Abrechnungspositionen bearbeiten

Hier bearbeitest du Zeiteinträge in einer Projektabrechnung: Du kannst Datum, beteiligte Person, Tätigkeit und Zeitaufwand anpassen, mehrere Einträge zusammenfassen oder eine große Position in mehrere kleinere aufteilen.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü Projekte und wähle Projektabrechnungen.
2. Wähle ein Projekt aus der Liste.
3. Klicke auf einen Eintrag in der Tabelle, um ihn zu bearbeiten.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zur Verwaltung von Projekten. Die Projektabrechnung muss bereits angelegt sein.

Aufbau der Bearbeitungsseite

Die Seite zeigt mehrere Registerkarten für verschiedene Bearbeitungsschritte:

• Projektbuchung (Registerkarte mit Stiftsymbol): Hier änderst du einen einzelnen Zeiteintrag
• Projektbuchungen zusammenfügen: Mehrere Einträge zu einer Position zusammenfassen
• Projektabrechnung: Position in mehrere kleinere aufteilen

So gehst du vor

Einen Zeiteintrag bearbeiten

1. Klicke doppelt auf eine Zeile in der Tabelle oder nutze den Bearbeitungsschalter am rechten Rand.
2. Das Eingabefenster für die Projektbuchung öffnet sich.
3. Passe die Felder nach Bedarf an:
   • Datum: Das Datum dieser Tätigkeit
   • Tätigkeit: Die Art der Arbeit (z. B. Beratung, Konzeption). Wähle aus der Liste, oder wähle Keine Zuweisung, wenn keine Zuweisung erforderlich ist
   • Mitarbeiter: Die Person, die diese Arbeit geleistet hat
4. Unter Zeitauswahl legst du die Dauer fest:
   • Nutze die Schnellschaltflächen (15 min, 30 min, 1 std, 2 std, 4 std), um Zeit hinzuzufügen
   • Oder trag die Dauer direkt in das Feld Dauer in Minuten ein (der Wert wird in Stunden und Minuten angezeigt)
   • Mit Reset setzt du die Dauer auf null zurück
5. Unter Notizen kannst du eine Beschreibung hinzufügen, um die Tätigkeit genauer zu dokumentieren.
6. Klicke Speichern.

Mehrere Einträge zusammenfassen

Nutze die Registerkarte Projektbuchungen zusammenfügen, wenn du mehrere kleine Einträge eines Mitarbeiters zu einer Abrechnungsposition kombinieren möchtest:

1. Wähle einen Mitarbeiter aus der Liste.
2. Wähle dann das Projekt, zu dem die Einträge gehören.
3. In der Tabelle werden alle verfügbaren Einträge dieses Mitarbeiters für dieses Projekt angezeigt.
4. Markiere mindestens zwei Einträge mit den Kontrollkästchen links.
5. Klicke optional Datum auf heute setzen, um alle markierten Einträge auf das heutige Datum zu setzen.
6. Klicke Zusammenfügen. Ein Bestätigungsfenster erscheint.
7. Bestätige die Aktion. Die ausgewählten Einträge werden zu einer Position kombiniert – ihre Zeiten addieren sich, die Beschreibungen werden zusammengeführt.
   • Hinweis: Alle markierten Einträge müssen die gleiche Tätigkeit haben, sonst ist das Zusammenfügen nicht möglich.
8. Alternativ: Klicke Automatisch zusammenfassen, um alle Einträge mit identischen Beschreibungen automatisch zu kombinieren.

Eine Position aufteilen

Nutze die Registerkarte Projektabrechnung, wenn du eine große Position in mehrere kleinere teilen möchtest:

1. Trag unter Auf wie viele Positionen aufteilen? die gewünschte Anzahl ein (mindestens 2, höchstens 10).
2. In der Tabelle werden sofort entsprechend viele Positionen erzeugt. Die ursprüngliche Zeit wird gleichmäßig verteilt.
3. Klicke doppelt auf eine Position oder nutze den Bearbeitungsschalter, um Dauer und Beschreibung dieser Teilposition einzeln anzupassen.
4. Mit dem Löschen-Schalter entfernst du eine Teilposition wieder.
5. Klicke Aufteilen. Ein Bestätigungsfenster erscheint.
6. Bestätige die Aktion. Die aufgeteilten Positionen ersetzen die ursprüngliche Position.

Was danach passiert

Alle Änderungen werden sofort in die Projektabrechnung übernommen. Die aktualisierte Liste zeigt die neuen oder geänderten Einträge. Du kannst jederzeit weitere Positionen bearbeiten, bis du die Abrechnung vollständig hast.

Die nächste Aufgabe ist normalerweise Projektabrechnung durchführen.

Tipps und Hinweise

• Schnelle Zeiterfassung: Nutze die Schnellschaltflächen in der Zeitauswahl, um häufig anfallende Zeiten zügig einzutragen.
• Tätigkeit ist Pflicht zum Zusammenfügen: Beim Zusammenfügen dürfen alle Einträge nur eine einzige Tätigkeit haben – gemischte Tätigkeiten können nicht kombiniert werden.
• Runden beim Aufteilen: Wenn die Gesamtzeit nicht gleichmäßig aufgeht, werden die Teilpositionen automatisch aufgerundet (auf 15-Minuten-Schritte).
• Dauer 0 erlaubt: Du kannst eine Position auch ohne Zeitangabe abspeichern – die wird dann mit einem Strich angezeigt.