Arbeitszeit und Urlaub verwalten

Auf dieser Seite siehst du alle Mitarbeiter im Überblick: ihren aktuellen Anwesenheitsstatus, Stundenbilanzen und Urlaubstage. Du kannst Zeiteinträge korrigieren, Urlaubstage einsehen und Zeitnachweise drucken.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Arbeitszeit > Verwaltung.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht Zeitbuchungen verwalten. Das Modul Arbeitszeit muss in deiner Installation freigeschaltet sein.

Aufbau der Seite

Die Seite ist in mehrere Registerkarten unterteilt. Auf der Registerkarte Verwaltung findest du eine Tabelle mit allen Mitarbeitern deines Bereichs:

Bild: Profilbild des Mitarbeiters
Mitarbeiter: Name
Anwesenheit: aktueller Status (z. B. Anwesend, Homeoffice, Abwesend)
Saldo: Stundenüberschuss oder -fehlbestand (grün = Überschuss, rot = Fehlbestand)
Krankenstand: Anzahl der Krankheitstage im laufenden Jahr
HomeOffice Tage: Anzahl der Homeoffice-Tage im laufenden Jahr
Nicht abgeschlossene Tage: Tage, für die noch keine Bestätigung erfolgt ist

Oben rechts kannst du mit der Schaltfläche Zeige archivierte Einträge auch nicht mehr aktive Mitarbeiter anzeigen.

Die Registerkarte Urlaubsverwaltung zeigt Urlaub in einem Jahreskalender und einer Tabelle mit Urlaubssaldo für jeden Mitarbeiter.

So gehst du vor

Mitarbeiter-Details ansehen und Zeiten korrigieren

Doppelklicke auf einen Mitarbeiternamen in der Tabelle — oder klicke auf die Schaltfläche Aktionen (Raketen-Symbol) rechts neben dem Namen.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem du verschiedene Aktionen durchführen kannst. Welche genau, hängt davon ab, was du ändern möchtest (Zeiteinträge bearbeiten, Urlaub genehmigen usw.).

Buchungen eines Mitarbeiters anzeigen

Klicke auf die Schaltfläche Buchungen anzeigen (Balken-Symbol) neben dem Namen. Es öffnet sich eine Übersicht mit allen Zeiteinträgen dieses Mitarbeiters nach Monat.

Zeitnachweis drucken

Klicke oben auf Zeiterfassung drucken.
Im Fenster, das sich öffnet, wählst du den Monat aus, für den du den Zeitnachweis brauchst. Bestätige mit der Schaltfläche, die dir angeboten wird.
Im nächsten Schritt wählst du aus, für welche Mitarbeiter der Zeitnachweis gedruckt werden soll. Du kannst mehrere auswählen oder alle.
Der Zeitnachweis wird als PDF erzeugt und zum Drucken vorbereitet.

Urlaub und Saldo einsehen

Klicke auf die Registerkarte Urlaubsverwaltung.

Oben kannst du mit den Pfeilen das Jahr wechseln. Der Kalender zeigt dir alle genehmigten Urlaubstage.

In der Tabelle auf der rechten Seite siehst du für jeden Mitarbeiter:

Übertrag: Urlaubstage, die vom Vorjahr übernommen wurden
Anspruch: Urlaubstage im aktuellen Jahr
Verbraucht: bereits genommene Tage
Aktueller Urlaubsstand: Resttage (kann negativ sein, wenn mehr Tage genommen als verfügbar)
Geplant: bereits genehmigter zukünftiger Urlaub
Resturlaub: noch verfügbare Tage (kann negativ sein)

Unter jeder Spalte wird die Summe aller Mitarbeiter angezeigt.

Klicke auf einen Urlaub im Kalender (graues oder farbiges Feld), um die Details zu sehen.

Was danach passiert

Alle Änderungen, die du im Fenster vornimmst, werden sofort gespeichert. Die Tabelle aktualisiert sich automatisch.

Zeitliche Korrektur erfolgt hier: Zeiten korrigieren

Urlaubsanträge genehmigst du unter Urlaubsanträge genehmigen

Die weiteren Registerkarten auf dieser Seite — Arbeitszeitmodelle, Zeitbuchungsarten, Offene Anträge — sind separate Aufgaben.

Tipps und Hinweise

Archivierte Mitarbeiter: Ausgeschiedene oder deaktivierte Mitarbeiter sind normalerweise ausgeblendet. Nutze die Schaltfläche oben rechts, um sie anzuzeigen, wenn du auf deren Daten zugreifen musst.
Farbkodierung im Urlaubskalender: Urlaubstage, die noch nicht gespeichert sind, erscheinen hellgrau. Genehmigte und verbuchte Tage haben eine Farbe.
Negative Salden: Ein negatives Saldo bedeutet, dass der Mitarbeiter mehr Stunden genommen hat, als er arbeiten sollte. Das kann durch Überstunden oder Abbau von Rückstau entstehen.
Saldo für Monat: Das angezeigte Saldo bezieht sich normalerweise auf die aktuelle Periode — überprüfe, ob das für deine Betrachtung richtig ist.