Eine einzelne Zeitbuchung korrigieren
Du kannst eine bereits erfasste Zeitbuchung ändern: die Buchungsart, die Uhrzeit, die Pausen oder die Dauer. Das ist sinnvoll, wenn du dich bei der Erfassung vertippt hast oder wenn sich die Arbeitszeit nachträglich herausstellt.
So kommst du hierher
- Öffne im Menü Arbeitszeit > Zeiterfassung
- Suche in der Tabelle die Buchung, die du ändern möchtest
- Klicke auf die entsprechende Zeile oder auf das Bearbeitungssymbol – es öffnet sich ein Fenster mit den Buchungsdetails
Voraussetzungen
Du benötigst das Recht, Zeitbuchungen zu bearbeiten. Für deine eigenen Buchungen reicht normalerweise das Standardrecht; für fremde Buchungen oder Änderungen in der Vergangenheit benötigst du erweiterte Rechte.
So gehst du vor
Buchungsart ändern (falls nötig): Klicke auf das Auswahlfeld Buchungsart und wähle einen anderen Typ – etwa von „Anwesenheit" zu „Urlaub" oder „Krankheit". Die sonstigen Felder passen sich automatisch an.
Je nach Buchungsart füllst du unterschiedliche Felder aus:
Für Arbeitszeit oder Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, bezahlte/unbezahlte Abwesenheit):
- Von: Startzeit des Tages
- Bis: Endzeit des Tages
- Gesamt Pause: Dauer aller Pausen an diesem Tag (wird automatisch berechnet, kann aber angepasst werden)
Falls die Buchung eine ganze Abwesenheit darstellt (Urlaub, Krankheit), kannst du statt manueller Zeiten auch eine Schnellschaltfläche nutzen:
- 1/4 Tag, 1/2 Tag oder Ganzer Tag – berechnet die Endzeit automatisch basierend auf deiner Sollarbeitszeit
Für Überstundenauszahlung:
- Dauer: Wie viele Stunden werden ausgezahlt – nutze die Schaltflächen Reset, −1 Std, +1 Std, +2 Std oder +5 Std zum schnellen Ändern, oder trage die genaue Dauer direkt ein
Speichere die Änderungen: Klicke auf Speichern. Das System fragt zur Bestätigung nach – bestätige mit OK.
Das Fenster schließt sich, und die Tabelle zeigt sofort deine Änderungen.
Aufbau des Eingabefensters
Das Fenster enthält einen Bereich Details mit den erfassbaren Daten:
- Buchungsart: Auswahlfeld mit allen für dich verfügbaren Buchungstypen (Anwesenheit, Pausen, Urlaub, Krankheit, bezahlte und unbezahlte Abwesenheit, Überstundenauszahlung oder andere, je nach Konfiguration deines Unternehmens)
- Von / Bis: Uhrzeitfelder (nur bei Arbeitszeit und Abwesenheit sichtbar)
- Gesamt Pause: Gesamtdauer aller Pausen im eingegebenen Zeitraum (nur bei Arbeitszeit sichtbar)
- Schaltflächen für Tagesbruchteile (nur bei Urlaub und Krankheit): Schnelle Voreinstellung basierend auf deiner Sollarbeitszeit
- Dauer (nur bei Überstundenauszahlung): Die auszuzahlende Stundenanzahl
- Bemerkung und Unterschrift (nur sichtbar, wenn der Administrator Anträge für diese Buchungsart aktiviert hat): Hier kannst du begründen, warum die Änderung nötig ist, und dich unterzeichnen
Was danach passiert
Die Buchung ist sofort gespeichert und erscheint in der Zeiterfassungstabelle mit deinen Änderungen. Das System prüft automatisch, ob Pausen oder Arbeitszeiten den geltenden Regeln entsprechen (z. B. Mindestpausendauer) und gibt dir Bescheid, falls etwas angepasst werden muss.
Alle Änderungen werden vom System protokolliert – Administratoren können jederzeit sehen, was du wann geändert hast.
Tipps und Hinweise
- Pausenberechnung: Bei Arbeitszeiten prüft das System automatisch, ob die Pausenzeit den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Ist sie zu kurz, wirst du darauf hingewiesen und kannst sie anpassen.
- Unbezahlte Abwesenheit: Die Dauer ist oft begrenzt (z. B. maximal 5 Tage pro Jahr). Das System warnt dich, wenn du die Grenze erreichst, und kürzt die Zeit gegebenenfalls automatisch.
- Keine Änderung ohne Grund: Wenn du die Buchung speichern möchtest, ohne tatsächlich etwas zu ändern, weigert sich das System und gibt dir eine Nachricht.
- Bearbeitung in der Vergangenheit: Manche Unternehmen erlauben Änderungen nur für die letzten 30 Tage. Ältere Buchungen kannst du möglicherweise gar nicht mehr ändern – frag in diesem Fall deine Geschäftsführung oder den Administrator.