Bankbuchungen Eingangsrechnungen zuordnen

Hier ordnest du Kontoauszugsbuchungen deinen Eingangsrechnungen zu – entweder automatisch oder manuell. Das ist der Abschluss deiner Rechnungsbearbeitung: Erst erfasst du die Rechnung, dann verknüpfst du sie mit der Bankbuchung, um sicherzugehen, dass die Zahlung angekommen ist.

So kommst du hierher

1. Öffne Buchhaltung > Bankkonten in der Seitenleiste.
2. Wähle ein Bankkonto aus der Liste.
3. Du siehst jetzt alle Kontobewegungen dieses Kontos.

Voraussetzungen

• Du benötigst Zugriff auf den Bereich Buchhaltung.
• Mindestens eine Eingangsrechnung muss bereits erfasst sein.
• Mindestens eine Kontobewegung muss auf deinem Bankkonto registriert sein (entweder importiert oder manuell eingegeben).

So gehst du vor

Automatische Zuordnung

1. Klicke auf die Schaltfläche Automatisch zuordnen oben in der Werkzeugleiste.

   weboffice sucht jetzt nach Übereinstimmungen zwischen offenen Rechnungen und Kontobewegungen – nach Betrag, Lieferantenname und anderen Merkmalen.

2. Sobald die Suche abgeschlossen ist, siehst du eine Tabelle mit den gefundenen Vorschlägen. Jede Zeile zeigt:

   • Ein Kontrollkästchen (zunächst leer)
   • Name: Name der Kontobewegung
   • Datum: Tag der Buchung
   • Verwendungszweck: Text der Überweisung
   • Betrag: Buchungsbetrag
   • Eingangsrechnung: Nummer und Name des Lieferanten (als Schaltfläche)
   • Referenz: Referenznummer der Rechnung
   • Rechnungsbetrag: Betrag der Eingangsrechnung

3. Aktiviere das Kontrollkästchen bei jedem Vorschlag, den du annehmen möchtest. Du kannst damit überprüfen, ob Betrag und Lieferant stimmen.

4. Um eine Rechnung vorher anzuschauen, klicke auf die Schaltfläche mit der Rechnungsnummer – ein Vorschaufenster öffnet sich mit den Dokumenten.

5. Klicke auf Ausgewählte zuordnen, wenn du mit deiner Auswahl fertig bist. Die Schaltfläche zeigt in Klammern, wie viele Zuordnungen du gewählt hast.

   Alle markierten Paare werden jetzt verknüpft. weboffice bestätigt die Anzahl der erfolgreich übernommenen Zuordnungen.

Manuelle Zuordnung

Wenn du eine Kontobewegung lieber manuell mit einer Rechnung verbinden möchtest oder die automatische Suche keine Treffer findet:

1. Doppelklick auf die Kontobewegung in der Tabelle, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol).

2. Das Fenster Transaktion bearbeiten öffnet sich. Links siehst du die Daten der Kontobewegung:

   • Datum: Tag der Buchung
   • Empfänger: Name des Kontopartners
   • Empfänger-IBAN: IBAN des Gegenkontos
   • Betrag: Buchungsbetrag
   • Verwendungszweck: Überweisungstext

   Rechts siehst du die Liste Offene Rechnungen.

3. Standardmäßig werden nur Rechnungen angezeigt, die noch nicht bezahlt sind und zu deiner aktuellen Gewinnstelle passen. Um alle erfassten Rechnungen zu sehen, aktiviere das Kontrollkästchen Zeige alle Eingangsrechnungen an.

4. Suche die passende Rechnung in der Liste und klicke auf die grüne Schaltfläche Mit Transaktion verbinden (Link-Symbol). Du kannst auch mehrere Rechnungen mit der gleichen Buchung verbinden, falls die Zahlung mehrere Rechnungen deckt.

   Die Schaltfläche wird rot und zeigt Von Transaktion entfernen, wenn die Rechnung bereits verknüpft ist.

5. Speichere deine Änderungen mit Speichern.

   Die Kontobewegung ist jetzt mit der Rechnung verbunden und wird von der Liste der ausstehenden Buchungen entfernt (solange du den Filter Zeige alle Transaktionen nicht aktiviert hast).

Neue Kontobewegung erfassen

Wenn eine Zahlung nicht automatisch erfasst wurde (zum Beispiel eine Bareinzahlung oder eine interne Überweisung):

1. Klicke auf Hinzufügen oben in der Werkzeugleiste.

2. Das Fenster Neue Transaktion öffnet sich.

3. Trage die Daten der Buchung ein:

   • Datum: Tag der Zahlung
   • Empfänger: Wer hat das Geld erhalten oder gesendet
   • Empfänger-IBAN: IBAN des Kontopartners (optional)
   • Betrag: Buchungsbetrag
   • Verwendungszweck: Beschreibung oder Referenz

4. Wähle die entsprechende Eingangsrechnung aus der Liste Offene Rechnungen aus und klicke Mit Transaktion verbinden.

5. Speichere mit Speichern.

Aufbau der Seite

Werkzeugleiste oben:

• Hinzufügen: Neue Kontobewegung erfassen
• Datendatei importieren: Bankkontoauszüge aus einer Datei laden
• Automatisch zuordnen: Vorschläge für Zuordnungen suchen

Schalter rechts oben:

• Zeige alle Transaktionen: Standardmäßig siehst du nur noch nicht erledigte Buchungen. Aktiviere diesen Schalter, um auch fertig bearbeitete einzublenden.

Tabelle Kontobewegungen:

• Erledigt: Kontrollkästchen – ist grün gehakt, wenn die Buchung mit mindestens einer Rechnung verknüpft ist und diese als fertig markiert wurde.
• Datum: Tag der Buchung
• Name: Name des Empfängers oder Zahlers
• Verwendungszweck: Beschreibung oder Referenz
• Betrag: Buchungsbetrag
• Rechnungen: Verknüpfte Eingangsrechnungen (anklickbar für Vorschau)
• Aktionsschaltflächen: Als fertig/unfertig markieren, bearbeiten, löschen

Was danach passiert

Sobald du eine Kontobewegung mit einer Eingangsrechnung verknüpfst und die Rechnung als fertig markierst, wird die Buchung aus der Standardansicht ausgeblendet (sichtbar nur mit Zeige alle Transaktionen). Du kannst die Zuordnung jederzeit rückgängig machen oder bearbeiten, indem du die Kontobewegung öffnest und die Verknüpfung trennst.

Verknüpfte Rechnungen können bei Bedarf über weitere Aktionen bearbeitet oder in Kasseneinträge umgewandelt werden.

Tipps und Hinweise

• Die automatische Zuordnung funktioniert am besten, wenn der Lieferantenname und der Betrag exakt übereinstimmen. Typos oder Rundungen können die Suche behindern.
• Du kannst eine Kontobewegung mit mehreren Rechnungen verbinden (zum Beispiel bei einer Sammelzahlung). Füge einfach weitere Rechnungen hinzu.
• Wenn du eine Rechnung manuell erfasst, aber keinen Kontoauszug dafür hast, kannst du trotzdem eine Kontobewegung anlegen und diese verknüpfen – das ist besonders für bargeldlose Zahlungen wie Daueraufträge praktisch.
• Aktiviere Zeige alle Transaktionen, um auch alte, bereits erledigte Buchungen anzuschauen – nützlich zur Kontrolle oder bei nachträglichen Änderungen.