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Ausgefüllte Formulare

Ausgefüllte Formulare

Hier findest du alle Formulare, die von Kunden oder Mitarbeitern ausgefüllt wurden. Du kannst die Eingaben einsehen, als PDF drucken und den Bearbeitungsstand verwalten. Diese Seite ist dein zentraler Ort für die Nachbearbeitung und Verwaltung aller eingegangenen Formulare.

Voraussetzungen

  • Du hast die Berechtigung zur Formular-Verwaltung
  • Du befindest dich im Bereich "Formulare/Alle"
  • Es wurden bereits Formulare von Nutzern ausgefüllt

Aufbau der Seite

Werkzeugleiste

Im oberen Bereich findest du:

  • Archiv-Schalter: Zeigt archivierte Formulare an/aus

Formularliste

Die Tabelle zeigt alle ausgefüllten Formulare mit folgenden Informationen:

  • Formularname: Name der verwendeten Formularvorlage
  • Formularnummer: Eindeutige Nummer des ausgefüllten Formulars
  • Kunde: Name des Kunden (falls zugeordnet), als anklickbarer Link
  • Ausgefüllt am: Datum und Uhrzeit der Einreichung
  • Erledigt: Status, ob das Formular bereits bearbeitet wurde

Aktionsspalte

Für jedes ausgefüllte Formular stehen dir verschiedene Aktionen zur Verfügung:

  • Auge-Symbol: Zeigt das ausgefüllte Formular an
  • Drucker-Symbol: Erstellt ein PDF des Formulars
  • Haken-Symbol: Markiert das Formular als erledigt
  • Rückgängig-Symbol: Markiert ein erledigtes Formular als nicht erledigt

So arbeitest du mit dieser Seite

Ausgefülltes Formular ansehen

  1. Doppelklick: Klicke doppelt auf eine Zeile in der Tabelle
  2. Oder: Klicke auf das Auge-Symbol in der Aktionsspalte
  3. Das Formular-Anzeigefenster öffnet sich
  4. Du siehst alle ausgefüllten Felder und hochgeladenen Dateien
  5. Schließe das Fenster nach der Ansicht

PDF erstellen und drucken

  1. Klicke auf das Drucker-Symbol in der Aktionsspalte
  2. Ein PDF wird automatisch generiert und heruntergeladen
  3. Das PDF enthält alle Formulardaten in druckfreundlicher Form
  4. Du kannst es ausdrucken, per E-Mail versenden oder archivieren

Formular als erledigt markieren

  1. Klicke auf das Haken-Symbol bei einem nicht erledigten Formular
  2. Bestätige die Aktion im Bestätigungsfenster
  3. Das Formular wird als "Erledigt" markiert
  4. In der Spalte "Erledigt" erscheint ein grüner Haken
  5. Eine Erfolgsmeldung bestätigt die Änderung

Erledigtes Formular wieder öffnen

  1. Klicke auf das Rückgängig-Symbol bei einem erledigten Formular
  2. Bestätige die Aktion im Bestätigungsfenster
  3. Das Formular wird wieder als "nicht erledigt" markiert
  4. Der grüne Haken in der "Erledigt"-Spalte verschwindet

Kundeninformationen aufrufen

  1. Klicke auf den Kundennamen in der entsprechenden Spalte
  2. Du wirst zur Kundendetailseite weitergeleitet
  3. Dort siehst du alle Informationen zu diesem Kunden
  4. Nutze den Zurück-Knopf des Browsers, um zur Formularliste zurückzukehren

Archivierte Formulare anzeigen

  1. Aktiviere den "Zeige archivierte Einträge"-Schalter
  2. Die Tabelle zeigt nun auch archivierte Formulare
  3. Archivierte Formulare können nur angesehen werden
  4. Deaktiviere den Schalter, um nur aktive Formulare zu sehen

In der Tabelle navigieren

  • Sortieren: Klicke auf die Spaltenüberschriften, um nach verschiedenen Kriterien zu sortieren
  • Filtern: Nutze die Suchfunktionen, um bestimmte Formulare zu finden
  • Spaltenbreite: Ziehe die Spaltenränder, um die Ansicht anzupassen

Tipps und Hinweise

  • Regelmäßige Bearbeitung: Prüfe regelmäßig neue Formulare und markiere sie als erledigt
  • PDF-Archivierung: Erstelle PDFs wichtiger Formulare für deine Unterlagen
  • Status-Verwaltung: Nutze den Erledigungsstatus, um den Überblick zu behalten
  • Kundenverknüpfung: Über die Kundenlinks kannst du schnell zusätzliche Informationen abrufen
  • Zeitstempel beachten: Die Uhrzeit zeigt dir, wann genau ein Formular eingereicht wurde
  • Formularnummern: Jedes Formular hat eine eindeutige Nummer für die Referenzierung
  • Archiv nutzen: Archiviere alte, bearbeitete Formulare, um die Übersicht zu verbessern

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