Offene Posten überwachen

Du siehst hier alle Rechnungen, die noch nicht vollständig bezahlt wurden. Die Übersicht zeigt dir auf einen Blick, wie viel Netto- und Bruttobetrag noch offen ist, und listet alle unbezahlten Rechnungen auf. Von hier aus kannst du Zahlungen erfassen, Mahnungen versenden oder andere Maßnahmen einleiten.

Voraussetzungen

Es sind keine besonderen Voraussetzungen erforderlich. Die Übersicht zeigt nur Rechnungen aus dem aktiven Standort.

Aufbau der Übersicht

Oben siehst du zwei Kennzahlen: den ausstehenden Nettobetrag und den ausstehenden Bruttobetrag aller offenen Rechnungen. Darunter folgt die Tabelle mit allen unbezahlten Rechnungen. Jede Reihe zeigt:

Auftragstyp: Das Symbol kennzeichnet den Beleg (Rechnung, Gutschrift oder anderer Auftragstyp)
Nr.: Die Belegnummer
Auftragsdatum: Das Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde
Kunde: Der Name und das Bild des Kunden
Σ Netto / Σ Brutto: Die Summen ohne und mit Steuern
Info: Der Zahlungsstatus und eine Übersicht von Zahlungen oder Mahnungen, falls vorhanden

So gehst du vor

Rechnung auswählen: Klicke auf eine Reihe in der Tabelle, um ihre Details anzusehen. Durch Doppelklick öffnet sich die Rechnung zur Bearbeitung.
Aktionen durchführen: Klicke auf das Raketensymbol in der Aktionen-Spalte am Ende einer Reihe. Es erscheint ein Fenster mit folgenden Möglichkeiten:
- Zahlungen: Zahlungen erfassen oder ansehen
- Mahnstufe erhöhen: Eine Mahnung versenden, wenn die Zahlfrist überschritten ist
- Dubios: Die Rechnung als zweifelhaft markieren, wenn die Zahlung unsicher ist
- Folgeauftrag erstellen: Ein neues Angebot, eine Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein auf Basis dieser Rechnung anlegen
- Kopieren: Den Auftrag duplizieren
- Per E-Mail senden: Die Rechnung erneut an den Kunden verschicken
- Storno: Die Rechnung durch eine Gutschrift neutralisieren
- Inkasso: Die Rechnung an Inkasso übergeben (nur bei überfälligen Rechnungen mit Mahnungen)
Drucken oder Bearbeiten: Nutze die Schaltflächen am Ende jeder Reihe:
- Drucken: Das Rechnungsdokument öffnet sich zur Ausgabe
- Bearbeiten: Öffnet die Rechnung zur Bearbeitung

Was danach passiert

Nach jeder Aktion (Zahlung, Mahnung, Storno) aktualisiert sich die Liste automatisch. Der Betrag in den Kennzahlen oben verringert sich um gezahlte Beträge. Rechnungen, die vollständig bezahlt sind, verschwinden aus dieser Übersicht.

Tipps und Hinweise

Die Übersicht zeigt nur Rechnungen – keine Angebote, Auftragsbestätigungen oder anderen Auftragstypen. Für eine vollständige Liste aller Rechnungen nutze Rechnungen.
Wird eine Rechnung als „Dubios" markiert, lässt sich später keine Zahlung mehr eintragen. Du kannst diese Kennzeichnung aber wieder zurücknehmen.
Die Info-Spalte zeigt dir sofort, wie viel bereits bezahlt wurde und wie viele Mahnungen versendet wurden.
Für systematisches Mahnwesen und Mahnungen versenden sind separate Seiten verfügbar.