Ein Arbeitszeitmodell erstellen oder ändern
Ein Arbeitszeitmodell legt fest, wie viele Stunden pro Wochentag gearbeitet werden sollen. Du kannst das Modell später Mitarbeitern zuweisen, damit ihre Zeiten richtig berechnet werden.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Arbeitszeit-Verwaltung
- Klicke auf Meine Arbeitszeitmodelle
- Klicke auf Hinzufügen, um ein neues Modell zu erstellen, oder doppelklicke auf ein bestehendes Modell, um es zu ändern
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen.
So gehst du vor
Bezeichnung: Trage einen Namen ein, unter dem du das Modell erkennst. Das Feld ist erforderlich.
Bearbeitbare Tage in der Vergangenheit: Gib an, wie viele Tage Mitarbeiter ihre Zeitbuchungen nachträglich noch ändern dürfen. Diese Zahl gilt für alle, denen du dieses Modell zuweist.
Tägliche Höchstarbeitszeit und Wöchentliche Höchstarbeitszeit: Setze Obergrenzen, ab wann das System warnt oder sperrt. Diese Grenzen schützen vor Überschreitungen. Du kannst hier auch Pausen-Automatik einrichten – lege fest, wie lange Mitarbeiter nach wie viel Arbeitszeit eine Pause machen müssen. Klicke dazu auf Hinzufügen im Bereich Mindestpausen.
Automatisches Einstempeln und Ausstempeln (Registerkarte Sollstunden): Aktiviere Automatisches Einstempeln bei Anmeldung, wenn sich Mitarbeiter am System anmelden und sofort als „anwesend" gelten sollen. Du kannst das auf Arbeitszeiten beschränken oder nur am Desktop erlauben. Wenn dein Betrieb Kassensysteme nutzt, kannst du außerdem Automatisch Ausstempeln bei Kassenabschluss einschalten – dann werden offene Zeiten geschlossen, wenn die Kasse abgeschlossen wird.
Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Aktiviere diese Schalter, wenn offene Zeitbuchungen nachts automatisch enden sollen. Der Zeitpunkt wird anhand der letzten Aktivität des Mitarbeiters im System bestimmt.
Buchungen über Mitternacht erlauben: Aktiviere dies, wenn Mitarbeiter Schichten buchen, die nach Mitternacht enden – zum Beispiel eine Nachtschicht von 22:00 bis 06:00 Uhr. Ohne diese Option müssen Start- und Endzeit am selben Tag liegen.
Im Bereich Standortprüfung: Wenn du sicherstellen willst, dass Mitarbeiter nur von bestimmten Orten aus ein- und ausstempeln können, aktiviere Standort prüfen (Geolocation). Klicke dann auf Standort hinzufügen, suche die Adresse über Google Maps und wähle einen Vorschlag aus. Gib einen Radius in Metern an – nur innerhalb dieses Bereichs um den Standort ist Ein- und Ausstempeln möglich.
Im Bereich Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Wähle, wie Einstempel- und Ausstempelzeiten begrenzt werden sollen:
- Keine Beschränkung: Zeitbuchungen sind rund um die Uhr möglich
- Feste Uhrzeiten: Gib einen frühesten Einstempel-Zeitpunkt und einen spätesten Ausstempel-Zeitpunkt an
- Öffnungszeiten des Standortes: Ein- und Ausstempel richten sich nach den Öffnungszeiten des zugewiesenen Standortes
Im Bereich Mitarbeiter (nur wenn du ein bestehendes Modell änderst): Hier siehst du eine Liste aller Mitarbeiter. Schalte den Schalter um neben einem Mitarbeiter ein, um ihn diesem Modell zuzuweisen – das gilt ab sofort. Um einen Mitarbeiter später auf ein anderes Modell umzuziehen, öffne das Zielmodell und füge ihn dort hinzu.
Klicke auf Speichern. Ein Fenster fragt dich zur Bestätigung – klicke erneut auf Speichern oder brich ab.
Sobald du speicherst, schließt sich das Fenster und du siehst das Modell wieder in der Liste.
Aufbau des Fensters
Das Fenster ist in mehrere Bereiche eingeteilt:
- Definition: Name und Grunddaten des Modells
- Sollstunden: Höchstarbeitszeiten und Automatik-Einstellungen
- Standortprüfung: Optionale Begrenzung auf bestimmte Orte (GPS)
- Mindestpausen: Regeln, wann Mitarbeiter wie lange pausieren müssen
- Einstempeln/Ausstempeln beschränken: Zeitfenster für Buchungen
- Mitarbeiter: Liste der Mitarbeiter, denen du das Modell zuweisen kannst
Was danach passiert
Das Modell ist jetzt gespeichert und erscheint in der Liste Meine Arbeitszeitmodelle. Du siehst dort den Namen, die Anzahl der zugewiesenen Mitarbeiter und die Anzahl der bearbeitbaren Tage. Mitarbeiter, denen das Modell zugewiesen ist, können ab sofort Zeiten buchen – die Berechnung richtet sich nach den Einstellungen des Modells.
Die Einstellungen für Pausen und Mindestpausen beeinflussen, wie Buchungen berechnet werden. Mindestpausen werden optional automatisch abgezogen – dazu nutzt du die Schalter im Bereich Mindestpausen.
Du kannst das Modell jederzeit erneut öffnen und ändern. Um es zu löschen, klicke auf das Müll-Symbol neben dem Modell in der Liste – es fragt dich zur Bestätigung.
Tipps und Hinweise
Neue Modelle statt alte ändern: Wenn du ein Modell änderst, gilt die neue Einstellung sofort für alle zugewiesenen Mitarbeiter. Besser ist es, ein neues Modell zu erstellen und die Mitarbeiter schrittweise umzuziehen, wenn du größere Änderungen planst.
Standortprüfung braucht Internet: GPS-Prüfung funktioniert nur, wenn der Mitarbeiter mit dem Gerät online ist. Offline kann er nicht ein- oder ausstempeln.
Automatisches Ausstempeln nach letzter Aktion: Das System merkt sich automatisch, wann der Mitarbeiter zuletzt etwas im System getan hat – zum Beispiel einen Beleg gebucht oder eine Liste aktualisiert. Danach wird die Zeit geschlossen, selbst wenn er noch arbeitet.
Arbeitszeit-Regeln legen die Stunden fest: Die hier definierten Arbeitszeiten sind die Rahmenwerte. Die Stunden pro Wochentag pro Mitarbeiter legst du über Arbeitszeit-Regeln fest.