Doppelte Kundendatensätze zusammenführen

Du findest und bereinigst hier doppelte Kundeneinträge in deiner Datenbank. Das System erkennt automatisch Kunden mit ähnlichen Daten und zeigt sie dir zum Vergleich. Du kannst dann entscheiden, welche Daten behalten werden und die Einträge zusammenführen oder als geprüft kennzeichnen.

So kommst du hierher

Gehe auf Stammdaten in der Seitenleiste und klicke auf Kunden. Klicke dann auf die Schaltfläche Nach Duplikaten suchen.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zum Anzeigen von Kundendaten. Außerdem muss das System bereits Duplikate erkannt haben.

Aufbau der Übersicht

Links siehst du die Liste der erkannten doppelten Kundenpaare mit je zwei Kundennamen pro Zeile. Rechts daneben erscheint beim Auswählen eines Paares die detaillierte Gegenüberstellung aller Daten beider Kunden.

So gehst du vor

1. In der linken Liste klickst du auf einen Eintrag mit zwei Kundennamen, um ihn auszuwählen.

2. Auf der rechten Seite öffnet sich sofort eine Tabelle mit allen Eigenschaften beider Kunden nebeneinander: Kundenart, Anzeigename, Standort, Anlagedatum, Umsatz, Geburtsdatum, Telefon, Handy, Fax, E-Mail, Website, Straße, Postleitzahl, Ort, Land, Rechnungsmail, Skonto (%), Skonto (Tage), Zahlungsziel (Tage), Bank, IBAN, BIC, Steuernummer und USt-ID.

   Die Zeilen sind farblich gekennzeichnet:

   • Grün: beide Kunden haben denselben Wert in diesem Feld
   • Gelb: nur einer der beiden Kunden hat einen Wert
   • Rot: beide haben unterschiedliche Werte

3. Prüfe die Unterschiede und entscheide:

   • Sollen die Kunden zusammengeführt werden? Klicke auf die Schaltfläche zum Zusammenführen (die genaue Beschriftung findest du in der rechten Detailansicht). Das System verschmilzt dann die Daten nach deinen Vorgaben und löscht einen der beiden Einträge.
   • Soll dieser Eintrag aus der Liste entfernt werden, ohne zusammenzuführen? Klicke auf die Schaltfläche zum Markieren als geprüft. Der Eintrag wird dann aus der Liste entfernt und du kannst dich dem nächsten Duplikat zuwenden.

4. Nach jeder Aktion wird automatisch der nächste Eintrag in der Liste ausgewählt. Wiederhole die Schritte 1–3, bis die Liste leer ist.

Was danach passiert

Wenn du alle doppelten Kunden bearbeitet hast oder keine Duplikate mehr gefunden werden, schließt sich das Fenster und du siehst eine Bestätigung. Die zusammengeführten Kunden sind nun unter einem Eintrag in der Kundenliste gespeichert; der redundante Eintrag wurde gelöscht.

Du kannst jetzt wie gewohnt Kunden anlegen oder pflegen.

Tipps und Hinweise

• Die Farbcodierung in der Vergleichstabelle hilft dir, auf einen Blick zu sehen, wie ähnlich sich die beiden Kunden wirklich sind. Grüne Zeilen deuten auf einen echten Duplikat hin; rote Zeilen bedeuten, dass die Kunden trotz Ähnlichkeit unterschiedliche Stammdaten haben.
• Das Anlagedatum wird bei der Farbcodierung nicht berücksichtigt – achte stattdessen auf die Kontaktdaten, Namen und Adressen.
• Bevor du zusammenführst, überprüfe besonders die Umsätze und Zahlungsbedingungen: Diese sollten später korrekt zusammengefasst sein, damit deine Geschäftsbeziehung zum Kunden nicht verfälscht wird.