Rechnung schreiben
Aus einem Auftrag oder Angebot erstellst du eine Rechnung. weboffice zeigt dir dabei den Status der Rechnung – ob sie bezahlt, überfällig oder storniert ist – und verknüpft automatisch alle zusammenhängenden Vorgänge wie Lieferscheine oder Folgerechnungen.
Voraussetzungen
Du brauchst ein gespeichertes Angebot oder einen bestätigten Auftrag, aus dem du eine Rechnung ausstellen möchtest.
So gehst du vor
Öffne die Rechnung aus dem Auftrag oder Angebot heraus. weboffice zeigt dir die aktuelle Information zur Rechnung in einem Bereich an.
Lies den Rechnungsstatus – ein Icon und ein Text zeigen dir auf einen Blick, in welchem Zustand die Rechnung ist:
- Zahlbar: Die Rechnung wartet noch auf Bezahlung – der Text sagt dir, wie viele Tage bis zur Fälligkeit verbleiben.
- Teilzahlung erhalten: Der Kunde hat einen Teil bezahlt; der restliche Betrag ist noch offen.
- Überfällig: Die Zahlungsfrist ist abgelaufen – der Text zeigt, um wie viele Tage.
- Bezahlt: Der volle Betrag ist eingegangen.
- Storniert: Die Rechnung wurde ungültig gemacht.
- Mahnwesen: Der Vorgang läuft in der Zahlungserinnerung.
- Uneinbringlich oder Zweifelhaft: weboffice hat die Forderung als ausfallgefährdet oder nicht eintreibbar gekennzeichnet.
Prüfe die Vorgänger, falls vorhanden – ein Icon mit Pfeilen nach links zeigt dir, von welchem früheren Auftrag oder Angebot diese Rechnung stammt. Klicke darauf, um zum Vorgänger zu springen.
Sieh dir die Folgerechnungen an, falls vorhanden:
- Ist es nur eine Folge (z. B. eine Gutschrift oder wiederkehrende Rechnung), wird sie mit Nummer angezeigt – klick darauf, um sie zu öffnen.
- Sind es mehrere Folgen, klick auf die Schaltfläche Folgeaufträge mit der Anzahl. Ein Fenster öffnet sich und zeigt alle Rechnungen, die aus dieser entstanden sind. Wähle eine aus, um sie zu öffnen.
Prüfe die Mahnungen, falls angezeigt – jede Mahnung ist mit einem Glockensymbol gekennzeichnet und zeigt ihren Status. Klick darauf, um die Mahnung zu bearbeiten oder zu versenden.
Aufbau des Bereichs
Der Bereich zeigt vier Arten von Informationen übereinander:
- Rechnungsstatus: Ein farbiges Icon mit Statustext oben. Er wird automatisch aktualisiert, sobald sich der Zahlungsstand oder die Fälligkeit ändert.
- Vorgänger: Falls die Rechnung aus einem früheren Auftrag oder Angebot stammt, wird dieser hier mit Icon und Nummer angezeigt. Du kannst darauf klicken, um dorthin zu springen.
- Folgerechnungen und verbundene Aufträge: Hier siehst du Gutschriften, Stornierungen oder weitere Rechnungen, die aus dieser entstanden sind. Bei mehreren Einträgen öffnet sich ein Fenster mit einer Übersicht.
- Mahnungen: Jede Mahnung wird mit Glockensymbol und aktuellem Status angezeigt. Du kannst sie anklicken, um Details zu sehen oder sie zu versenden.
Was danach passiert
Die Rechnung ist jetzt sichtbar und alle ihre Verbindungen – Vorgänger und Folgedokumente – sind dokumentiert. Abhängig vom Status kannst du nun:
- Eine Zahlung erfassen, wenn Geld eingegangen ist
- Eine Mahnung versenden, wenn die Rechnung überfällig wird
- Die Rechnung per E-Mail versenden
- Eine Gutschrift oder Stornierung ausstellen, wenn nötig
- Eine wiederkehrende Rechnung einrichten, falls die Leistung regelmäßig erbracht wird
Tipps und Hinweise
- Der Rechnungsstatus wird automatisch aktualisiert, sobald eine Zahlung erfasst wird oder die Fälligkeit sich ändert.
- Klick auf jede Mahnung, um zu sehen, ob sie bereits versendet wurde und wann die nächste fällig ist.
- Sind mehrere Folgeaufträge vorhanden (z. B. weil eine Teilgutschrift ausgestellt wurde), zeigt dir das Fenster alle zusammen – so behältst du den Überblick über alle Varianten der Rechnung.