Mahnung per E-Mail versenden

Du versendest eine Mahnung an deinen Kunden per E-Mail. Das ist der nächste Schritt nach einer erstellten Mahnung im Mahnwesen.

So kommst du hierher

Öffne das Modul Aufträge. Gehe zur Registerkarte Rechnungen und dann zu Mahnwesen. Dort findest du die Liste deiner Mahnungen. Öffne die Mahnung, die du versenden möchtest.

Voraussetzungen

Du benötigst das Recht zum Anzeigen von Aufträgen und eine bereits erstellte Mahnung im Mahnwesen.

Aufbau des Versandfensters

Wenn du eine Mahnung öffnest, findest du eine Schaltfläche zum Versenden per E-Mail (gekennzeichnet durch ein Briefumschlag-Symbol). Sie öffnet ein Fenster mit den E-Mail-Feldern für den Versand.

So gehst du vor

Klicke in der Mahnung auf die Schaltfläche zum Versenden per E-Mail.

Ein Fenster öffnet sich mit den E-Mail-Einstellungen. Die E-Mail-Adressen des Kunden werden automatisch eingetragen.
An: Überprüfe die vorausgefüllten E-Mail-Adressen des Kunden. Du kannst sie ändern oder ergänzen, falls nötig.
Betreff: Das Feld wird automatisch mit dem Namen der Mahnung gefüllt. Du kannst den Betreff anpassen.
Falls nötig, bearbeite den Text der E-Mail.
Wähle eine der folgenden Optionen:
- Test versenden: Die E-Mail wird an deine eigene Adresse verschickt. So kannst du überprüfen, ob Formatierung und Inhalt passen, bevor der Kunde die Mahnung erhält.
- Versenden: Die Mahnung wird direkt an den Kunden verschickt.

Was danach passiert

Die Mahnung wird versendet und das Versanddatum wird automatisch im System gespeichert. Die Mahnung ist damit als versendet gekennzeichnet. In der Mahnübersicht kannst du später sehen, welche Mahnungen bereits versendet wurden.

Falls du regelmäßig Mahnungen versendest, informiere dich über automatische E-Mails, die weboffice verschickt.

Tipps und Hinweise

Überprüfe vor dem Versand, ob die E-Mail-Adressen des Kunden korrekt sind. Eine fehlerhafte Adresse führt dazu, dass die Mahnung nicht ankommt.
Mit der Testfunktion kannst du sicherstellen, dass die Mahnung richtig formatiert und verständlich ist, bevor der Kunde sie erhält.
Das Versanddatum wird erst beim echten Versand gespeichert, nicht bei einem Test.