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Projektbuchungen zusammenfügen

Projektbuchungen zusammenfügen

Auf dieser Seite fasst du mehrere einzelne Projektbuchungen eines Mitarbeiters zu einer gemeinsamen Abrechnungsposition zusammen. Dies ist besonders nützlich, wenn ein Mitarbeiter mehrere kleine Buchungen für dieselbe Tätigkeit gemacht hat, die in der Abrechnung als eine Position erscheinen sollen. Du kannst sowohl manuell auswählen als auch automatisch zusammenfassen lassen.

Voraussetzungen

  • Du befindest dich im Prozess der Projektabrechnung
  • Es müssen mehrere Projektbuchungen vorhanden sein, die zusammengefasst werden können
  • Die Buchungen sollten vom selben Mitarbeiter und für dasselbe Projekt sein

Aufbau der Seite

Auswahl-Bereich:

  • Mitarbeiter-Auswahlfeld: Wähle den Mitarbeiter, dessen Buchungen zusammengefasst werden sollen
  • Projekt-Auswahlfeld: Wähle das spezifische Projekt (erscheint nach Mitarbeiter-Auswahl)

Buchungs-Tabelle mit folgenden Spalten:

  • Auswahlkästchen: Zum Markieren der zusammenzufassenden Buchungen
  • Datum: Das Datum der Projektbuchung
  • Projekt: Der Projektname
  • Mitarbeiter: Der Name des Mitarbeiters
  • Aufgabe: Details zur bearbeiteten Aufgabe
  • Tätigkeit: Die Art der durchgeführten Arbeit
  • Artikel: Der zugeordnete Abrechnungsartikel
  • Dauer: Die gebuchte Arbeitszeit

Aktions-Schaltflächen:

  • Datum auf heute setzen: Setzt das Datum aller ausgewählten Buchungen auf heute
  • Zusammenfügen: Fasst die markierten Buchungen zu einer Position zusammen
  • Automatisch zusammenfassen: Fasst automatisch Buchungen mit gleicher Beschreibung zusammen

So arbeitest du mit dieser Seite

Mitarbeiter und Projekt auswählen:

  1. Wähle zunächst den gewünschten Mitarbeiter aus dem Auswahlfeld
  2. Nach der Mitarbeiter-Auswahl erscheint das Projekt-Auswahlfeld
  3. Wähle das spezifische Projekt, dessen Buchungen zusammengefasst werden sollen
  4. Die Tabelle zeigt nun alle relevanten Buchungen an

Manuelle Zusammenfassung:

  1. Markiere die Auswahlkästchen der Buchungen, die zusammengefasst werden sollen
  2. Du kannst das Kästchen in der Kopfzeile verwenden, um alle Buchungen auf einmal zu markieren
  3. Klicke auf "Zusammenfügen", um die markierten Buchungen zu kombinieren
  4. Bestätige die Zusammenfassung im Bestätigungsfenster

Automatische Zusammenfassung:

  1. Klicke auf "Automatisch zusammenfassen"
  2. Das System gruppiert automatisch Buchungen mit identischer Beschreibung
  3. Alle Gruppen mit mehr als einer Buchung werden automatisch zusammengefasst
  4. Die Aktion wird bestätigt und die Ergebnisse angezeigt

Datum anpassen:

  1. Markiere die gewünschten Buchungen
  2. Klicke auf "Datum auf heute setzen"
  3. Alle markierten Buchungen erhalten das heutige Datum

Zusammenfassungs-Regeln

Voraussetzungen für Zusammenfassung:

  • Mindestens 2 Buchungen müssen ausgewählt sein
  • Alle Buchungen müssen dieselbe Tätigkeitsart haben
  • Buchungen mit unterschiedlichen Tätigkeiten können nicht zusammengefasst werden

Was passiert beim Zusammenfassen:

  • Die Dauern aller ausgewählten Buchungen werden addiert
  • Die Beschreibungen werden kombiniert (durch Zeilenumbrüche getrennt)
  • Das Datum der ersten Buchung wird übernommen
  • Alle ursprünglichen Buchungs-IDs werden gespeichert
  • Die Einzelbuchungen werden durch eine neue Sammelposition ersetzt

Tipps und Hinweise

  • Mindestauswahl: Du musst mindestens 2 Buchungen auswählen, um sie zusammenfassen zu können
  • Tätigkeits-Kompatibilität: Nur Buchungen mit derselben Tätigkeit können zusammengefasst werden
  • Beschreibungs-Kombination: Die Beschreibungen werden intelligent kombiniert, doppelte Einträge werden vermieden
  • Automatische Erkennung: Die automatische Zusammenfassung erkennt Buchungen mit identischen Beschreibungen
  • Datum-Vereinheitlichung: Nutze die Datum-Funktion, um alle Buchungen auf ein einheitliches Datum zu setzen
  • Vorschau prüfen: Überprüfe die Auswahl vor der Zusammenfassung sorgfältig
  • Rückgängig nicht möglich: Die Zusammenfassung kann nicht rückgängig gemacht werden

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