Hotelreservierung im Belegungsplan verwalten

Der Belegungsplan zeigt alle Zimmer und ihre Belegung auf einen Blick — für jeden Tag eine Spalte, für jedes Zimmer eine Zeile. Du kannst hier Reservierungen erfassen, ändern, stornieren und Zimmer zuteilen, ohne in andere Fenster wechseln zu müssen.

So kommst du hierher

Öffne das Seitenleistenmenü und wähle Belegungsplan unter Hotel.

Voraussetzungen

Du brauchst das Recht zur Hotelrezeption. Mindestens ein Zimmer muss bereits angelegt sein, sonst bleibt der Plan leer.

Aufbau des Belegungsplans

Der Plan besteht aus einer Tabelle: Jede Zeile ist ein Zimmer (oder eine Sonderzeile wie "Frei" oder die Warteliste), jede Spalte ist ein Tag. Die oberste Zeile zeigt das Datum und die An- und Abreisen des Tages. Über dem Plan stehen Schaltflächen zum Blättern, zur Zeitraumwahl und zum Filtern. Am linken Rand siehst du Zimmernummern und die aktuelle Reinigung des Zimmers (farbige Punkte: schmutzig, in Arbeit, gereinigt, geprüft).

Farbige Balken zeigen Aufenthalte: Reserviert (grau), Option (gelb), Eingecheckt (grün), Ausgecheckt (hell). Ein Balken mit Personensymbol kennzeichnet Gruppenreservierungen, ein Notiz-Symbol deutet auf Vermerke hin, ein Euro-Symbol auf offene Beträge.

So gehst du vor

Neue Reservierung erfassen

1. Klicke auf die Schaltfläche Reservierung oben rechts oder ziehe mit der Maus über freie Nächte in einem Zimmer, um eine Reservierung anzulegen.

   Das Fenster Reservierung erfassen öffnet sich.

2. Wähle den Standort (die Hotelanlage).

3. Trage Anreise und Abreise ein — klick in das Datumsfeld und wähle den Zeitraum, oder tippe die Daten direkt ein.

4. Wähle eine Kategorie (z.B. Einzelzimmer, Doppelzimmer).

5. Wähle einen Ratenplan — das bestimmt den Preis und die Bedingungen.

6. Wähle ggf. Verpflegung (z.B. Frühstück, Halbpension). Sonst bleibt dieses Feld leer.

7. Trage Erwachsene und Kinder ein.

8. Wähle einen Gast — das ist immer ein Kunde (Schaltfläche zum Suchen oder Neuanlegen). Ohne Gast kann die Reservierung nicht gespeichert werden, weil sie sonst keine Anschrift für Bestätigung und Rechnung hat.

9. Schalte Der Gast ist auch der Buchende ein, wenn Gast und Buchender dieselbe Person sind. Sonst wähle einen Buchenden — das ist die Person oder Firma, an die die Rechnung geht.

10. Überprüfe die Verfügbarkeit: grüne Meldung bedeutet frei, rote bedeutet überbucht.

11. Überprüfe den Gesamtpreis und die Tagespreise in der Tabelle. Du kannst hier noch nichts ändern — die Preise werden beim Speichern neu berechnet.

12. Klicke Speichern.

    Sobald du speicherst, schließt sich das Fenster und der Aufenthalt wird als Balken im Plan sichtbar.

Reservierung ändern

1. Klicke auf einen Balken im Plan — das Fenster Reservierung bearbeiten öffnet sich.

2. Ändere die Felder wie oben beschrieben. Du kannst alle Angaben bis auf den Zustand ändern (der ergibt sich aus dem Aufenthalt selbst).

3. Wenn du Anreise oder Abreise verschiebst, werden die Preise für den neuen Zeitraum neu berechnet.

4. Klicke Speichern.

Aufenthalt verschieben (Daten ändern)

1. Klicke mit Rechtsklick auf einen Balken oder verschiebe ihn mit der Maus.

2. Wenn du den Balken in der Zeit verschiebst (z.B. die Anreise einen Tag später, ohne die Länge zu ändern), öffnet sich kein Fenster — die Änderung wird sofort übernommen. Der Plan lädt neu und der Balken rutscht auf die neuen Daten.

3. Wenn du den Balken in der Länge änderst (von oben oder unten ziehen), öffnet sich das Fenster Aufenthalt verschieben. Hier siehst du die alten und neuen Daten sowie eine Verfügbarkeitsprüfung: grüne Meldung heißt, die neuen Nächte sind frei, rote Meldung heißt, es würde überbucht. Der Preis wird automatisch für den neuen Zeitraum berechnet — das kann nicht übersteuert werden.

4. Klicke Zeitraum übernehmen.

Aufenthalt stornieren

1. Klicke mit Rechtsklick auf einen Balken und wähle Stornieren (rote Schaltfläche).

2. Das Fenster Reservierung stornieren zeigt die Stornoregel und die Stornogebühr.

   • Wenn die Anreise bereits vorbei ist, warnt dich das System, dass die Stornierung als "Nichtanreise" gilt.
   • Die Stornogebühr ergibt sich aus der Stornoregel und dem Abstand zur Anreise. Du kannst sie überschreiben oder ganz erlassen, indem du Gebühr erlassen einschaltest.

3. Trage optional einen Grund der Stornierung ein (bis 400 Zeichen).

4. Klicke Stornieren.

   Das System fragt zur Bestätigung, dann ist die Reservierung storniert und der Balken verschwindet aus dem Plan.

Zimmer zuteilen

Wenn ein Aufenthalt noch kein Zimmer hat (z.B. von der Warteliste), kann er als Balken ohne konkrete Zimmernummer angezeigt werden.

1. Klicke mit Rechtsklick auf so einen Balken und wähle Zimmer zuteilen.

2. Das Fenster Zimmer zuteilen öffnet sich. Es zeigt den Gast und das Zielzimmer.

3. Schalte optional Preis beibehalten ein, wenn der aktuelle Preis trotz Zimmerwechsel bestehen bleiben soll. Sonst wird der Preis für das neue Zimmer neu berechnet.

4. Schalte Kategoriewechsel erlauben ein, wenn das Zielzimmer einer anderen Kategorie angehört als gebucht.

5. Klicke Zuteilen.

Zimmer wechseln

Wenn ein Aufenthalt bereits ein Zimmer hat, kannst du ihn auf ein anderes Zimmer verschieben.

1. Ziehe den Balken mit der Maus auf ein anderes Zimmer, oder klicke mit Rechtsklick und wähle Zimmer zuteilen.

2. Das Fenster Zimmer wechseln öffnet sich. Es zeigt den Gast, das alte und das neue Zimmer.

3. Schalte optional Preis beibehalten ein, wenn der aktuelle Preis trotz Zimmerwechsel bestehen bleiben soll. Sonst wird der Preis für das neue Zimmer neu berechnet.

4. Schalte Kategoriewechsel erlauben ein, wenn das Zielzimmer einer anderen Kategorie angehört als gebucht.

5. Klicke Umbelegen.

Check-in durchführen

1. Klicke mit Rechtsklick auf einen Balken, dessen Status "Reserviert" oder "Erwartet" ist, und wähle Einchecken.

2. Das Fenster zum Check-in öffnet sich — folge den Angaben dort.

Check-out durchführen

1. Klicke mit Rechtsklick auf einen Balken, dessen Status "Eingecheckt" oder "Abreise fällig" ist, und wähle Auschecken.

2. Das Fenster zum Checkout öffnet sich — folge den Angaben dort.

Notizen hinzufügen

1. Klicke mit Rechtsklick auf einen Balken und wähle Notizen.

2. Erfasse deine Vermerke — diese sind dann für das Personal sichtbar.

Filter und Ansicht

Du kannst die Anzeige anpassen:

• Kategorie, Etage, Reinigung: Klicke auf Filter und Darstellung, um Zimmer nach diesen Merkmalen ein- oder auszublenden.
• Belegung: Zeige nur belegte, nur freie oder alle Zimmer.
• Kompakte Zeilen: Spart Platz auf dem Bildschirm.
• Zeile "Frei" zeigen: Zeigt je Tag, wie viele Zimmer noch zu verkaufen sind.
• Abgereiste Aufenthalte zeigen: Blendet ausgecheckte Aufenthalte aus oder ein.
• Warteliste "Ohne Zimmer" zeigen: Zeigt Aufenthalte ohne zugeteiltes Zimmer.
• Legende zeigen: Erklärt die Farben und Symbole.

Schalte Filter zurücksetzen, um alle Filter zu löschen.

Der Zeitraum wechseln: Nutze die Schaltflächen oben zum Navigieren (ein Tag, eine Woche, einen Monat vor oder zurück). Die Schaltflächen Woche, 2 Wochen, Monat, 3 Monate bestimmen, wie viele Tage auf einmal angezeigt werden. Heute springt zum heutigen Datum.

Was danach passiert

• Neue Reservierungen werden als Balken im Plan sichtbar und erscheinen auch in der Übersicht der Reservierungen.
• Geänderte Daten werden sofort gespeichert; der Plan lädt neu und zeigt den aktuellen Stand.
• Stornierte Reservierungen verschwinden aus dem Plan.
• Check-in und Check-out ändern die Farbe des Balkens und seinen Status.

Die An- und Abreisen des Tages öffnest du über die Schaltfläche An- und Abreise. Die Reinigung der Zimmer verwaltest du über Reinigung.

Tipps und Hinweise

• Schnell reservieren: Ziehe einfach mit der Maus über freie Nächte in einem Zimmer — das Reservierungsfenster öffnet sich direkt mit Anreise und Abreise vorausgefüllt.
• Balken verschieben: Mit der Maus kannst du einen Balken zeitlich verschieben (die ganze Reservierung um ein paar Tage) oder in der Länge ändern (nur Anreise oder Abreise verschieben).
• Kontextmenü: Klicke mit Rechtsklick auf einen Balken, um schnell Einchecken, Auschecken, Stornieren oder andere Aktionen durchzuführen — das ist schneller als das Fenster zu öffnen.
• Suche: Nutze das Suchfeld, um Gäste, Zimmer oder Kategorien schnell zu finden. Gefundene Aufenthalte werden hervorgehoben.
• Verfügbarkeit: Wenn du merkst, dass kein grünes Häkchen erscheint, ist der Zeitraum in dieser Kategorie überbucht. Wähle eine andere Kategorie oder verschiebe die Daten.
• Reinigungsstatus: Die farbigen Punkte neben dem Zimmernamen zeigen, ob das Zimmer noch gereinigt werden muss. Klicke darauf, um den Status zu ändern.