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Artikel mit KI-Gestützung importieren

Mit dem KI-gestützten Artikel-Import erkennst du Artikel automatisch aus Dokumenten wie PDFs oder Bildern und importierst sie in dein System. Der Assistent führt dich in drei Schritten durch den Prozess: Datei hochladen, erkannte Artikel bearbeiten und abschließend überprüfen sowie importieren.

Voraussetzungen

Du benötigst Zugriff auf den Artikel-Import. Damit die KI-Analyse funktioniert, musst du einer Nutzungsbedingung zustimmen – du wirst dazu beim ersten Durchlauf aufgefordert.

Aufbau des Assistenten

Der Assistent besteht aus drei aufeinanderfolgenden Schritten: Upload, Bearbeitung und Überprüfen & Importieren. In jedem Schritt siehst du oben eine Fortschrittsleiste mit den Schritttiteln. Die Schaltfläche Nächster Schritt führt dich weiter, am Ende gibt es die Schaltfläche Importieren.

So gehst du vor

1. Datei hochladen

Im ersten Schritt stellst du dem System die Datei mit den Artikeldaten bereit:

Klicke auf die Schaltfläche Hochladen und wähle eine Datei aus, oder ziehe eine Datei direkt in das Upload-Feld.
Das System akzeptiert Dokumente wie PDFs oder Bilder. Der Dateiname wird angezeigt, sobald du die Datei hochgeladen hast.
Die KI analysiert die Datei automatisch und erkennt die Artikel darin. Du siehst einen Fortschritt mit der Anzahl der erkannten Artikel.
Sobald die Analyse abgeschlossen ist, klicke Nächster Schritt.

Falls du die Datei austauschen möchtest, klicke auf Datei entfernen und lade eine neue Datei hoch.

2. Erkannte Artikel bearbeiten

Im zweiten Schritt überprüfst und korrigierst du die vom System erkannten Artikel:

Du siehst eine Tabelle mit allen erkannten Artikeln. Jede Zeile ist ein Artikel, den du bearbeiten kannst.
Artikelname: Die KI erkannte Bezeichnung des Artikels. Bearbeite ihn bei Bedarf.
Beschreibung: Eine Kurzbeschreibung des Artikels (optional).
Herstellerartikelnummer und Barcode: Falls vorhanden, werden diese übernommen.
Kategorie: Wähle eine bestehende Kategorie aus oder erstelle eine neue. Das Auswahlfeld zeigt dir alle verfügbaren Kategorien.
Steuersatz: Das System ordnet automatisch einen Steuersatz zu. Du kannst ihn über das Auswahlfeld ändern.
Einkaufspreis (netto/brutto) und Verkaufspreis (netto/brutto): Trage die Preise ein. Wenn du einen Preis änderst (z. B. den Netto-Preis), berechnet das System den anderen automatisch basierend auf dem gewählten Steuersatz.

Mehrere Artikel auf einmal bearbeiten:

Aktiviere die Auswahlkästchen vor den Artikeln, die du ändern möchtest (oder wähle alle mit dem Kästchen in der Kopfzeile).
Klicke Aktionen für gewählte Artikel und wende eine Massenänderung an (z. B. dieselbe Kategorie oder denselben Steuersatz für mehrere Artikel).

Einzelne Änderungen zurücksetzen:

Wenn du einen Artikel bearbeitet hast und deine Änderungen verwerfen möchtest, klicke auf das Zurück-Symbol in der Spalte Aktionen. Das System zeigt eine Bestätigung.

Klicke Nächster Schritt, um fortzufahren.

3. Überprüfen und importieren

Im dritten Schritt siehst du eine Vorschau aller Artikel, die gleich importiert werden:

Die Tabelle zeigt alle Artikel mit ihren finalen Daten: Name, Beschreibung, Kategorie, Steuersatz und alle Preise.
Überprüfe die Daten ein letztes Mal. Falls du noch Änderungen brauchst, gehe mit Zurück zum zweiten Schritt zurück.
Klicke Importieren, um die Artikel in dein System zu übernehmen.
Das System fordert dich auf, die Aktion zu bestätigen. Bestätige mit Ja.
Nach dem erfolgreichen Import erscheint eine Bestätigung. Der Assistent schließt sich, und die Artikel sind jetzt in deinem System verfügbar.

Was danach passiert

Die Artikel sind nun in deinem Artikelstamm gespeichert. Du kannst sie in der Artikelverwaltung bearbeiten, weitere Eigenschaften hinzufügen oder sie sofort in Bestellungen und Angeboten verwenden.

Tipps und Hinweise

Duplikate vermeiden: Das System prüft automatisch, ob Artikel mit demselben Namen bereits existieren. Überprüfe die Artikelnamen sorgfältig, bevor du importierst.
Kategorien erstellen: Falls eine erkannte Kategorie nicht in deinem System existiert, erstellt das System sie automatisch beim Import.
Preisberechnung: Wenn du nur einen Preis (netto oder brutto) eingibst, berechnet das System den anderen automatisch. Stelle sicher, dass der gewählte Steuersatz stimmt, sonst ist auch die Berechnung falsch.
Neubeginn möglich: Du kannst den Assistenten jederzeit abbrechen und neu starten. Ungespeicherte Änderungen gehen verloren.
Dateiformate: Das System erkennt Artikel aus Scans, Fotos von Dokumenten oder digitalen PDFs. Die Qualität der Erkennung hängt von der Lesbarkeit der Datei ab.