Automatische E-Mails für einen Standort einrichten

Du legst fest, welche E-Mails dein Standort automatisch verschicken soll: Bestätigungen für gebuchte Termine, Erinnerungen vor Terminen und Verkaufsbestätigungen nach Abschlüssen. Du bestimmst auch, von welcher Adresse diese E-Mails versandt werden und kannst eine eigene Domain dafür nutzen.

So kommst du hierher

1. Gehe zum Bereich System in der Seitenleiste.
2. Wähle Standorte.
3. Klicke auf den Standort, für den du E-Mails einrichten möchtest.
4. Öffne die Registerkarte Kommunikation.

Voraussetzungen

• Du benötigst das Recht, Standorte zu verwalten.
• Falls du Terminbestätigungen oder Terminerinnerungen versenden möchtest, musst du das Modul Kalender aktiviert haben.
• Falls du Verkaufsbestätigungen versenden möchtest, musst du das Modul Kassenpunkt aktiviert haben.

Aufbau der Seite

Die Seite ist zweispaltig aufgebaut. Links findest du die Einstellungen für den allgemeinen E-Mail-Versand, rechts die Einstellungen für automatische Nachrichten zu Terminen und Verkäufen.

So gehst du vor

E-Mail-Versand aktivieren und konfigurieren

1. Schalte den Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren ein. Nur wenn dieser aktiv ist, kann dein Standort überhaupt E-Mails versenden.

2. Trage die E-Mail ein – das ist die Absenderadresse, von der alle E-Mails aus diesem Standort versandt werden.

3. Trage einen E-Mail-Sendername ein – dieser wird Empfängern angezeigt und sollte deinen Standort oder dein Unternehmen identifizieren.

Eigene Domain für E-Mail-Versand nutzen (optional)

Wenn du möchtest, dass E-Mails über deine eigene Domain versandt werden (statt über die Standard-Domain von weboffice), konfiguriere das hier:

1. Gib deine Domain ein.

2. Klicke auf Domaineinstellungen prüfen. Das System prüft, ob deine DNS-Einträge korrekt konfiguriert sind. Diese Einträge sind notwendig, damit E-Mails nicht im Spam-Ordner landen.

3. Wenn DNS-Einträge ungültig sind, erscheint eine Warnung. Überprüfe dann deine DNS-Konfiguration bei deinem Domain-Anbieter. Die weltweite Übernahme der Einträge kann bis zu 48 Stunden dauern.

4. Für jeden DNS-Eintrag siehst du den Namen, den Typ und den korrekten Wert. Mit der Schaltfläche Kopieren (neben jedem Eintrag) kannst du den Wert in die Zwischenablage kopieren – so vermeidest du Tippfehler beim Eintragen bei deinem Domain-Anbieter.

5. Sobald alle DNS-Einträge weltweit übernommen wurden und das System sie als gültig erkennt, kannst du den Schalter Eigene Domain für den Versand verwenden einschalten.

6. Klicke auf Test E-Mail versenden, um zu prüfen, dass der Versand funktioniert. Du erhältst die Test-E-Mail an deine Benutzer-E-Mail-Adresse.

Automatische Nachrichten einrichten

Auf der rechten Seite richtest du die automatischen E-Mails ein. Es gibt bis zu drei Arten:

Terminbestätigung (nur wenn Kalender-Modul aktiv):

• Schalte E-Mail-Bestätigungsnachricht senden ein.
• Verfasse den Text unter E-Mail-Bestätigungsnachricht. Dieser Text wird an Kunden versandt, wenn sie einen Termin buchen oder ein Termin für sie erstellt wird. Du kannst Markdown verwenden (Fettdruck, Links, Aufzählungen etc.).
• Klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Beispiel-E-Mail an deine Benutzer-E-Mail-Adresse zu erhalten. So siehst du, wie dein Text bei Kunden ankommt.

Verkaufsbestätigung (nur wenn Kassenpunkt-Modul aktiv):

• Schalte E-Mail-Verkaufsnachricht senden ein.
• Verfasse den Text unter E-Mail-Verkaufsnachricht. Dieser Text wird versandt, wenn ein Verkauf abgeschlossen wird.
• Klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Beispiel-E-Mail zu erhalten.

Terminerinnerung (nur wenn Kalender-Modul aktiv):

• Schalte E-Mail-Erinnerungsnachricht senden ein.
• Verfasse den Text unter E-Mail-Erinnerungsnachricht. Dieser Text wird als Erinnerung vor einem gebuchten Termin versandt.
• Klicke auf Test-E-Mail senden, um eine Beispiel-E-Mail zu erhalten.

Einstellungen speichern

Wenn du alle Einstellungen vorgenommen hast, speichere die Änderungen durch die entsprechende Schaltfläche. Dein Standort versendet nun die aktivierten E-Mails automatisch.

Was danach passiert

Deine Einstellungen sind gespeichert. Dein Standort verschickt fortan automatisch die aktivierten E-Mail-Typen:

• Terminbestätigungen beim Buchen oder Erstellen von Terminen (falls aktiviert)
• Verkaufsbestätigungen nach Abschluss von Verkäufen (falls aktiviert)
• Terminerinnerungen vor gebuchten Terminen (falls aktiviert)

Alle versendeten E-Mails werden protokolliert und kannst du später im E-Mail-Protokoll (System > Logs, Registerkarte E-Mail-Protokoll) einsehen. Dort siehst du, welche E-Mails versendet wurden, an wen, und ob sie gelesen wurden.

Allgemeine Informationen zu automatischen E-Mails, die weboffice verschickt, findest du unter Automatische E-Mails, die weboffice verschickt.

Tipps und Hinweise

• Test-Funktion nutzen: Schicke immer eine Test-E-Mail, bevor du die Einstellungen für Kunden freigibst. So vermeidest du peinliche Fehler in Layout oder Inhalt.

• Markdown im Text: Du kannst Fettdruck, Links und Aufzählungen verwenden. Das macht deine E-Mails übersichtlicher und professioneller.

• Eigene Domain setzt Geduld voraus: Wenn du eine eigene Domain nutzen möchtest, plane ein bis zwei Tage Zeit ein – bis die DNS-Einträge weltweit übernommen sind. Überprüfe deine DNS-Einträge bei deinem Domain-Anbieter.

• E-Mails ohne Versand möglich: Wenn du den Schalter E-Mail-Benachrichtigung aktivieren ausschaltest, werden keine automatischen E-Mails versendet. Das ist nützlich, wenn du zunächst testen möchtest, ohne dass Kunden etwas erhalten.