Teamtermine erstellen und verwalten

Teamtermine gelten gleichzeitig für mehrere Mitarbeiter – etwa Schulungen, Teambesprechungen oder Betriebsferien. Du legst hier fest, welche Mitarbeiter betroffen sind, und verwaltest alle Teamtermine an einer Stelle.

So kommst du hierher

Öffne in der Seitenleiste Termine-Kalender. In der Kalenderansicht findest du unter den Terminen die Schaltfläche Neuer Teamtermin oder ein Eingabefeld für Teamtermine.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht, Termine zu erstellen und zu ändern. Ein Gewinn- oder Kostenzentrum muss zugewiesen sein.

So gehst du vor

Teamtermin anlegen

1. Klicke auf Neuer Teamtermin. Ein Fenster öffnet sich mit den Eingabefeldern.

2. Lege den Zeitraum fest:

   • Zeitraum: Wähle Start- und Enddatum. Wenn der Termin an einem Tag stattfindet, sind beide Daten identisch.
   • Von: Uhrzeit, wann der Termin beginnt.
   • Bis: Uhrzeit, wann er endet. Leer lassen ist möglich.

3. Erfasse optional Notizen – etwa Ort, Inhalt oder besondere Hinweise. Das Feld kann mehrere Zeilen enthalten.

4. Wähle die betroffenen Mitarbeiter: Die Liste zeigt alle Mitarbeiter deines Betriebs. Schalte für jeden Mitarbeiter den Schalter Auswahl um, um ihn zum Termin hinzuzufügen. Du kannst auch auf einen Namen doppelklicken, um ihn auszuwählen.

   Mindestens ein Mitarbeiter muss ausgewählt sein – andernfalls speichert weboffice den Termin nicht.

5. Klicke auf Speichern. Der Termin wird erstellt und erscheint in der Teamtermindeliste.

Teamtermin bearbeiten

1. Öffne die Liste Teamtermine. Du siehst alle Teamtermine mit Datum, Uhrzeit, Notiz und betroffenen Mitarbeitern.

2. Doppelklicke auf den Termin, den du ändern möchtest, oder klicke auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stiftsymbol). Das Bearbeitungsfenster öffnet sich mit den aktuellen Daten.

3. Ändere die Felder wie gewünscht – Zeitraum, Uhrzeit, Notizen oder Mitarbeiterauswahl.

4. Klicke auf Speichern.

Teamtermin stornieren oder wiederherstellen

1. Öffne die Liste Teamtermine.

2. Klicke auf die Schaltfläche Stornieren (Papierkorb-Symbol). Ein Bestätigungsfenster fragt nach.

3. Klicke Ja zur Bestätigung. Der Termin ist storniert und wird ab sofort nicht mehr angezeigt – es sei denn, du schaltest den Filter Alle anzeigen ein.

Termin wiederherstellen:

• Aktiviere Alle anzeigen, um auch stornierte Termine zu sehen.
• Klicke auf die Schaltfläche Wiederherstellen (Pfeil aus Papierkorb) beim stornierten Termin.

Aufbau der Liste

Spalten:

• Von / Bis: Start- und Enddatum des Termins.
• Uhrzeit: Beginn und Ende in Stunden und Minuten.
• Notiz: Der Text aus dem Notizfeld.
• Mitarbeiter: Namen oder Anzahl der betroffenen Mitarbeiter.

Filter und Aktionen:

• Neuer Teamtermin: Schaltfläche zum Anlegen eines Termins.
• Alle anzeigen: Schalter, um auch stornierte Termine einzublenden. Standardmäßig werden nur zukünftige Termine angezeigt.
• Suchfeld: Durchsuche die Liste nach Datum, Uhrzeit oder Mitarbeiternamen.

Was danach passiert

Der Teamtermin erscheint sofort in der Liste und ist für alle beteiligten Mitarbeiter sichtbar – etwa im Kalender oder in ihrer persönlichen Terminübersicht, sofern diese Ansicht aktiviert ist. Du kannst ihn jederzeit bearbeiten oder stornieren.

Tipps und Hinweise

• Zeitraum über mehrere Tage: Nutze den Datumsbereich, um etwa eine mehrtägige Schulung oder Betriebsferien abzubilden. Die Uhrzeit wird dann für alle Tage des Zeitraums übernommen.
• Mitarbeiter schnell wechseln: Statt jeden Schalter einzeln zu betätigen, kannst du auch auf einen Namen doppelklicken – das schaltet die Auswahl um.
• Pflichtfeld Mitarbeiter: Wenn du beim Speichern eine Fehlermeldung erhältst, dass mindestens ein Mitarbeiter ausgewählt sein muss, hast du vergessen, mindestens einen Mitarbeiter zu wählen.
• Stornieren statt löschen: Ein gestornierter Termin bleibt in der Datenbank und kann später wiederhergestellt werden. Das ist wichtig für die Nachverfolgung.