Spaltenzuordnung
Hier ordnest du die Spalten aus deiner Excel-Datei den entsprechenden Artikelfeldern in weboffice zu. Diese Zuordnung ist entscheidend dafür, dass deine Daten korrekt importiert werden. Du bestimmst auch, welche Spalten als Vergleichsspalten dienen sollen, um bestehende Artikel zu erkennen.
Voraussetzungen
- Eine Excel-Datei wurde erfolgreich hochgeladen
- Die Excel-Datei enthält strukturierte Daten mit Spaltenüberschriften
- Du kennst die Bedeutung der Spalten in deiner Excel-Datei
Aufbau der Seite
Standort-Auswahl
Oberhalb der Tabelle kannst du den Standort auswählen, für den die Artikel importiert werden sollen. Standardmäßig ist dein Hauptstandort ausgewählt.
Zuordnungstabelle
Die Haupttabelle zeigt alle verfügbaren Artikelfelder und ermöglicht dir die Zuordnung:
Daten-Spalte: Zeigt die verfügbaren Artikelfelder in weboffice (z.B. "Artikelname", "Beschreibung", "Einkaufspreis").
Auswahl-Spalte: Ein Auswahlfeld, in dem du die entsprechende Spalte aus deiner Excel-Datei auswählst. Du kannst auch "Keine Zuweisung" wählen, wenn ein Feld nicht importiert werden soll.
Beispiel-Daten-Spalte: Zeigt dir eine Vorschau der Daten aus der ausgewählten Excel-Spalte. So kannst du überprüfen, ob die Zuordnung korrekt ist.
Vergleichsspalte-Spalte: Ein Kontrollkästchen, mit dem du festlegst, welche Felder zum Vergleich mit bestehenden Artikeln verwendet werden sollen.
So arbeitest du mit dieser Seite
Spalten zuordnen
- Gehe durch jede Zeile der Tabelle
- Klicke auf das Auswahlfeld in der "Auswahl"-Spalte
- Wähle die passende Spalte aus deiner Excel-Datei aus
- Kontrolliere die Beispiel-Daten, um die Zuordnung zu bestätigen
- Wiederhole dies für alle relevanten Felder
Vergleichsspalten festlegen
- Aktiviere das Kontrollkästchen "Vergleichsspalte" für Felder, die zur Identifikation bestehender Artikel verwendet werden sollen
- Typische Vergleichsspalten sind: Artikelname, Herstellerartikelnummer oder Barcode
- Du solltest mindestens eine Vergleichsspalte auswählen
- Mehrere Vergleichsspalten erhöhen die Genauigkeit der Artikelerkennung
Standort ändern
- Klicke auf das Auswahlfeld "Standort"
- Wähle den gewünschten Standort aus
- Die Artikel werden für diesen Standort importiert
Zuordnungen überprüfen
- Kontrolliere die Beispiel-Daten für jede Zuordnung
- Achte besonders auf Preisfelder (sollten Zahlen enthalten)
- Prüfe, ob Kategorienamen sinnvoll sind
- Stelle sicher, dass Vergleichsspalten eindeutige Werte haben
Tipps und Hinweise
- Vergleichsspalten: Wähle Felder als Vergleichsspalten, die eindeutige Werte haben (z.B. Artikelnummer, nicht Kategorie)
- Preisfelder: Achte darauf, dass Preisspalten nur Zahlen enthalten. Währungszeichen werden automatisch entfernt
- Beispiel-Daten: Die Beispiel-Daten zeigen dir den ersten gefundenen Wert aus der Spalte. Scrolle durch deine Excel-Datei, um sicherzustellen, dass alle Werte das gleiche Format haben
- Keine Zuweisung: Du musst nicht alle Felder zuordnen. Nicht zugeordnete Felder werden einfach nicht importiert
- Mehrfachzuordnung: Eine Excel-Spalte kann nur einem Feld zugeordnet werden
- Pflichtfelder: Der Artikelname sollte immer zugeordnet werden, da er für die Artikelerstellung erforderlich ist
- Kategorien: Wenn deine Excel-Datei Kategorienamen enthält, die noch nicht existieren, werden sie automatisch erstellt
- Steuersätze: Steuersätze können als Text (z.B. "19%") oder als Zahl (z.B. "0.19") in der Excel-Datei stehen
Häufige Zuordnungen
Artikelname: Meist die wichtigste Spalte, sollte immer zugeordnet und als Vergleichsspalte markiert werden Herstellerartikelnummer: Ideal als Vergleichsspalte, da meist eindeutig Barcode: Ebenfalls gut als Vergleichsspalte geeignet Beschreibung: Zusätzliche Informationen zum Artikel Kategorie: Name der Artikelkategorie Preise: Einkaufs- und Verkaufspreise, sowohl netto als auch brutto Steuersatz: Mehrwertsteuersatz für den Artikel
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