Einen Lieferschein einlesen

Du kannst einen Lieferschein als PDF oder Bild einlesen – weboffice liest die wichtigsten Daten aus und legt einen Wareneingang zur Prüfung an. Das spart dir manuelle Tipparbeit und reduziert Fehler. Danach bearbeitest du die Positionen und buchst sie ins Lager.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü links und wähle Lager > Wareneingang.
2. Du siehst eine Liste aller Wareneingänge.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, das Lager zu verwalten. Der Lieferschein muss als PDF, PNG, JPG oder TIFF vorliegen.

So gehst du vor

1. Klick auf die Schaltfläche Lieferschein einlesen (grün mit Zauberstab-Symbol oben rechts).

2. Ein Fenster öffnet sich. Ziehe deine Lieferschein-Datei dort hinein oder klick auf das Feld, um die Datei auszuwählen.

   • weboffice liest die Datei automatisch aus und sucht nach Lieferant, Artikeln und Mengen

3. Prüfe die erkannten Daten:

   • Lieferant: Stelle sicher, dass der richtige Lieferant erkannt wurde. Ist er falsch, wähle den richtigen aus der Liste.
   • Positionen: Schau dir die erkannten Artikel und Mengen an. Korrigiere offensichtliche Lesefehler.
   • Bestellung: Wenn der Lieferschein zu einer Bestellung gehört, verlinke sie hier – das hilft bei der Kontrolle.

4. Klick auf Speichern. Der Wareneingang wird angelegt und erhält eine Nummer (WE/...).

5. Die Liste aktualisiert sich. Du siehst den neuen Wareneingang mit dem Status „Offen" und Ort „In Bearbeitung" (orange), weil die Positionen noch nicht ins Lager gebucht sind.

6. Öffne den Wareneingang zum Bearbeiten: Klick auf die Zeile und dann auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol), oder doppelklick auf die Zeile.

   • Wie du die Positionen prüfst und ins Lager buchst, steht hier.

Aufbau der Liste

Spalten:

• Nummer (WE/...): Die eindeutige Nummer des Wareneingangs
• Lager: Das Lager, in das die Ware eingeht
• Erstelldatum / Letzte Änderung: Wann der Wareneingang angelegt oder zuletzt bearbeitet wurde
• Lieferscheinnummer: Die Nummer vom Lieferanten
• Rechnungsnummer: Falls vorhanden
• Lieferant: Der Supplier, von dem die Ware kommt
• Bestellung: Verlinkte Bestellung, falls vorhanden (klick drauf, um sie zu öffnen)
• Positionen: Wie viele Artikel im Wareneingang sind
• Lieferung: Vollständig oder teilweise geliefert
• Status:
  • Offen = angelegt, noch keine Positionen erfasst
  • In Bearbeitung = Positionen vorhanden, aber noch nicht gebucht
  • Abgeschlossen = Positionen sind ins Lager gebucht

Aktionsschaltflächen (am Ende jeder Zeile):

• Bearbeiten (Stift): Öffnet die Positionsbearbeitung
• Drucken: Druckt den Wareneingang
• Positionen ins Lager buchen (grüner Container-Wagen): Bucht alle Positionen ins Lager, wenn der Status „Abgeschlossen" erlaubt
• Lagerbuchungen rückgängig machen (Pfeil zurück): Nimmt gebuchte Positionen wieder heraus (nur sichtbar, wenn bereits gebucht)
• Löschen (Papierkorb): Löscht den Wareneingang. Wenn bereits gebucht, werden die Lagerbuchungen zuerst rückgängig gemacht.

Was danach passiert

Der Wareneingang wird gespeichert und steht in der Liste. Du kannst die Positionen jetzt prüfen, Mengen korrigieren oder Artikel löschen. Sobald alles passt, buchst du die Positionen ins Lager – dann wechselt der Status zu „Abgeschlossen" und die Bestände erhöhen sich um die eingegangenen Mengen.

Der Lieferschein kann auch manuell erfasst werden, wenn die automatische Lesung nicht klappt: Klick dazu auf Neuer Wareneingang und trage die Daten von Hand ein.

Tipps und Hinweise

• Lesefehler sind normal: Die KI erkennt handgeschriebene oder schlecht gedruckte Lieferscheine nicht immer korrekt. Kontrolliere die Daten vor dem Speichern.
• Lieferant ist entscheidend: Wenn der Lieferant falsch erkannt wird, wechsel ihn sofort – sonst landen die Bestände beim falschen Partner.
• Bestellung verlinken spart Zeit: Wenn du die Bestellung verknüpfst, kann weboffice automatisch prüfen, ob alles bestellt wurde, was angekommen ist.
• Positionen müssen vor dem Buchen überprüft sein: Du kannst nicht buchen, solange keine Positionen im Wareneingang sind.