Mit der Online-Terminbuchung ermöglichst du deinen Kunden, Termine direkt über einen Link zu buchen – ohne dass sie dich anrufen müssen. Du legst fest, welche Dienstleistungen wann buchbar sind, welche Mitarbeiter sie durchführen dürfen, und wie Kunden bestätigt werden.
So kommst du hierher
- Öffne in der Seitenleiste Web.Office.Administration und wähle Standorte.
- Klicke auf den Standort, für den du die Terminbuchung einrichten möchtest.
- Unter der Registerkarte Online-Terminbuchung findest du alle Einstellungen dafür.
Voraussetzungen
Es gibt keine besonderen Voraussetzungen. Du benötigst nur Zugriff auf die Standortverwaltung.
So gehst du vor
E-Mail-Benachrichtigungen einrichten (optional)
- Klicke auf Hinzufügen, um eine E-Mail-Adresse einzutragen.
- Gib eine E-Mail-Adresse in das Feld E-Mail ein – diese Adresse erhält bei jeder Online-Buchung eine Benachrichtigung.
- Um eine Adresse zu entfernen, klicke das Papierkorb-Symbol neben ihr.
Du kannst mehrere E-Mail-Adressen hinterlegen.
Mitarbeiter und ihre Dienstleistungen festlegen
- Im Bereich Mitarbeiter-Dienstleistungen siehst du eine Tabelle mit deinen Dienstleistungen (Zeilen) und Mitarbeitern (Spalten mit Fotos).
- Setze Häkchen, um festzulegen, welcher Mitarbeiter welche Dienstleistung durchführen darf:
- Ein Häkchen in einer Zelle: Dieser Mitarbeiter darf diese Dienstleistung buchen.
- Häkchen in der Spalte oben links (unter jeder Dienstleistung): Alle Mitarbeiter dürfen diese Dienstleistung buchen.
- Häkchen in der obersten Zeile (bei jedem Mitarbeiterfoto): Dieser Mitarbeiter darf alle Dienstleistungen buchen.
Direkten Buchungslink erzeugen (optional)
Im Bereich Link-Generator für Terminbuchungen kannst du einen vorgefüllten Link erstellen:
- Wähle optional eine Dienstleistung aus.
- Wähle optional einen Mitarbeiter.
- Wähle optional ein Datum.
- Klicke Link kopieren – der Link wird in deine Zwischenablage kopiert.
- Sende den Link an deine Kunden. Wenn du eine Dienstleistung, einen Mitarbeiter oder ein Datum ausgewählt hast, öffnet sich das Buchungsformular mit diesen Vorgaben.
Du kannst mit Zurücksetzen alle Felder leeren und einen neuen Link erstellen.
Online-Terminbuchung aktivieren und konfigurieren
Im Bereich Online-Terminbuchung aktivierst du die Buchung:
- Gib optional eine Standort-Beschreibung ein – diese wird auf der Buchungsseite angezeigt.
- Gib optional Bedingungen bei Onlinebuchung ein – zum Beispiel Stornobedingungen oder Hinweise zur Zahlung.
- Aktiviere Registrierung mit SMS-Code bestätigen, wenn Kunden ihre Nummer mit einer SMS bestätigen sollen (erhöht die Sicherheit).
- Aktiviere Online-Terminbuchung aktivieren – jetzt ist die Buchung live.
Sobald du aktivierst, sehen Kunden den Link unter Hier öffnen Sie die Terminbuchung: auf dieser Seite. Kopiere diesen Link und teile ihn mit deinen Kunden.
Zusätzliche Einstellungen (nur aktiv, wenn Terminbuchung aktiviert ist)
- Paralleles Buchen verhindern: Wenn aktiviert, kann ein Mitarbeiter nicht zwei Termine zur gleichen Zeit buchen.
- Minimale Vorlaufzeit für Buchungen: Gib ein, wie lange voraus Kunden buchen müssen (zum Beispiel mindestens 2 Stunden).
- KI-Beratung anbieten: Aktiviere dies nur, wenn du eine KI-Assistent-Lizenz hast – Kunden können dann eine automatisierte Beratung nutzen.
Erinnerungen und Nachrichten
- Terminerinnerung: Wann sollen Kunden vor dem Termin benachrichtigt werden? (Beispiel: 24 Stunden vorher)
- Verkaufsnachricht: Wann soll die Nachricht nach dem Termin verschickt werden? (Beispiel: 1 Stunde danach)
Anzahlung bei Onlinebuchung (optional)
- Aktiviere Anzahlung bei Onlinebuchung erforderlich, wenn Kunden eine Vorkasse zahlen sollen.
- Wähle, ob die Anzahlung Prozentual (Prozentsatz vom Gesamtpreis) oder Fixbetrag (fester Euro-Betrag) sein soll.
- Gib den Prozentsatz oder Betrag ein.
- Gib den Mindestbestellwert für Anzahlung ein – unter diesem Betrag ist keine Anzahlung erforderlich (lasse das Feld leer, wenn immer eine Anzahlung verlangt werden soll).
Festlegen, an welchen Wochentagen gebucht werden kann
Im Bereich Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen legst du fest, an welchen Tagen einzelne Dienstleistungen nicht buchbar sein sollen:
- In der Tabelle siehst du deine Dienstleistungen (Zeilen) und die Wochentage (Spalten: Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So).
- Setze Häkchen, um einen Tag buchbar zu machen:
- Ein Häkchen in einer Zelle: Diese Dienstleistung ist an diesem Tag buchbar.
- Häkchen in der Spalte oben (unter jedem Wochentag): Alle Dienstleistungen sind an diesem Tag buchbar.
- Häkchen in der Zeile links (bei jeder Dienstleistung): Diese Dienstleistung ist an allen Tagen buchbar.
Wenn kein Häkchen gesetzt ist, ist die Dienstleistung an diesem Tag nicht buchbar.
Aufbau der Seite
Die Seite ist in fünf Bereiche aufgeteilt:
- E-Mail-Empfänger: Hier trägst du E-Mail-Adressen ein, die bei Buchungen benachrichtigt werden.
- Mitarbeiter-Dienstleistungen: Tabelle, in der du festlegst, welcher Mitarbeiter welche Dienstleistung durchführen darf.
- Link-Generator für Terminbuchungen: Hier erzeugst du einen vorgefüllten Buchungslink.
- Online-Terminbuchung: Hier aktivierst du die Buchung und legst Beschreibungen, Erinnerungen und Zahlungsbedingungen fest.
- Dienstleistungs-Buchbarkeit nach Wochentagen: Tabelle, in der du festlegst, an welchen Wochentagen welche Dienstleistungen buchbar sind.
Was danach passiert
Sobald du Online-Terminbuchung aktivieren angehakt hast, ist deine Online-Buchung live. Der Link unter Hier öffnen Sie die Terminbuchung: ist sofort gültig – teile ihn mit deinen Kunden.
Alle Einstellungen werden automatisch gespeichert, wenn du sie änderst. Kunden sehen die Standort-Beschreibung und Bedingungen auf der Buchungsseite. Gebuchte Termine erscheinen in deinem Kalender und werden an die E-Mail-Adressen verschickt, die du eingetragen hast.
Möchtest du die Buchung später bearbeiten, kommst du über denselben Weg zurück hierher. Die eingetragenen Adressen, Einstellungen und Regeln bleiben erhalten, bis du sie änderst.
Tipps und Hinweise
- Link weitergeben: Der Buchungslink bleibt immer gleich – du kannst ihn überall kommunizieren und in deine Website einbinden.
- Mitarbeiter und Dienstleistungen vorbereiten: Stelle sicher, dass alle Mitarbeiter und Dienstleistungen in weboffice angelegt sind, bevor du die Buchung aktivierst.
- SMS-Bestätigung testen: Wenn du SMS-Bestätigung einschaltest, teste den Ablauf mit einer Test-Nummer.
- Anzahlung und Zahlungsarten: Die Anzahlung funktioniert nur, wenn deine Zahlungsarten in weboffice konfiguriert sind.
- Zeitzone beachten: Alle Zeiten (Vorlaufzeit, Erinnerungen, Verkaufsnachricht) orientieren sich an der Zeitzone deines Standorts.