Mit einer Inventur zählst du deinen tatsächlichen Lagerbestand und vergleichst ihn mit dem Bestand im System. Du kannst eine vollständige Inventur des ganzen Lagers, eine Teilinventur nach Kategorien oder eine Stichprobeninventur durchführen. Am Ende bucht das System die gezählten Bestände automatisch.
So kommst du hierher
- Klicke in der Seitenleiste auf Lager-Inventur.
- Oben rechts findest du eine Schaltfläche zum Erstellen einer neuen Inventur – klicke darauf.
Voraussetzungen
Du brauchst das Recht zur Bestandsverwaltung. Außerdem muss mindestens ein Lager in weboffice eingerichtet sein.
So gehst du vor
Schritt 1: Inventur anlegen
Gib unter Lager an, welches Lager du inventarisieren möchtest.
Wähle unter Art der Inventur, wie du vorgehen willst:
- Vollständige Inventur: Du prüfst alle Artikel im Lager.
- Teilinventur: Du prüfst nur Artikel bestimmter Kategorien. Nach der Auswahl kannst du die Kategorien angeben.
- Stichprobeninventur: Das System schlägt dir eine Zufallsstichprobe vor. Gib an, wie viele Artikel geprüft werden sollen.
Klicke Weiter, um die Inventur zu speichern.
Schritt 2: Positionen erfassen
Nach dem Speichern landest du auf der Seite Positionen bearbeiten. Hier trägst du die gezählten Bestände ein.
Abhängig von der Art der Inventur werden automatisch Artikel vorgeladen:
- Bei einer Vollständigen Inventur oder Teilinventur siehst du alle relevanten Artikel.
- Bei einer Stichprobeninventur siehst du die gezählte Stichprobe.
Artikel hinzufügen oder bearbeiten:
Artikel manuell hinzufügen: Klicke Artikel hinzufügen, wähle die gewünschten Artikel aus deinem Katalog und bestätige. Der Artikel erscheint in der Liste.
Artikel per Barcode scannen: Wenn du einen Barcode-Scanner angeschlossen hast, scanne den Barcode eines Artikels. Weboffice sucht den Artikel und fügt ihn hinzu. Ist der Artikel bereits in der Liste, wird die Menge erhöht.
Ist-Lagerstand eintragen: Zähle den tatsächlichen Bestand und trage ihn in die Spalte Ist-Lagerstand ein.
Liste verstehen:
Die Tabelle zeigt dir folgende Informationen:
- Artikelnummer und Artikel: Der Name und die Nummer des gezählten Artikels.
- Ist-Lagerstand: Die Menge, die du gezählt hast (du trägst diesen Wert ein).
- Soll-Lagerstand: Die Menge, die das System vor der Inventur kannte (schreibgeschützt).
- Status:
- Grünes Häkchen und „OK" = Ist- und Soll-Bestand stimmen überein.
- Roter Pfeil nach unten und „Lagerschwund" = Du hast weniger gezählt als das System kennt.
- Blauer Pfeil nach oben und „Lagerüberschuss" = Du hast mehr gezählt als das System kennt.
- Fragezeichen und „Lagermenge unbekannt" = Das System kennt für diesen Artikel keine Lagermenge (kann bei neuen oder nicht verfolgten Artikeln vorkommen).
- Hinzugefügt von: Der Name des Benutzers, der die Position erfasst hat.
Um eine Position zu löschen, klicke das Mülleimer-Symbol am Ende der Zeile.
Schritt 3: Inventur abschließen
Nachdem du alle Bestände eingetragen hast, klicke Inventur abschließen. Das System fragt zur Bestätigung. Beim Abschluss bucht weboffice automatisch alle Abweichungen:
- Lagerschwund wird als Bestandsabgang gebucht.
- Lagerüberschuss wird als Bestandszugang gebucht.
Die Inventur ist dann abgeschlossen und deine Lagerbestände sind aktualisiert.
Aufbau der Seite
Die Seite gliedert sich in zwei Bereiche:
Bereich „Inventur hinzufügen" (am Anfang):
- Registerkarte Informationen mit den Feldern für Lager und Art der Inventur.
Bereich „Positionen bearbeiten" (nach dem Speichern):
- Symbolleiste mit der Schaltfläche Artikel hinzufügen.
- Tabelle mit allen erfassten Positionen, je Zeile ein Artikel mit seinen Daten.
Was danach passiert
Nach dem Abschluss wird die Inventur in der Übersicht Lager-Inventur aufgeführt. Alle Bestandsdifferenzen sind nun verbucht – deine Lagerbestände entsprechen deinen gezählten Werten. Du kannst die Inventur später einsehen, bearbeiten (wenn sie noch nicht abgeschlossen war) oder anschauen, welche Artikel Abweichungen hatten.
Tipps und Hinweise
Bestandsverfolgung beim Scannen: Scannst du einen Artikel ohne aktivierte Bestandsverfolgung, fragt weboffice, ob die Bestandsverfolgung für diesen Artikel eingeschaltet werden soll. Das ist sinnvoll, wenn du ab sofort auch diesen Artikel kontrollieren willst.
Artikel nicht gefunden: Findet der Scanner einen Barcode nicht, kannst du den Artikel neu anlegen. Achte darauf, dass der neue Artikel dem richtigen Profitcenter zugeordnet ist.
Mindestens ein Artikel: Du musst mindestens einen Artikel hinzufügen, bevor du die Inventur abschließt.
Stichprobeninventur: Die Anzahl der Artikel in einer Stichprobe bestimmst du selbst. Je höher die Anzahl, desto aussagekräftiger, aber auch zeitaufwändiger ist die Inventur.