Rechnungsentwürfe
Hier siehst du alle hochgeladenen Rechnungsbelege, die noch nicht vollständig erfasst wurden. Die KI analysiert automatisch die Dokumente und erkennt wichtige Daten wie Betrag, Datum und Lieferant.
Voraussetzungen
- Rechnungsdokumente wurden hochgeladen (per Upload oder E-Mail)
- Die automatische Verarbeitung läuft oder ist abgeschlossen
- Du hast die nötigen Berechtigungen zur Rechnungserfassung
Aufbau der Seite
Die Entwurfsliste zeigt eine Tabelle mit folgenden Spalten:
Grundinformationen
- Datum: Wann das Dokument hochgeladen wurde
- Hochgeladen von: Name der Person, die das Dokument hochgeladen hat
- Status: Aktueller Verarbeitungsstand des Entwurfs
Verarbeitungsstatus
- Warteschlange (Uhr-Symbol): Dokument wartet auf Verarbeitung
- In Bearbeitung (Fortschrittsbalken): KI analysiert gerade das Dokument
- Verarbeitet (grünes Häkchen): Automatische Analyse abgeschlossen
- Fehlgeschlagen (rotes X): Automatische Verarbeitung nicht möglich
Aktionen
- Analysieren: Manuelle Überprüfung und Erfassung der Rechnung
- Erneut versuchen: Automatische Verarbeitung wiederholen
- Löschen: Entwurf endgültig entfernen
So arbeitest du mit dieser Seite
Entwurf analysieren und erfassen
- Doppelklick auf einen Entwurf oder klicke auf "Analysieren"
- Die Rechnungserfassung öffnet sich mit den erkannten Daten
- Erkannte Daten prüfen:
- Lieferant (meist automatisch erkannt)
- Rechnungsbetrag (Brutto/Netto)
- Rechnungsdatum
- Referenznummer
- Fehlende Daten ergänzen:
- Kostenstelle zuordnen
- Buchungskonten festlegen
- Zahlungsinformationen prüfen
- Rechnung speichern
- Der Entwurf wird zur vollständigen Rechnung
Fehlgeschlagene Verarbeitung wiederholen
- Klicke bei einem fehlgeschlagenen Entwurf auf "Erneut versuchen"
- Die automatische Analyse startet erneut
- Warte auf das Ergebnis
- Bei erneutem Fehlschlag: Manuelle Analyse durchführen
Entwurf löschen
- Klicke auf das Papierkorb-Symbol
- Bestätige das Löschen
- Der Entwurf wird endgültig entfernt
- Das ursprüngliche Dokument bleibt in den Dateien erhalten
Verarbeitungsstatus verstehen
Warteschlange
- Bedeutung: Dokument ist hochgeladen, Verarbeitung steht aus
- Dauer: Meist wenige Minuten bis zur Bearbeitung
- Aktion: Warten oder manuelle Analyse starten
In Bearbeitung
- Bedeutung: KI analysiert gerade das Dokument
- Anzeige: Fortschrittsbalken zeigt den Fortschritt
- Dauer: Je nach Dokumentkomplexität 1-5 Minuten
- Aktion: Abwarten, nicht unterbrechen
Verarbeitet
- Bedeutung: Automatische Analyse erfolgreich abgeschlossen
- Erkannte Daten: Lieferant, Betrag, Datum meist verfügbar
- Nächster Schritt: Analyse und Erfassung der Rechnung
- Qualität: Meist sehr gute Erkennungsrate
Fehlgeschlagen
- Ursachen: Schlechte Bildqualität, unbekanntes Format, komplexes Layout
- Optionen: Erneut versuchen oder manuelle Erfassung
- Häufigkeit: Etwa 5-10% aller Dokumente
- Lösung: Meist durch manuelle Bearbeitung lösbar
Tipps und Hinweise
Optimale Dokumentqualität
- Hohe Auflösung: Mindestens 300 DPI für gescannte Dokumente
- Gerade Ausrichtung: Dokumente sollten nicht schief sein
- Vollständigkeit: Alle Rechnungsteile müssen sichtbar sein
- Guter Kontrast: Schwarzer Text auf weißem Hintergrund ideal
Effiziente Bearbeitung
- Regelmäßige Kontrolle: Prüfe täglich neue Entwürfe
- Stapelverarbeitung: Bearbeite mehrere Entwürfe nacheinander
- Prioritäten setzen: Wichtige oder dringende Rechnungen zuerst
- Qualitätskontrolle: Überprüfe immer die erkannten Daten
Automatische Erkennung
- Bekannte Lieferanten: Werden meist korrekt erkannt
- Standardformate: Klassische Rechnungslayouts funktionieren am besten
- Deutsche Sprache: Optimiert für deutschsprachige Rechnungen
- Lerneffekt: System wird mit der Zeit besser
Fehlerbehebung
- Schlechte Erkennung: Versuche bessere Dokumentqualität
- Falsche Daten: Korrigiere bei der manuellen Erfassung
- Wiederholte Fehler: Kontaktiere den Support
- Langsame Verarbeitung: Prüfe die Internetverbindung