Kanban-Boards verwalten
Hier legst du Kanban-Boards an und bearbeitest sie. Ein Board ist eine Tafel mit Spalten für verschiedene Status – zum Beispiel „Offen", „In Bearbeitung" und „Erledigt". Du ordnest deine Aufgaben darin an und siehst auf einen Blick, was wo steht.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Board.
- Klicke auf Aufgaben-Verwaltung.
Du siehst eine Übersicht aller angelegten Boards.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht Boards verwalten, um diese Funktion zu nutzen.
So gehst du vor
Ein Board anlegen
- Klicke auf die Schaltfläche Neues Board (oder folge dem Weg unter Aufgaben-Boards anlegen).
Ein Fenster öffnet sich mit den Feldern für ein neues Board.
Gib unter Name eine Bezeichnung ein, unter der du das Board wiederfindest.
Wähle ein Icon aus – das macht das Board visuell erkennbar.
Unter Standorte markierst du, für welche Standorte dieses Board gilt. Wenn du einen oder mehrere Standorte ausgewählst, können nur Mitarbeiter dieser Standorte es sehen und nutzen.
Unter Sichtbar für wählst du aus, welche Mitarbeiter das Board sehen dürfen. Nur die hier ausgewählten Personen können darauf zugreifen.
Unter Kunde kannst du optional einen Kunden zuordnen – das hilft, das Board einer bestimmten Kundenbeziehung zuzuordnen.
Spalten (Status) für das Board definieren
Jede Spalte auf dem Board steht für einen Status, in dem sich eine Aufgabe befinden kann.
- Klicke auf die Schaltfläche Hinzufügen im Bereich „Status-Übersicht", um eine neue Spalte zu erstellen.
Ein Fenster öffnet sich für die neue Spalte.
Gib einen Namen ein – zum Beispiel „Offen", „In Bearbeitung" oder „Erledigt".
Wähle ein Icon für die Spalte.
Klicke auf Farbe und wähle eine Farbe aus, die diese Spalte kennzeichnet.
Im Feld Beschreibung kannst du optional erklären, was dieser Status bedeutet – zum Beispiel „Aufgabe ist bereit, bearbeitet zu werden".
Klicke Speichern. Die Spalte wird zur Übersicht hinzugefügt.
Wiederhole die Schritte 7–12 für jede weitere Spalte, die du brauchst.
Reihenfolge der Spalten ändern
Die Spalten auf dem Board werden von oben nach unten durchlaufen – die erste Spalte ist also der Anfangsstatus, die letzte der Endstatus.
Klicke auf die Spalte, die du verschieben möchtest, um sie zu markieren.
Nutze die Pfeile Nach oben oder Nach unten, um die Reihenfolge zu ändern.
Eine Spalte bearbeiten oder löschen
Um eine Spalte zu ändern, klicke auf das Stift-Icon neben der Spalte. Das Fenster öffnet sich mit den aktuellen Werten. Ändere, was du brauchst, und speichere.
Um eine Spalte zu löschen, klicke auf das Müll-Icon. Bestätige die Sicherheitsfrage.
Das Board speichern
- Klicke die Schaltfläche Speichern am Ende des Fensters.
Das Board wird angelegt oder deine Änderungen gespeichert. Das Fenster schließt sich, und du kehrst zur Übersicht zurück.
Aufbau der Seite
Die Seite zeigt eine Registerkarte Boards. Darin siehst du alle vorhandenen Boards in einer Liste. Jede Zeile kannst du anklicken, um das Board zu bearbeiten.
Das Bearbeitungsfenster ist in zwei Teile aufgeteilt:
Daten: Hier stellst du die grundlegenden Eigenschaften des Boards ein – Name, Icon, Standorte, Sichtbarkeit und Kunde.
Status-Übersicht: Hier definierst du die Spalten des Boards. Jede Spalte bekommt einen Namen, ein Icon, eine Farbe und eine optionale Beschreibung. Die Reihenfolge der Spalten bestimmt den Workflow: Aufgaben wandern von der ersten Spalte schrittweise zur letzten.
Was danach passiert
Das Board ist jetzt angelegt und bereit. Du kannst jetzt Aufgaben auf diesem Board anlegen und Aufgaben abarbeiten, indem du sie von Spalte zu Spalte ziehst.
Wenn du ein Board bearbeitest, das bereits Aufgaben enthält, ändern sich nur die Spalten und ihre Eigenschaften – die bereits vorhandenen Aufgaben bleiben erhalten.
Tipps und Hinweise
Standorte und Sichtbarkeit: Nicht alle Mitarbeiter brauchen alle Boards zu sehen. Nutze diese Felder, um den Überblick überschaubar zu halten.
Spaltenreihenfolge planen: Überlege dir vorher, in welcher Reihenfolge Aufgaben ablaufen sollen. Du kannst die Reihenfolge später noch ändern, aber ein klarer Plan spart Zeit.
Support-Boards: Manche Boards sind Vorlagen und können nicht bearbeitet werden – das erkennst du daran, dass bestimmte Felder deaktiviert sind.
Aufgaben ohne Spalte: Wenn du eine Spalte löschst, verlieren die darin stehenden Aufgaben ihren Status. Überlege, ob du eine Spalte wirklich nicht mehr brauchst, bevor du sie löschst.