Offene Posten - Unbezahlte Rechnungen im Überblick
Die Seite "Offene Posten" zeigt dir alle noch nicht bezahlten Rechnungen und gibt dir einen schnellen Überblick über deine ausstehenden Forderungen. Hier behältst du den Überblick über deine Liquidität.
Voraussetzungen
- Berechtigung zum Anzeigen von Rechnungen
- Mindestens eine unbezahlte Rechnung
- Konfigurierte Standorte
Aufbau der Seite
Zusammenfassung der offenen Posten
Im oberen Bereich siehst du:
- Netto-Summe: Gesamtbetrag aller offenen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer
- Brutto-Summe: Gesamtbetrag aller offenen Rechnungen inklusive Mehrwertsteuer
- Übersichtliche Darstellung: Beide Werte in einem Informationskasten
Detailliste der offenen Rechnungen
Der untere Bereich zeigt:
- Vollständige Rechnungsliste: Alle unbezahlten Rechnungen in tabellarischer Form
- Alle Funktionen: Gleiche Funktionen wie in der normalen Rechnungsübersicht
- Filterung: Automatisch gefiltert auf unbezahlte Rechnungen
Informationen in der Zusammenfassung
Netto-Betrag
Bedeutung: Summe aller offenen Rechnungen ohne Mehrwertsteuer Verwendung: Wichtig für die Gewinnberechnung Berechnung: Addiert alle Netto-Beträge der unbezahlten Rechnungen
Brutto-Betrag
Bedeutung: Summe aller offenen Rechnungen inklusive Mehrwertsteuer Verwendung: Zeigt die tatsächlich zu erwartenden Zahlungseingänge Berechnung: Addiert alle Brutto-Beträge der unbezahlten Rechnungen
Funktionen der Rechnungsliste
Alle Standard-Funktionen
Die Liste bietet die gleichen Funktionen wie die normale Rechnungsübersicht:
- Bearbeiten: Rechnungen öffnen und bearbeiten
- Drucken: PDF-Versionen erstellen
- Aktionen: Zusätzliche Funktionen wie E-Mail-Versand
- Status anzeigen: Aktueller Bearbeitungsstand
Besondere Relevanz bei offenen Posten
Fälligkeitsdaten: Besonders wichtig bei offenen Rechnungen Mahnwesen: Direkte Mahnungsaktionen verfügbar Zahlungserinnerungen: Schneller Zugriff auf Kommunikationsfunktionen Kundenkontakt: Direkte Verlinkung zu Kundendaten
Automatische Aktualisierung
Echtzeit-Updates
- Zahlungseingänge: Rechnungen verschwinden automatisch aus der Liste
- Neue Rechnungen: Werden automatisch hinzugefügt
- Summen-Update: Beträge werden sofort aktualisiert
- Status-Änderungen: Werden sofort reflektiert
Berechnungslogik
- Nur unbezahlte Rechnungen: Vollständig bezahlte Rechnungen werden ausgeblendet
- Teilzahlungen: Rechnungen mit Teilzahlungen bleiben sichtbar
- Überfällige Rechnungen: Werden besonders hervorgehoben
- Stornierte Rechnungen: Werden nicht berücksichtigt
Liquiditätsplanung
Kurzfristige Planung
Fällige Rechnungen: Zeigt sofort fällige Beträge Überfällige Posten: Kritische Forderungen identifizieren Erwartete Eingänge: Planung der nächsten Tage/Wochen
Mittelfristige Planung
Gesamtsumme: Überblick über alle ausstehenden Forderungen Kundenverteilung: Risiko-Streuung erkennen Altersstruktur: Wie alt sind die offenen Posten
Mahnwesen
Direkte Mahnungsaktionen
- Mahnungen versenden: Direkt aus der Liste heraus
- Mahnungsstufen: Aktuelle Stufe wird angezeigt
- Mahnungshistorie: Übersicht über bereits versendete Mahnungen
- Automatische Mahnläufe: Integration in automatisierte Prozesse
Eskalationsstufen
1. Mahnung: Freundliche Zahlungserinnerung 2. Mahnung: Bestimmtere Aufforderung 3. Mahnung: Letzte Mahnung vor weiteren Schritten Inkasso: Übergabe an Inkassounternehmen
Kundenbetreuung
Proaktive Kommunikation
Zahlungserinnerungen: Vor Fälligkeit erinnern Kulanz zeigen: Bei guten Kunden Verständnis zeigen Zahlungsvereinbarungen: Ratenzahlungen anbieten Problemlösung: Bei Zahlungsschwierigkeiten helfen
Risikomanagement
Bonitätsprüfung: Bei größeren Beträgen Zahlungsziele: Anpassung bei problematischen Kunden Vorkasse: Bei unsicheren Kunden Kreditversicherung: Für große Forderungen
Tipps zur Nutzung
Tägliche Routine
Morgendliche Kontrolle: Prüfe täglich die offenen Posten Fälligkeiten beachten: Konzentriere dich auf fällige Rechnungen Prioritäten setzen: Große Beträge zuerst bearbeiten
Workflow-Optimierung
Systematisches Vorgehen: Arbeite die Liste systematisch ab Dokumentation: Notiere Kontaktversuche und Vereinbarungen Nachfassen: Regelmäßige Nachfrage bei überfälligen Posten
Liquiditätssteuerung
Cashflow-Planung: Nutze die Summen für die Liquiditätsplanung Kreditlinien: Plane Kreditbedarf basierend auf offenen Posten Investitionen: Berücksichtige ausstehende Forderungen bei Investitionsentscheidungen