Hier verwaltest du die Zeitbuchungen eines Mitarbeiters: Du kannst IST-Stunden hinzufügen, Urlaub oder Krankmeldungen eintragen, Überstunden auszahlen, alle Buchungen einsehen und den Zeitnachweis drucken. Das ist deine zentrale Anlaufstelle für alle zeitlichen Angelegenheiten eines einzelnen Beschäftigten.
So kommst du hierher
- Öffne die Seitenleiste und wähle Arbeitszeit-Verwaltung.
- Wähle einen Mitarbeiter aus der Liste.
- Klicke auf Buchungsübersicht in den Aktionen (oder doppelklick auf einen beliebigen Tag in der Tabelle).
Voraussetzungen
Der Mitarbeiter muss ein Arbeitszeitmodell und ein Eintrittsdatum hinterlegt haben. Ist das nicht der Fall, sind die meisten Funktionen deaktiviert, und du siehst eine Warnung.
So gehst du vor
Übersicht der Zeitbuchungen einsehen
- Nach deiner Anmeldung siehst du eine Tabelle mit allen Zeitbuchungen des Mitarbeiters für den aktuellen Monat. Die Tabelle zeigt jeden Tag, die geplante Arbeitszeit (Soll), die tatsächlich geleistete Zeit (Ist), Pausen und den Saldo.
- Navigiere mit den Monatspfeilen oben rechts zu anderen Monaten oder Jahren, oder klicke auf Aktueller Monat, um zur heutigen Zeit zurückzuspringen.
IST-Stunden hinzufügen
- Klicke auf die Karte IST-Zubuchung.
- Gib folgende Informationen ein:
- Mitarbeiter: ist bereits gespeichert
- Datum: der Tag, für den du Stunden erfassen möchtest
- Uhrzeiten: Startzeit und Endzeit der Arbeit
- Klicke Übernehmen, um die Buchung zu speichern.
Ausführlichere Anleitung: IST-Zubuchung erfassen
Abwesenheiten eintragen
- Klicke auf die Karte der Abwesenheitsart, die du eintragen möchtest – zum Beispiel Urlaub eintragen, Krankmeldung eintragen oder Unterbrechung eintragen.
- Wähle die Buchungsart (z. B. Urlaubstyp oder Krankheitsgrund) aus dem Auswahlfeld Art.
- Gib den Zeitraum ein:
- Bei Urlaub, Krankmeldung oder Unterbrechung: Gib den Zeitraum ein (Startdatum und Enddatum).
- Bei unbezahlten oder bezahlten Abwesenheiten: Wähle ein Datum und gib Von- und Bis-Uhrzeit ein. Für unbezahlte Abwesenheiten kannst du alternativ schnell 1/4 Tag, 1/2 Tag oder Ganzer Tag anklicken – das System berechnet die Uhrzeiten automatisch.
- Klicke Übernehmen.
Überstunden auszahlen
- Klicke auf die Karte Überstunden ausbezahlen.
- Gib an, wie viele Stunden und Minuten ausbezahlt werden sollen.
- Das System bucht die Auszahlung und verringert das Stundenplus des Mitarbeiters.
Ausführlichere Anleitung: Überstunden auszahlen
Einzelne Buchung bearbeiten
- Klicke in der Tabelle auf die Schaltfläche Bearbeiten (Stift-Symbol) neben dem Tag oder der Buchung, die du ändern möchtest.
- Passe die Uhrzeiten oder andere Details an.
- Klicke Übernehmen.
Alternativ doppelklickst du direkt auf einen Tag oder Eintrag in der Tabelle.
Sollarbeitszeit eines Tages überschreiben
- Klicke in der Tabelle auf das Icon neben der Sollarbeitszeit eines Tages.
- Gib die neue Sollarbeitszeit ein (oder lass das Feld leer, um zur automatischen Berechnung zurückzukehren).
- Klicke Übernehmen.
Diese Änderung gilt nur für diesen einen Tag und überschreibt das Arbeitszeitmodell vorübergehend.
Buchungen drucken
Klicke auf die Schaltfläche Drucken oben in der Tabelle. Du kannst den Ausdruck als PDF speichern oder direkt drucken.
Ausführlichere Anleitung: Zeitnachweis drucken
Aufbau der Seite
Zeitraumnavigation (oben rechts) Mit den Pfeilen springst du zwischen Monaten und Jahren. Aktueller Monat bringt dich zurück zu heute.
Statistik (unter der Navigation) Ein Überblick über die gesammelten Stunden, Pausen und Tage im angezeigten Zeitraum.
Tabelle Jede Zeile ist entweder ein ganzer Tag oder ein einzelner Eintrag innerhalb eines Tages:
- Tag/Datum: der Kalendertag
- Sollarbeitszeit: vertraglich geplante Stunden für diesen Tag (grau hinterlegt, wenn vom Modell abweichend überschrieben)
- Istarbeitszeit: tatsächlich erfasste Arbeitszeit
- Pausen: summierte Pausendauer
- Saldo: Differenz zwischen Soll und Ist für diesen Tag
- Besonderheiten: Urlaub, Krankmeldung, Überstunden und andere Sonderbuchungen werden mit Symbolen und Farben gekennzeichnet
Bearbeitungsschaltflächen (rechts in jeder Zeile) Mit dem Stift-Symbol änderst du die Buchung dieses Tages oder dieser Eintrag.
Was danach passiert
Alle Änderungen werden sofort gespeichert. Wenn du an einem Tag Buchungen hinzufügst oder änderst, aktualisiert sich die Tabelle, und dein Saldo wird neu berechnet. Die Daten sind dann in der Buchungsübersicht abrufbar und fließen in Berichte, Lohnabrechnungen und Urlaubsplanungen ein.
Tipps und Hinweise
- Keine Berechtigung: Wenn du alle Schaltflächen deaktiviert siehst, hast du wahrscheinlich keine Berechtigung zur Zeitverwaltung. Frag deinen Administrator.
- Überstunden begrenzt: Unbezahlte Abwesenheiten können nicht länger sein als die Sollarbeitszeit des Tages. Das System schneidet automatisch ab.
- Nachtschichten: Wenn du Buchungen über Mitternacht erfassen möchtest (z. B. Schicht von 22:00 bis 06:00 Uhr), musst du das in den Einstellungen für diesen Mitarbeiter erlauben.
- Änderungen nachträglich möglich: Du kannst jederzeit frühere Monate aufrufen und Buchungen korrigieren – es sei denn, dein Administrator hat bestimmte Zeiträume gesperrt.