Kostenstellen verwalten

Kostenstellen helfen dir, Ausgaben und Einnahmen bestimmten Bereichen deines Unternehmens zuzuordnen – zum Beispiel nach Abteilung oder Projekt. Hier legst du neue Kostenstellen an, bearbeitest bestehende oder archivierst sie, wenn du sie nicht mehr brauchst.

So kommst du hierher

1. Öffne die Seitenleiste und navigiere zu Stammdaten > Kostenstellen.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Firmendaten.

So gehst du vor

Eine neue Kostenstelle anlegen

1. Klicke oben links auf Hinzufügen, um ein neues Eingabefenster zu öffnen.
2. Trage die Kostenstellen-Bezeichnung ein – ein Name, unter dem du die Kostenstelle später wiederfindest.
3. Trage eine Kostenstellennummer ein, falls du mit Nummern arbeitest. Dieses Feld ist optional.
4. Klicke unten auf Speichern.

Die Kostenstelle wird jetzt in der Liste gespeichert und ist sofort einsatzbereit.

Eine Kostenstelle bearbeiten

1. Doppelklicke in der Liste auf die Kostenstelle, die du ändern möchtest – oder klicke auf das Stift-Symbol in ihrer Zeile.
2. Passe die Bezeichnung oder Nummer an.
3. Klicke auf Speichern.

Eine Kostenstelle archivieren

Kostenstellen, die du nicht mehr brauchst, archivierst du so:

1. Klicke in der Zeile der Kostenstelle auf das Archiv-Symbol.
2. Bestätige die Rückfrage.

Die Kostenstelle verschwindet aus der aktiven Liste und steht dir für neue Buchungen nicht mehr zur Verfügung. Du kannst sie jederzeit wiederherstellen.

Archivierte Kostenstellen wiederherstellen

1. Schalte oben rechts den Schalter Zeige archivierte Einträge ein.
2. Die archivierten Kostenstellen erscheinen jetzt in der Liste.
3. Klicke auf das Zurück-Symbol in der Zeile der Kostenstelle, die du reaktivieren möchtest.
4. Bestätige die Rückfrage.

Die Kostenstelle ist jetzt wieder aktiv.

Aufbau der Liste

Die Kostenstellen-Liste zeigt dir folgende Informationen:

• Nummer: Die Kostenstellennummer, falls vorhanden.
• Kostenstelle: Der Name der Kostenstelle.

In jeder Zeile findest du Schaltflächen zum Bearbeiten oder Archivieren (bei aktiven Kostenstellen) beziehungsweise zum Wiederherstellen (bei archivierten Kostenstellen).

Was danach passiert

Sobald du eine Kostenstelle gespeichert hast, steht sie dir in Buchungen und Rechnungen zur Verfügung, um Transaktionen zuzuordnen. Archivierte Kostenstellen können nicht mehr neu verwendet werden; bereits gebuchte Zuordnungen bleiben erhalten.

Tipps und Hinweise

• Nummern sind optional: Du kannst Kostenstellen mit oder ohne Nummern arbeiten. Nutze Nummern nur, wenn dein Unternehmen ein entsprechendes Nummernsystem hat.
• Archivieren statt löschen: Kostenstellen werden archiviert, nicht gelöscht. So bleiben die Zuordnungen zu älteren Buchungen erhalten, und du kannst die Kostenstelle jederzeit reaktivieren.
• Bereits gebuchte Kostenstellen archivieren: Möchtest du eine Kostenstelle nicht mehr verwenden, kannst du sie archivieren – selbst wenn bereits Transaktionen zugeordnet sind. Die Buchungen bleiben bestehen.