Auftrag stornieren oder Gutschrift erstellen

Du erstellst eine Gutschrift für einen bereits gebuchten Auftrag oder stellst einen Auftrag als storniert dar. Das ist nötig, wenn du eine Rechnung rückgängig machen, eine Leistung gutschreiben oder einen Auftrag annullieren musst.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht "Rechnungen ansehen". Je nach Auftrag und Aktion brauchst du zusätzlich Schreibrechte.

Aufbau der Bearbeitungsseite

Die Seite ist in drei Bereiche aufgeteilt:

• Baum (links): Auftragsdaten, Positionsgruppen und einzelne Positionen des neuen Belegs. Du wählst hier aus, was bearbeitet werden soll.
• Bearbeitung (Mitte): Felder für die Eingabe und Änderung von Daten. Der Inhalt ändert sich, je nachdem was du links auswählst.
• Vorschau (rechts): Live-Ansicht des fertigen Belegs mit allen Berechnungen.

Auf Mobilgeräten wechselst du zwischen diesen Ansichten über drei Schaltflächen oben.

So gehst du vor

1. Öffne den ursprünglichen Auftrag. Navigiere zur Liste der entsprechenden Auftragsart (Rechnungen, Lieferscheine, Angebote) und wähle den Beleg aus, für den du eine Gutschrift oder Storno erstellen möchtest.

2. Wähle die Aktion zur Gutschrift oder Storno. Der genaue Weg hängt vom Auftragstyp ab. In der Regel findest du eine Schaltfläche oder ein Menü, das dir erlaubt, einen Folgebeleg zu erstellen (zum Beispiel "Gutschrift erstellen" oder "Storno").

3. Das System öffnet die Bearbeitungsseite für einen neuen Beleg. Der neue Auftrag ist vorgefüllt mit den Daten des ursprünglichen Belegs – allerdings mit umgekehrten Vorzeichen (bei einer Gutschrift: negative Mengen oder Beträge). Die Beleg-Nummer und das Datum sind noch nicht vergeben.

4. Überprüfe die Positionen.

   • Wähle im Baum links eine Position aus, um sie zu kontrollieren.
   • Bearbeite sie nach Bedarf: ändere Mengen, Preise oder Beschreibungen.
   • Du kannst Positionen löschen, duplizieren oder verschieben.
   • Ändere bei Bedarf auch die Positionsgruppen.

5. Bearbeite die Kopfdaten. Wähle im Baum den obersten Punkt (Auftrag & Kunde) aus:

   • Auftragsdatum: Das Datum des neuen Belegs. Vorbelegt mit heute, ändert sich bei Finalisieren auf das aktuelle Datum.
   • Standort: Der Profit-Center, von dem aus dieser Beleg läuft.
   • Kunde: Der Auftraggeber. Bei Gutschriften ist das in der Regel der Kunde des Originalauftrags.
   • Ansprechpartner (falls vorhanden): Der Kontakt beim Kunden – wird automatisch vom Originalauftrag übernommen.
   • Besteuerung: Die Umsatzsteuer-Einstellung (normal steuerpflichtig, Reverse Charge, innergem. Lieferung usw.). Dies wird vom Kunden übernommen; ändere es nur, wenn die Besteuerung abweicht.
   • Zahlbar bis oder Gültig bis (je nach Belegnart): Zahlungsziel bzw. Gültigkeitsdauer.
   • Bruttorechnung: Wechsle hier zwischen Netto- und Bruttoanzeige, wenn nötig.
   • Skonto (%) und Skonto (Tage): Skontosätze – werden vom Kunden übernommen.
   • Referenznummer: Eine externe Bestellnummer oder Referenz für den Kunden (optional).
   • Artikelnummer anzeigen: Schaltet um, ob Artikelnummern im Beleg sichtbar sind.
   • Leistungszeitraum: Der Zeitraum, in dem die Leistung erbracht wurde (optional).

6. Bearbeite Kopf- und Fußtext. Wähle im Baum den Punkt "Texte" und gib bei Bedarf einen Kopftext (etwa eine Gutschrift-Erklärung) und einen Fußtext (Zahlungsbedingungen) ein.

7. Speichere den Beleg.

   • Klicke auf Finalisieren, um den Beleg abzuschließen und eine Beleg-Nummer zu vergeben. Der Beleg wird dann gebucht.
   • Oder klicke auf Als Entwurf speichern, um den Beleg vorerst als Entwurf zu speichern und später fortzufahren.

Was danach passiert

Der neue Beleg (Gutschrift oder Storno) wird mit einer Beleg-Nummer und Datum gespeichert. Er wird nun in der Belekliste sichtbar und kann von dort aus weiterverarbeitet werden – zum Beispiel:

• Gedruckt oder per E-Mail versendet
• Mit Zahlungsinformationen verknüpft, falls es sich um eine Gutschrift handelt
• In Berichte und Auswertungen einbezogen

Der Originalbeleg bleibt erhalten und wird nicht verändert.

Tipps und Hinweise

• Gutschrift ≠ Storno: Eine Gutschrift ist ein neuer Beleg mit negativen Werten. Ein Storno stellt einen Beleg als ungültig dar, ohne einen neuen Beleg zu erzeugen. Prüfe, welche Aktion für deinen Fall richtig ist.
• Besteuerung-Abweichung: Falls du die Besteuerung änderst (z. B. von normal steuerpflichtig zu Reverse Charge), fragt das System nach Bestätigung. Das ändert auch automatisch die Steuersätze bei allen Positionen.
• Entwurfsspeicherung: Du kannst jeden Beleg als Entwurf speichern und später weitermachen – praktisch, wenn du erst noch Informationen einholen musst.
• Änderungswarnung: Wurde der Originalbeleg bereits versendet, bezahlt oder gemahnt, zeigt das System eine Warnung. Du kannst trotzdem speichern, solltest aber prüfen, ob Kunden und Buchhaltung über die Änderung informiert werden müssen.