.
   • Hinweis: Systemrollen können nicht gelöscht werden; die Löschen-Schaltfläche ist bei ihnen deaktiviert.

Was danach passiert

Die Rollen sind sofort gültig. Mitarbeiter, denen du eine Rolle zugewiesen hast, können ab sofort nur noch die Funktionen nutzen, für die diese Rolle berechtigt ist. Änderungen an Rollen wirken sich auf alle Mitarbeiter aus, denen diese Rolle zugewiesen ist.

Du kannst eine Rolle jederzeit erneut bearbeiten, um Berechtigungen zu erweitern oder einzuschränken oder um weitere Mitarbeiter hinzuzufügen.

Tipps und Hinweise

• Rollen wiederverwenden: Erstelle Rollen für typische Aufgaben (z. B. „Kassierer", „Lagerverwalter", „Manager"). So musst du Berechtigungen nicht immer wieder einzeln zusammenstellen.
• Berechtigungen sind kumulativ: Wenn ein Mitarbeiter an mehreren Standorten die gleiche Rolle hat, ändern sich die Berechtigungen nicht — sie gelten einfach mehrfach.
• Änderungen sofort aktiv: Wenn du eine Rolle bearbeitest, wirkt sich das sofort auf alle Mitarbeiter mit dieser Rolle aus.
• Systemrollen ansehen, aber nicht ändern: Systemrollen sind vorgegeben und können nicht gelöscht oder umbenannt werden. Du kannst sie öffnen, um zu sehen, welche Berechtigungen sie haben.