Duplikat-Kunde zusammenführen oder ablehnen

Wenn das System zwei Kundensätze als mögliches Duplikat erkannt hat, entscheidest du hier, ob du sie zusammenführen möchtest oder ob es sich um zwei unterschiedliche Kunden handelt. Bei einer Zusammenführung bleibt einer der Kunden erhalten, der andere wird archiviert.

So kommst du hierher

1. Öffne das Menü und gehe zu Stammdaten > Kunden.
2. Wähle Duplikate prüfen – es öffnet sich eine Liste mit erkannten Duplikaten.
3. Klicke auf einen Eintrag, um die beiden Kunden nebeneinander zu vergleichen.

Voraussetzungen

Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Das System zeigt dir erkannte Duplikate automatisch an.

Aufbau der Übersicht

Oben siehst du eine Werkzeugleiste mit drei Schaltflächen. Darunter werden die beiden verdächtigen Kunden nebeneinander mit ihren Stammdaten angezeigt – Kontaktinformationen, Adressen und weitere Felder, damit du leicht vergleichen kannst.

So gehst du vor

1. Vergleiche die Kundendaten in der Übersicht nebeneinander. Achte auf Name, Anschrift, Telefon und andere Merkmale, um sicherzustellen, dass es sich wirklich um ein Duplikat handelt.

2. Entscheide dich für einen der beiden Kunden:

   • Um den ersten Kunden zu behalten, klicke die Schaltfläche mit seiner Kundennummer (z.B. [Kundennummer] akzeptieren) in der Werkzeugleiste.
   • Um den zweiten Kunden zu behalten, klicke die entsprechende Schaltfläche für diesen Kunden.

   Ein Bestätigungsfenster warnt dich ausdrücklich: Die Zusammenführung kann nicht rückgängig gemacht werden. Der andere Kunde wird archiviert. Bestätige noch einmal, um den Vorgang abzuschließen.

3. Falls es sich nicht um ein Duplikat handelt, klicke Es handelt sich nicht um ein Duplikat. Das System fragt dich zur Bestätigung. Danach wird dieses Paar nicht mehr als Duplikat angezeigt.

Was danach passiert

• Bei einer Zusammenführung: Der angenommene Kunde behält seine Kundennummer und bleibt aktiv. Der andere Kunde wird archiviert und taucht nicht mehr in der Kundenliste auf. Die Duplikat-Prüfung startet automatisch neu.
• Bei Ablehnung: Das Paar wird als überprüft markiert und verschwindet aus der Liste.

Die Zusammenführung selbst ist abgeschlossen. Solltest du später feststellen, dass ein Kunde falsch archiviert wurde, muss der Systemadministrator ihn wiederherstellen – das kannst du nicht selbst tun.

Tipps und Hinweise

• Vor dem Zusammenführen gut prüfen: Achte nicht nur auf den Namen, sondern auch auf Adresse und Geschäftstyp. Ähnliche Namen bedeuten nicht immer ein Duplikat.
• Behalte den Kunden mit mehr Geschäftshistorie: Wenn einer der beiden Kunden mehr Aufträge oder Transaktionen hat, ist es meist sinnvoll, diesen zu behalten. Die Daten des anderen werden beim Archivieren nicht verloren, lassen sich aber später schwerer wiederherstellen.
• Weitere Informationen zu erkannten Duplikaten findest du unter Duplikate prüfen und zusammenführen.