Gäste bei der Anreise abwickeln

Du verwaltest hier die erwarteten Gäste des heutigen Tages: Zimmer zuteilen, Meldeschein unterschreiben lassen, Notizen erfassen und schließlich den Check-in durchführen. Damit die Gäste reibungslos ins Hotel kommen und du alle behördlichen Anforderungen erfüllst.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Hotel > Anreise.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht „Hotel-Rezeption". Es muss mindestens eine Reservierung für heute existieren.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt drei Reiter:

• Anreisen: Gäste, die heute erwartet werden
• Im Haus: Gäste, die derzeit eingecheckt sind
• Abreisen: Gäste, die heute abreisen

In der Tabelle findest du für jeden Gast die Reservierungsnummer, den Namen, das zugeteilte Zimmer und die Zimmerkategorie. Spalten wie Anreisedatum, Abreisedatum, Anzahl der Erwachsenen und Verpflegung zeigen weitere Details. Die Spalte Zustand zeigt den Status des Aufenthalts (etwa „Erwartet" oder „Eingecheckt"), die Spalte Meldeschein den Stand des Registrierungsformulars (etwa „offen" oder „unterschrieben").

So gehst du vor

Zimmer zuteilen (optional vor dem Check-in)

Wenn ein Gast noch kein Zimmer hat oder du ein anderes Zimmer zuteilen möchtest:

1. Wähle den Gast in der Tabelle.
2. Klicke die Schaltfläche Zimmer zuteilen.
3. Im Fenster wählst du aus der Liste ein freies Zimmer. Die Liste zeigt die Zimmernummer, die Kategorie und den Reinigungsstatus (etwa „schmutzig", „in Arbeit", „gereinigt" oder „geprüft").
   • Zimmer: Pflichtfeld. Wähle ein Zimmer in der gebuchten Kategorie oder einer höheren.
   • Preis beibehalten: Wenn du ein Zimmer einer anderen Kategorie zuteilst, behält diese Einstellung den ursprünglichen Preis. Wenn du sie ausmachst, berechnet das System den Preis der neuen Kategorie.
   • Kategoriewechsel erlauben: Diese Einstellung ermöglicht dem Gast, später noch in eine andere Kategorie zu wechseln.
4. Klicke Zuteilen. Das Zimmer ist jetzt dem Aufenthalt zugeordnet.

Automatisch zuteilen: Wenn mehrere Gäste noch kein Zimmer haben, klicke Automatisch zuteilen, um sie in einem Schritt zuzuweisen. Das System weist jedem Gast ein passendes freies Zimmer zu.

Notizen erfassen (optional)

Um Besonderheiten, Wünsche oder Vorkommnisse festzuhalten:

1. Wähle den Gast und klicke Notizen.
2. Im Fenster trägst du ein:
   • Für wen: Wähle, wem die Notiz gilt (etwa „Gastwunsch", „Rezeption", „Hauswirtschaft", „Küche", „Vorfall", „Beschwerde" oder „Intern").
   • Sichtbarkeit: Bestimme, wer die Notiz sehen darf: „für alle sichtbar", „nur intern" oder „vertraulich".
   • Notiz: Dein Text (bis zu 2000 Zeichen). Gastwünsche erscheinen zusätzlich als Merker in der Anreiseliste.
3. Klicke Speichern.

Im Bereich „Bisherige Notizen" siehst du alle erfassten Einträge mit Zeitstempel, Verfasser und Sichtbarkeit. Du kannst Notizen löschen.

Meldeschein ausfüllen und unterschreiben

Das Meldeschein-Fenster öffnet sich über die Schaltfläche Meldeschein:

1. Wähle den Gast und klicke Meldeschein.
2. Wenn noch kein Meldeschein existiert, erhältst du einen Hinweis. Der Meldeschein entsteht automatisch beim Check-in.
3. Falls ein Meldeschein vorhanden ist, füllst du für jeden gemeldeten Gast aus:
   • Ausweisart: Wähle die Art des Ausweisdokuments (Reisepass, Personalausweis, Führerschein, Aufenthaltstitel, Reisedokument oder Sonstiges).
   • Ausweisnummer: Die Nummer vom Dokument.
   • Gültig bis: Das Ablaufdatum.
   • Klicke Ausweis speichern für jeden Gast.
4. Im Bereich „Unterschrift des Gastes" lässt du den Gast direkt im Formular unterschreiben (auf dem Bildschirm oder Touchpad). Klicke Unterschrift übernehmen, um sie zu speichern. Der Meldeschein ist dann unterschrieben und wird unter Hotel > Meldescheine abgelegt.

Check-in durchführen

Der eigentliche Check-in verknüpft alle bisherigen Schritte:

1. Wähle den Gast und klicke Check-in.
2. Im Fenster prüfst du und fügst hinzu:
   • Zimmer: Zeigt das zugeteilte Zimmer. Wenn nötig, kannst du es hier noch wechseln. Ein ungereinigtes Zimmer wird dir als Warnung angezeigt.
   • Gast: Für jeden Gast (Hauptgast und Mitreisende) wählst du einen Kunden oder legst ihn neu an. Das ist Pflicht. Die Gastzahl sollte der Buchung entsprechen.
   • Staatsangehörigkeit: Wähle das Land.
   • Ortstaxenpflichtig: Setze den Haken für jeden Gast, der Ortstaxe zahlt.
   • Kaution brutto: Gib den Betrag ein (optional).
   • Art: Wähle die Zahlungsart der Kaution (Vorautorisierung, Karte oder Bar).
   • Beleg oder Freigabenummer: Notiere die entsprechende Nummer.
   • Vermerk: Ein optionaler Vermerk zum Aufenthalt.
   • Meldeschein anlegen: Setze diesen Haken, um den Meldeschein beim Check-in zu erzeugen. Dann kannst du ihn später ausfüllen und unterschreiben lassen.
3. Klicke Einchecken. Der Gast ist jetzt eingecheckt und kann sein Zimmer beziehen.

Check-out durchführen (bei Abreise)

Wenn der Gast abreist:

1. Wechsle zum Reiter Abreisen, wähle den Gast und klicke Check-out.
2. Im Fenster siehst du:
   • Zimmer und Gast: Bestätigung.
   • Offener Saldo: Falls noch Kosten offen sind, wird das Konto im Gastkonto-Bereich gezeigt. Ist der Saldo negativ, musst du ihn ausgleichen oder die Nullsaldo-Pflicht bewusst aufheben.
   • Wenn die geplante Abreise noch in der Zukunft liegt, zeigt das System die noch unbezahlten Nächte an.
3. Stelle die Optionen:
   • Nur bei ausgeglichenem Konto abschließen: Mit dieser Einstellung lässt sich der Check-out nur durchführen, wenn der Saldo null ist. Ohne Haken kannst du trotz offener Beträge abschließen.
   • Zimmer als zu reinigen melden: Der Housekeeping-Status wird auf „schmutzig" gesetzt, damit das Zimmer gereinigt wird.
   • Abreise auf heute setzen (nur wenn noch Nächte offen sind): Kürzt den Aufenthalt auf heute.
4. Füge optional einen Vermerk hinzu.
5. Klicke Auschecken. Der Gast ist ausgecheckt.

Was danach passiert

Nach dem Check-in erscheint der Gast im Reiter Im Haus und wird aus der Anreisen-Liste entfernt. Nach dem Check-out wechselt er in den Status „Ausgecheckt" und die Abrechnung ist abgeschlossen.

Meldescheine, die unterschrieben wurden, liegen zur Weitergabe oder Archivierung vor. Alle erfassten Notizen bleiben für zukünftige Aufenthalte sichtbar.

Tipps und Hinweise

• Kein Zimmer ohne Gast: Ist kein Zimmer zugeteilt, zeigt das System eine Warnung und der Check-in ist nicht möglich. Nutze Automatisch zuteilen oder teile manuell zu.
• Geburtsdatum für den Meldeschein: Fehlt das Geburtsdatum im Kundendatensatz, trage es über das Bearbeitungs-Symbol beim Gast nach. Es ist für den Meldeschein notwendig.
• Mitreisende: Im Check-in kannst du weitere Gäste hinzufügen und wieder entfernen. Das ist wichtig für die korrekte Berechnung der Ortstaxe.
• Doppelklick: Ein Doppelklick auf einen Gast im Reiter Anreisen öffnet direkt den Check-in.