Schichtplanung/Bedarf

Du erstellst hier die Schichtbedarfsplanung für dein Team oder deinen Profit-Center. Du legst fest, welche Schichtvorlagen an welchen Tagen besetzt sein sollen, weist Mitarbeiter manuell zu oder nutzt KI-gestützte Vorschläge für eine schnellere Planung.

So kommst du hierher

Öffne die Seitenleiste und wähle Schichtplanung > Schichtplanung/Bedarf.

Falls dein Unternehmen mehrere Profit-Center hat, siehst du oben Registerkarten für jeden Center. Wähle den Center, für den du planen möchtest.

Voraussetzungen

Du brauchst die Berechtigung für die Schichtplanung. Der Modul muss in deiner Installation aktiviert sein.

Aufbau der Übersicht

Die Seite zeigt einen Bedarfsplan als Tabelle oder Scheduler:

Bedarfsplan-Ansicht (Standard):

• Jede Zeile ist eine Schichtvorlage (mit Name, Startzeit und Sollzahl)
• Jede Spalte ist ein Tag
• In jeder Zelle siehst du, wie viele Mitarbeiter zugewiesen sind und wie viele Plätze die Vorlage vorsieht
• Farbige Kacheln zeigen die zugewiesenen Mitarbeiter mit deren Namen
• Grüne oder rote Hintergrundfarbe zeigt an, ob die Sollzahl erfüllt ist

Am oberen Rand:

• Navigationsschaltflächen zum Blättern zwischen Wochen oder Monaten
• Schaltflächen für Aktionen, KI-Vorschläge und Druck
• Schnell-Datumswähler für Sprünge zu anderen Zeiträumen

Rechts eine Mitarbeiter-Seitenleiste:

• Liste aller verfügbaren Mitarbeiter, sortiert nach Abteilung
• Arbeitsstundenstatistik pro Mitarbeiter im gewählten Zeitraum
• Hinweis, wenn ein Mitarbeiter in diesem Zeitraum abwesend ist

So gehst du vor

Schicht manuell zuweisen

1. Klicke auf einen leeren Slot in der Bedarfsplan-Tabelle (ein Pluszeichen in einer Zelle), oder ziehe einen Mitarbeiternamen aus der rechten Seitenleiste in die Schichtzelle.

2. Ein Fenster öffnet sich: Schicht zuweisen

   • Vorlage (Auswahlfeld): Wähle die Schichtvorlage
   • Start abweichend (HH:mm) (optional): Lasse leer für die Vorlagen-Startzeit, oder gib eine andere Uhrzeit ein
   • Dauer abweichend (Min) (optional): Lasse leer für die Vorlagen-Dauer, oder ändere die Minuten
   • Pause abweichend (Min) (optional): Anpassung der Pausenzeit
   • Notiz (optional): Interne Notiz zu dieser Zuweisung

   Das System prüft automatisch, ob die Zuweisung gegen Regeln verstößt. Verstöße sind rot markiert und blockieren das Speichern.

3. Klicke Speichern, um die Schicht zuzuweisen.

Schicht bearbeiten oder löschen

1. Klicke auf eine Mitarbeiter-Kachel (oder einen Mitarbeiter-Namen) in einer besetzten Zelle.

2. Das Fenster Schicht bearbeiten öffnet sich mit den gleichen Feldern wie oben. Du kannst Start, Dauer, Pause und Notiz ändern.

3. Oben rechts siehst du optional einen Hinweis, falls diese Schicht abgesagt ist.

4. Zum Absagen: Klicke Absagen. Ein weiteres Fenster fragt nach einem Grund. Die Schicht wird archiviert und aus Auswertungen ausgeblendet.

5. Zum Löschen: Klicke Löschen. Die Zuweisung wird sofort entfernt.

6. Speichern oder schließe das Fenster.

KI-Vorschläge nutzen

1. Klicke oben die Schaltfläche Vorschlag (nur in Wochenansicht sichtbar).

2. Die KI erzeugt Vorschläge für offene Schichtplätze. Oben erscheint eine Leiste mit:

   • Anzahl der erzeugten Vorschläge
   • Warnsymbol: Wie viele Vorschläge Warnungen haben
   • Anzahl nicht besetzbar: Schichten, die keine passenden Mitarbeiter haben

3. Profil wählen: Nutze das Auswahlfeld, um die Vorschlag-Strategie zu ändern:

   • Standard: Ausgewogene Auswahl
   • Wunsch-First: Bevorzugt Mitarbeiterwünsche
   • Stabil: Bevorzugt regelmäßige, zuverlässige Zuweisungen

4. Einzelnen Vorschlag annehmen: Klicke auf die Vorschlag-Kachel (mit Zauberstab-Symbol). Ein Fenster zeigt:

   • Datum, Mitarbeiter, Vorlage
   • Score: Ein Maßstab für die Eignung (höher = besser)
   • Warum dieser Vorschlag: Aufzählung der Gründe
   • Warnungen: Falls vorhanden

   Klicke Übernehmen, um den Vorschlag zu speichern, oder Verwerfen, um ihn zu ignorieren.

5. Alle Vorschläge auf einmal annehmen:

   • Alle übernehmen: Speichert alle Vorschläge, auch die mit Warnungen
   • Nur ohne Warnung: Speichert nur die unproblematischen Vorschläge
   • Verwerfen: Verwirft alle Vorschläge und löscht die Leiste

6. Nicht besetzbare Schichten: Klicke auf die rote Zahl oben rechts in der Vorschlag-Leiste, um die Gründe zu sehen.

Drucken

1. Klicke oben Drucken.

2. Wähle, was du drucken möchtest:

   • Gesamtübersicht: Alle Schichtvorlagen für den Zeitraum
   • Für einen Mitarbeiter: Der Plan für einen einzelnen Mitarbeiter

3. Stelle den Zeitraum ein (Von/Bis Datum).

4. Wenn du "Für einen Mitarbeiter" gewählt hast, wähle den Mitarbeiter aus der Liste.

5. Klicke Drucken. Der Plan wird geöffnet.

Mit der Mitarbeiter-Seitenleiste arbeiten

• Mitarbeiter suchen: Tippe in das Suchfeld, um nach Namen oder Abteilung zu filtern.
• Statistik: Neben jedem Namen siehst du die Arbeitsstunden und Schichtanzahl im gewählten Zeitraum. Ein rotes Label zeigt Überbelastung (≥45 Std.) oder hohes Aufkommen (≥35 Std.).
• Abwesenheitsinfo: Ein Symbol zeigt an, an wie vielen Tagen der Mitarbeiter abwesend ist.

Ansicht wechseln

Die Bedarfsplan-Ansicht ist Standard. Du kannst auch zur Mitarbeiter-Ansicht wechseln:

Nutze die Schaltflächen Woche / Monat, um zwischen Wochenübersicht und Monatsübersicht umzuschalten, oder klicke Aktionen oben, um weitere Optionen zu sehen.

Was danach passiert

Die Schichtbedarfsplanung ist gespeichert. Mitarbeiter sehen ihre Schichten später in ihrer persönlichen Schichtübersicht (Schichtplanung/MeineSchichten).

Der Dienstplan wird durch diese Bedarfsplanung gesteuert. Weitere Verwaltungsaufgaben findest du unter Schichtplanung/Verwaltung.

Tipps und Hinweise

• Regelverstöße prüfen: Wenn eine Zuweisung blockiert ist, lies die roten Meldungen genau. Sie zeigen, welche Regel verletzt wurde.

• Vorschläge mit Warnungen: Warnungen sind kein Blockade – du kannst sie speichern, musst aber wissen, dass z.B. ein Mitarbeiter bereits voll ausgelastet ist.

• Abwesenheiten: Wenn ein Mitarbeiter an einem Tag abwesend ist, zeigt sich ein rotes Icon auf der Kachel. Das ist ein Hinweis, keine Blockade – kontrolliere manuell.

• Drag & Drop: Du kannst auch eine Mitarbeiter-Kachel in eine andere Zelle ziehen, um die Schicht zu verschieben, oder einen Mitarbeiternamen aus der Seitenleiste direkt auf eine Schichtzelle ziehen.

• Zeitraum navigieren: Die Schaltflächen Heute und das Schnell-Datumswähler helfen, schnell zu einem bestimmten Tag zu springen.