Zahlungen für Eingangsrechnungen verwalten
Hier markierst du eingegangene Zahlungen für deine Lieferantenrechnungen als bearbeitet und verbuchst sie. Das ist der nächste Schritt nach Eingangsrechnung erfassen, wenn du die Zahlung erhalten hast.
So kommst du hierher
Öffne in der Seitenleiste Buchhaltung und wähle Eingangsrechnungen.
Voraussetzungen
Du benötigst mindestens eine Kasse an deinem Standort, um Zahlungen verbuchen zu können. Die Rechnung muss bereits erfasst sein und auf eine Zahlung warten.
Aufbau der Übersicht
Die Übersicht zeigt dir eine Liste aller Zahlungen, die noch ausstehend sind. Du siehst die Rechnungsnummer, den Betrag und den fälligen Termin. Oben rechts findest du die Schaltfläche Alle bezahlt, mit der du mehrere Zahlungen auf einmal als bezahlt markieren kannst.
So gehst du vor
Überprüfe die aufgelisteten Zahlungen. Die Liste zeigt dir, welche Rechnungen noch auf eine Zahlung warten.
Wähle, wie du die Zahlungen verarbeiten möchtest:
- Einzelne Zahlung: Klicke auf die Zeile der Rechnung. Ein Fenster öffnet sich, in dem du die Zahlungsdetails anpassen kannst – etwa wenn sich der Betrag unterscheidet oder du die Rechnung manuell verbuchten möchtest.
- Alle ausstehenden Zahlungen auf einmal: Klicke auf die Schaltfläche Alle bezahlt. Das System fragt zur Bestätigung: „Wollen Sie wirklich alle ausstehenden Zahlungen als bezahlt markieren?" Klicke erneut, um zu bestätigen.
Wähle die Kasse. Nach der Bestätigung öffnet sich ein Fenster mit der Frage „Auf welcher Kasse wollen Sie die Buchung durchführen?" Du siehst alle Kassen, die deinem Standort zugeordnet sind. Klicke auf den Namen der Kasse, auf der die Zahlung verbucht werden soll.
- Falls nur eine Kasse existiert: Das System wählt diese automatisch und fährt fort.
- Falls keine Kasse existiert: Die Meldung „Für diesen Standort sind keine Kassen hinterlegt" zeigt dir, dass du erst eine Kasse einrichten musst.
Die Buchung wird erstellt. Wenn die Kasse keinen offenen Geschäftstag hat, öffnet weboffice diesen automatisch. Anschließend erscheint die Buchungsmaske der Kasse mit der Zahlungsinformation (Betrag und Text) bereits vorgefüllt. Speichern schließt den Vorgang ab.
Was danach passiert
Die Zahlung ist jetzt als verbucht gekennzeichnet und verschwindet aus der Liste der ausstehenden Zahlungen. Sie erscheint in der Tagesabrechnung deiner Kasse und wird bei der nächsten Kontenabstimmung berücksichtigt.
Tipps und Hinweise
- Nur für ausstehende Zahlungen: Die Liste zeigt dir nur Rechnungen, deren Zahlung noch nicht verbucht wurde. Bezahlte Rechnungen erscheinen hier nicht mehr.
- Bearbeitung rückgängig: Wenn du eine Zahlung versehentlich als bezahlt markiert hast, bearbeite die Rechnung erneut und passe den Status an.
- Bestätigung erfolgt sofort: Bei der Kassenauswahl gibt es keine zweite Bestätigungsfrage – die Buchung wird unmittelbar nach der Kassenauswahl erstellt.