Du bearbeitest einen Wareneingang, der aus einer Bestellung hervorgegangen ist. Du erfasst die angekommen Artikel und Mengen, gibst sie ins Lager ein und buchst damit den Lagerbestand automatisch auf.
So kommst du hierher
- Öffne das Menü Lager in der Seitenleiste.
- Wähle Wareneingang.
- Suche in der Liste den Wareneingang, den du bearbeiten möchtest, und öffne ihn.
- Klick auf eine Zeile in der Liste, um den Wareneingang zu bearbeiten.
Voraussetzungen
Es muss ein Wareneingang aus einer Bestellung bereits angelegt sein.
So gehst du vor
Artikel hinzufügen: Klick auf die Schaltfläche Artikel hinzufügen, um Artikel zum Wareneingang zu erfassen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem du einen oder mehrere Artikel aus dem Artikelstamm auswählst.
- Wenn ein Artikel Seriennummern hat, wirst du aufgefordert, die Seriennummern der gelieferten Exemplare einzugeben. Das Fenster zeigt dir bereits erfasste Seriennummern, damit du keine doppelten einträgst.
- Wenn ein Artikel bereits in der Liste steht, erhöht sich seine Menge um 1 (oder um die Anzahl der Seriennummern, falls vorhanden).
Alternatief: Barcode-Scanner: Du kannst Artikel auch per Barcode-Scanner hinzufügen, wenn dieser angeschlossen ist. Der Scanner liest den Barcode und fügt den Artikel automatisch hinzu.
- Wenn der Artikel Seriennummern hat, wird das Seriennummern-Fenster geöffnet.
- Wenn der Artikel nicht im Bestand-Tracking registriert ist, fragt dich weboffice, ob du das aktivieren möchtest.
- Wenn der Artikel nicht im Artikelstamm existiert, kannst du ihn anlegen. Wichtig: Der neue Artikel wird dann dem Profitcenter des Wareneingangs zugeordnet. Ist das nicht gewünscht, funktioniert das Hinzufügen nicht.
Gelieferte Menge erfassen: In der Spalte Gelieferte Menge trägst du die Anzahl der angekommen Artikel ein. Das Feld wird automatisch auf 1 gesetzt, wenn du den Artikel hinzufügst. Bei Artikeln mit Seriennummern wird diese Spalte automatisch durch die Anzahl der eingegebenen Seriennummern gefüllt und ist nicht änderbar.
Bestellte Menge überprüfen: Die Spalte Bestellte Menge zeigt die Menge, die ursprünglich bestellt wurde. Du kannst diese Menge ändern, falls die Menge falsch war oder sich nachträglich ändert. Warnung: Änderst du die bestellte Menge oder wechselst du Standort/Lager, werden alle erfassten Positionen gelöscht.
Status überprüfen: In der Spalte Status siehst du auf einen Blick:
- Ein Fragezeichen: Die bestellte Menge ist unbekannt (z. B. weil dieser Artikel nicht ursprünglich in der Bestellung war).
- Ein rotes X mit "Unvollständig": Die gelieferte Menge ist kleiner als die bestellte Menge.
- Ein grünes Häkchen mit "Vollständig": Die gelieferte Menge entspricht der bestellten Menge oder übersteigt sie.
Notiz hinzufügen (optional): Du kannst für jede Position eine Notiz erfassen, z. B. wenn etwas beschädigt war oder es sonstige Besonderheiten gibt.
Seriennummern entfernen (nur wenn erforderlich): Wenn ein Artikel Seriennummern hat und du eine Seriennummer versehentlich eingetragen hast, klick auf das Müll-Symbol neben der Seriennummer, um sie zu entfernen. Die gelieferte Menge wird um 1 reduziert.
Etikett drucken (Desktop): Auf dem Desktop kannst du für jeden Artikel ein Lager-Etikett drucken, indem du auf die Schaltfläche mit dem Drucker-Symbol klickst.
Position löschen: Wenn du einen Artikel versehentlich hinzugefügt hast, lösch ihn, indem du auf die Schaltfläche mit dem Müll-Symbol klickst. weboffice fragt dich zur Sicherheit nach.
Informationen überprüfen: Wechsle zur Registerkarte Informationen, um die Daten des Wareneingangs zu überprüfen (Lieferant, Standort, Lager, etc.). Falls nötig, kannst du diese Daten dort ändern.
Dokumente anhängen (optional): Wenn ein Ordner für Dateien eingerichtet ist, wechsle zur Registerkarte Dokumente, um Lieferschein, Rechnung oder sonstige Unterlagen hochzuladen.
Speichern: Klick auf Speichern, um deine Erfassungen zu speichern, ohne den Wareneingang abzuschließen.
Lieferung abschließen: Wenn du alle Artikel erfasst hast und fertig bist, klick auf Lieferung abschließen. weboffice fragt dich zur Sicherheit nach. Danach werden die erfassten Positionen ins Lager gebucht und der Lagerbestand automatisch aktualisiert. Der Wareneingang ist dann abgeschlossen und kann nicht mehr bearbeitet werden.
Achtung: Wenn du einen abgeschlossenen Wareneingang nachträglich änderst, werden die bisherigen Lagerbuchungen wieder ausgebucht. Am Ende musst du den Wareneingang erneut abschließen, damit die Änderungen ins Lager gehen.
Du brauchst mindestens einen Artikel in der Liste, um abzuschließen. Zusätzlich muss bei Artikeln mit Seriennummern die Anzahl der Seriennummern genau mit der gelieferten Menge übereinstimmen.
Aufbau der Seite
Die Seite ist in zwei Registerkarten aufgeteilt:
Registerkarte "Positionen": Hier ist die Haupttabelle mit allen erfassten Artikeln. Jede Zeile zeigt:
- Artikelnummer: Die eindeutige Nummer des Artikels im Bestand
- Herstellernummer (optional): Falls für den Artikel vorhanden, die externe Nummer des Herstellers
- Artikel: Der Name des Artikels mit Link zur Artikelkarte
- Seriennummern (nur wenn das Modul "Seriennummern-Verwaltung" aktiv ist): Die einggebenen Seriennummern mit je einem Symbol zum Entfernen
- Gelieferte Menge: Feld zum Eintragen der angekommen Menge
- Bestellte Menge: Feld zum Eintragen oder Ändern der ursprünglichen Bestellmenge
- Hinzugefügt von: Name des Nutzers, der die Position erfasst hat
- Status: Grafische Darstellung, ob die Lieferung vollständig ist
- Notiz: Feld für Anmerkungen zur Position
Registerkarte "Informationen": Hier findest du die Metadaten des Wareneingangs (Lieferant, Datum, Standort, Lager, Profitcenter, etc.) und kannst diese bei Bedarf ändern.
Registerkarte "Dokumente" (nur sichtbar, wenn dafür ein Ordner angelegt ist): Hier kannst du Dateien zu diesem Wareneingang hochladen.
Was danach passiert
Nach dem Klick auf Lieferung abschließen wird das Eingabefenster geschlossen. Die erfassten Positionen sind jetzt ins Lager gebucht. Der Lagerbestand ist aktualisiert. Der Wareneingang erscheint in der Wareneingang-Übersicht mit dem Status "abgeschlossen" und kann von dort nicht mehr bearbeitet werden.
Wenn du später Änderungen brauchst, kannst du den Wareneingang erneut öffnen – allerdings werden dann die alten Lagerbuchungen rückgängig gemacht und musst am Ende erneut abschließen.
Tipps und Hinweise
- Barcode-Scanner schneller: Wenn du Artikel per Scanner erfasst, brauchst du die Schaltfläche Artikel hinzufügen nicht – der Scanner macht das automatisch.
- Seriennummern müssen passen: Bei Artikeln mit Seriennummern darfst du nicht mehr Seriennummern eingeben als die gelieferte Menge beträgt. weboffice kontrolliert das beim Abschließen.
- Standort/Lager nicht vergessen: Wenn du Standort oder Lager wechselst, gehen alle erfassten Positionen verloren. Änder diese Daten nur, wenn nötig.
- Änderungen nach Abschluss teuer: Wenn der Wareneingang schon gebucht ist und du etwas änderst, musst du am Ende neu buchen. Das kostet Zeit – überprüf vorher genau.