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Telefoniefunktionen einrichten und verwalten

Hier verweigerst du alle Telefoniefunktionen deines Unternehmens: Telefonnummern, Nebenstellen, VoIP-Geräte und Anrufabläufe. Diese Seite ist deine zentrale Verwaltungsebene.

So kommst du hierher

Öffne das Menü in der Seitenleiste und wähle Telefonie > Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht "Telefonie konfigurieren". Zudem muss dein Unternehmen mindestens eine Telefonnummer von deinem Provider erhalten haben — ohne Nummer kannst du keine Nebenstellen anlegen.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in fünf Registerkarten unterteilt, die du über die Reiter links ansteuern kannst:

Nummern: Deine Telefonnummern und deren globale Einstellungen
Nebenstellen: SIP-Accounts, die auf Nummern hören und auf Geräte provisioniert werden
VoIP-Geräte: Telefone, Headsets und andere Endgeräte mit ihren SIP-Logins
Anrufabläufe: Automatisierte Szenarien (Begrüßung, Sprachmenü, Weiterleitung) pro Nebenstelle
Status: Übersicht der Systemgesundheit und Verbindungsstatus

So gehst du vor

Der Aufbau einer funktionierenden Telefonanlage folgt dieser Reihenfolge:

1. Telefonnummern einrichten

Wechsle zur Registerkarte Nummern. Die dort bereits sichtbaren Nummern können bearbeitet werden — sie wurden von deinem Provider zugewiesen. Klicke auf eine Nummer, um ihre Eigenschaften zu definieren:

Bezeichnung: Eine aussagekräftige Beschreibung wie "Hauptnummer" oder "Hotline Verkauf" (optional, hilft aber der Übersicht)
Standort: Der Profit-Center, dem diese Nummer zugeordnet ist (Pflicht)
Anrufe standardmäßig aufzeichnen: Aktiviert automatische Anrufaufzeichnung für diese Nummer. Wenn aktiv, kannst du zusätzlich eine Ansage eingeben, die Anrufer vor Gesprächsbeginn hören — bleibt das Feld leer, wird ein Standardtext verwendet
Default-Nebenstelle (Direct-Ring): Die Nebenstelle, die eingehende Anrufe standardmäßig entgegennimmt. Bleibt dieses Feld leer, müssen Anrufe manuell umgeleitet werden
KI-Stimme: Wähle die Stimme für automatische Ansagen (z.B. Begrüßung, Sprachmenü). Zur Verfügung stehen verschiedene Varianten. Der Standard ist "Marin" (warm und freundlich)
Stil-Hinweis: Optionale Anleitung an die KI-Stimme, wie die Ansagen klingen sollen (z.B. "Sprich wie eine Hotel-Rezeption")
Sprechtempo: Wähle zwischen "Langsam", "Normal (Standard)", "Zügig", "Schnell" oder "Sehr schnell"

Speichere deine Änderungen mit der Schaltfläche Speichern.

2. Nebenstellen anlegen

Wechsle zur Registerkarte Nebenstellen und klicke auf Hinzufügen. Im Eingabefenster trägst du ein:

SIP-Username: Der interne Account-Name wie "100", "101" oder "alice" (Pflicht)
Bezeichnung: Ein sprechender Name wie "Empfang" oder "Büro Maria" (optional)
Standard-Caller-ID-Nummer: Wähle aus dem Auswahlfeld eine der eingerichteten Telefonnummern. Dies ist die Nummer, die bei ausgehenden Anrufen angezeigt wird (Pflicht)
Mitarbeiter: Ordne optional einen Benutzer zu. Lasse dieses Feld leer für Pool-Geräte (z.B. Rezeption), die keinem einzelnen Mitarbeiter gehören

Speichere die neue Nebenstelle mit Speichern. Das System generiert automatisch ein SIP-Passwort und zeigt es dir direkt an — trage es sofort in das Endgerät ein, denn du wirst es nur jetzt einmalig im Klartext sehen. Später kannst du das Passwort rotieren oder anzeigen lassen, indem du in der Nebenstellen-Liste auf die Schaltfläche SIP-Passwort anzeigen oder rotieren klickst.

3. VoIP-Geräte registrieren

Wechsle zur Registerkarte VoIP-Geräte und klicke auf Hinzufügen. Gib ein:

MAC-Adresse: Die Hardwareadresse des Geräts (z.B. 80:5E:C0:12:3A:BC). Du kannst Trennzeichen auslassen — das System normalisiert sie automatisch (Pflicht)
Bezeichnung: Wo steht das Gerät? (z.B. "Empfang", "Büro 2.OG")
Hersteller: Derzeit wird "Yealink" unterstützt
Modell: z.B. "T54W", "T46U", "MP54"
Nebenstelle (SIP-Account, Line 1): Wähle die Nebenstelle aus, die dieses Gerät nutzen soll (Pflicht). Dies ist der Haupt-Account auf dem Telefon
Weitere SIP-Accounts (Line 2, 3, …): Optional kannst du zusätzliche Nebenstellen auf demselben Gerät konfigurieren — bis zu 16 insgesamt. Klicke auf Account hinzufügen und wähle eine weitere Nebenstelle, die auf diesem Gerät verfügbar sein soll

Speichere das Gerät mit Speichern. Danach kannst du in der Geräteliste auf Provisioning-URL anzeigen klicken — das System erzeugt automatisch eine Konfigurations-URL, die du dem Gerät mitteilst, damit es sich selbst mit allen Einstellungen versorgt.

4. Anrufabläufe gestalten

Wechsle zur Registerkarte Anrufabläufe und klicke auf Hinzufügen, um einen neuen Anrufablauf zu erstellen:

Name: Beschreibung des Ablaufs wie "Empfang", "Hotline Notfall" oder "Außendienstvertretung" (Pflicht)
Nebenstelle (Empfänger): Wähle die Nebenstelle aus, auf die dieser Ablauf reagieren soll. Der Ablauf wird automatisch ausgelöst, wenn eine Rufnummer auf diese Nebenstelle umgebogen wird (Pflicht)

Speichere die neue Ablaufvorlage mit Speichern.

Nun öffnet sich automatisch der Anrufablauf-Gestalter — ein Editor mit zwei Bereichen:

Links: Eine grafische Darstellung des Ablaufs (zunächst leer, weil noch keine Schritte existieren)
Rechts: Ein Detailbereich zur Bearbeitung

Um Schritte hinzuzufügen, klicke auf Schritt hinzufügen in der Werkzeugleiste oben. Jeder Schritt ist ein logisches Element wie "Ansage abspielen", "Sprachmenü", "Öffnungszeiten prüfen" oder "Anruf weiterleiten". Verbinde die Schritte durch Klick-und-Zieh-Gesten im Grafikbereich, um den Gesprächsfluss zu definieren.

Optional kannst du einen Testanruf über die gleichnamige Schaltfläche durchführen — das System simuliert einen Durchlauf des Ablaufs, damit du die Logik prüfst.

Änderungen werden automatisch gespeichert. Mit der Schaltfläche Basisdaten kannst du Name und Nebenstelle des Ablaufs später jederzeit bearbeiten.

5. System prüfen

Wechsle zur Registerkarte Status, um die Systemgesundheit und die Verbindungsstatus deiner Geräte zu prüfen.

Was danach passiert

Nach diesen Schritten ist deine Telefonanlage funktionsfähig. Eingehende Anrufe auf die konfigurierten Nummern landen bei der Default-Nebenstelle oder folgen den definierten Anrufabläufen. Alle Geräte, die über ihre MAC-Adresse registriert sind, können sich selbst über die Provisioning-URL konfigurieren.

Weitere verwandte Aufgaben:

Tipps und Hinweise

Reihenfolge ist wichtig: Lege immer zuerst Nummern an, dann Nebenstellen — Nebenstellen brauchen eine Nummer als Caller-ID.
Passwort-Sicherheit: Das SIP-Passwort wird dir nur einmalig nach Anlage angezeigt. Notiere es sofort oder trage es direkt ins Gerät ein. Später kannst du ein neues erzeugen, das alte wird dann gelöscht.
Pool-Geräte vs. persönliche: Lasse das Feld "Mitarbeiter" leer, wenn das Gerät von mehreren Personen genutzt wird (z.B. Rezeption). Andernfalls ordne es einem Mitarbeiter zu.
Anrufaufzeichnung und Datenschutz: Wenn du Anrufe automatisch aufzeichnest, musst du Anrufer darauf hinweisen — die Ansage am Anfang ist dafür da.
Geräte-Provisioning: Eine Provisioning-URL ist nur aktiv, wenn dein System eine sogenannte "PhoneServerBaseUrl" hinterlegt hat. Wende dich an den Support, falls die URL nicht angezeigt wird.