Rechnungsstatus und Folgeaufträge verfolgen

Wenn du eine Rechnung öffnest, siehst du auf einen Blick, ob Zahlung erwartet wird, ob bereits bezahlt wurde oder ob es Probleme gibt. Du erkennst auch sofort, welche Folgeaufträge an diese Rechnung angebunden sind – etwa eine Lieferung oder eine Gutschrift – und kannst diese direkt ansteuern.

Voraussetzungen

Du hast eine Rechnung geöffnet. Es gibt keine weiteren Voraussetzungen.

Aufbau der Statuszeile

In jeder Rechnung wird oben rechts in der Info-Spalte der aktuelle Status angezeigt. Je nach Situation sieht du:

Tage bis Fälligkeit: Die Rechnung erwartet noch Zahlung. Das System zeigt dir, wie viele Tage noch bleiben, bis das Zahlungsziel erreicht ist. Wenn bereits eine Teilzahlung eingegangen ist, wird das zusätzlich erwähnt.
Tage überfällig: Die Zahlungsfrist ist verstrichen, die Zahlung fehlt noch immer. Das wird mit einem Warnzeichen gekennzeichnet. Auch hier erscheint der Hinweis auf eine Teilzahlung, falls vorhanden.
Bezahlt: Die Rechnung ist vollständig bezahlt.
Storniert: Die Rechnung wurde annulliert.
Uneinbringlich oder Dubios: Die Zahlung wird nicht erwartet oder ist fraglich geworden.
Mahnwesen: Die Rechnung befindet sich im Mahnprozess.

So gehst du vor

Status prüfen

Der Status wird automatisch berechnet und angezeigt. Du brauchst keine Aktion durchzuführen – bei jeder Öffnung der Rechnung siehst du den aktuellen Zustand. Wenn eine Zahlung erfasst wird, aktualisiert sich der Status unmittelbar.

Vorgängeaufträge anzeigen

Über der Statusanzeige siehst du mit einem Pfeil nach links alle Aufträge, die dieser Rechnung vorausgegangen sind – beispielsweise ein Angebot oder eine Bestellung. Klick auf einen dieser Aufträge, um ihn zu öffnen.

Folgeaufträge öffnen

Unter dem Status siehst du die Folgeaufträge, die mit dieser Rechnung verbunden sind – beispielsweise eine Lieferung oder eine Gutschrift.

Wenn es nur einen Folgeauftrag gibt: Klick auf die Nummer des Auftrags, um ihn zu öffnen.

Wenn es mehrere Folgeaufträge gibt: Die Schaltfläche Folgeaufträge zeigt die Anzahl an. Klick darauf, um eine Liste aller verbundenen Aufträge zu sehen. Wähle einen aus der Liste, um ihn zu öffnen.

Mahnungen verfolgen

Unter den Folgeaufträgen siehst du, falls vorhanden, alle Mahnungen, die zu dieser Rechnung versendet wurden. Klick auf eine Mahnung, um sie zu öffnen oder zu bearbeiten.

Was danach passiert

Der Status aktualisiert sich automatisch – wenn etwa eine Zahlung erfasst wird oder eine Mahnung versendet wird. Du brauchst die Seite nicht neu zu laden. Die angezeigten Vorgänger- und Folgeaufträge ermöglichen dir eine schnelle Navigation: Du kannst vom Angebot über Bestellung und Rechnung direkt zur Lieferung oder zur Gutschrift springen, ohne diese umständlich zu suchen.

Wenn die Zahlungsfrist überschritten ist, kannst du direkt von hier aus Mahnungen versenden oder eine Zahlung erfassen.

Tipps und Hinweise

Eine Teilzahlung wird sofort erkannt und angezeigt, auch wenn die Restsumme noch offen ist.
Der Status ändert sich nicht, wenn du die Seite offen lässt – aktualisiere deinen Browser, um die aktuelle Situation zu sehen, falls sich etwas geändert hat.
Folgeaufträge entstehen automatisch, wenn du beispielsweise einen Lieferschein oder eine Gutschrift aus dieser Rechnung erstellst. Manuell erstellte Aufträge erscheinen hier nur, wenn sie explizit verknüpft wurden.